科研物资采购的信息化平台与电子支付的应用

军事医学科学院(以下简称我院)是我国最高的军事医学研究机构。随着国家对各类科研项目投入力度的不断加大,研究所科研经费来源渠道呈现多元化，科研经费总量急剧增加，如何有效利用信息化手段加强科研经费管理是科研工作者面临的新课题[1-2]。

2015年，我院建立了科研物资采购平台，实现了科研物资采购的科学化、规范化、专业化、信息化和过程透明化，对科研人员在物资采购中正确决策、节约开支、降低采购成本起到了明显的作用[3]。我院的科研物资采购，尤其是消耗性科研物资采购具有采购零散、采购品种多、数量大、专业性强、结算不便捷、过程不易追溯、监管困难等特点。针对以上问题，结合科研单位自身实际，开发建设信息化采购平台逐渐成为各科研单位解决消耗性科研物资采购管理的趋势[2-4]。信息化采购管理平台的科研经费管理体系与电子支付结合，可实现对科研项目预算管理、采购执行、账务结算及过程监督的管理，优化业务流程，提升科研经费管理工作的效率和水平。科研经费的信息化管理对充分提高科研经费的使用效益、促进科研工作健康有序发展都至关重要[5]。

1 科研物资采购结算存在的问题

1.1 报账慢，效率低

传统报账过程中，财务审核人员需对原始票据及明细进行审核，审核通过后方可走报账流程领取支票。由于都是人工核对票据，所需时间较长，劳心劳力。

1.2 监管难，可追溯性差

财务审核人员工作量较大，应对的琐碎环节非常多，难免会有疏漏，而审计过程中又较难核对以前的经费支出，造成科研管理难。

2 科研物资采购信息化平台的优势

面对上述科研经费使用和管理中存在的程序复杂问题，我们建立了科研物资信息化采购平台，为科研经费的有效管理、经费的最大效益发挥提供了基础。该平台具有如下优点。

2.1 提升采购效率

该平台能实时发布本单位物资采购的政策信息，一站式完成需求查询、平台订货、供应商实时收单、合同签订、资金结算等日常业务；用户能实时共享和交换数据信息，确保采购活动集约高效、快捷透明；对用户需求做出实时响应，全过程“阳光采购”。对低值设备、试剂耗材、办公文具等消耗性科研物资的小额零星采购需求，则通过招标、谈判等方式，确定协议供应商及产品，并在平台公布信息，使用户能够随时查询、自主择优选购或者网上竞价采购。

2.2 方便监管审计

平台的供应商选取、供货记录、结算审核采购过程等环节均有记录，信息全程透明、可控可溯，方便审计等部门对采购活动的业务监督、过程监督、财务监督和审计监督，实现对需求审核、预算审核、采购监管、合同签订、到货验收、经费结算等全过程的监督检查，实现对消耗性物资采购的事前、事中和事后监督。

2.3 优化支付手段

改进支付手段，平台可使用网上银行支付、手机银行支付、ATM 柜员机转账支付、单位POS卡支付、公务卡支付、支付宝支付、微信支付等[6]。

采用电子支付可以统一结算规则、优化结算流程、降低结算成本、提升结算效率、规范收费管理、有效防范经费滥用。此外，电子支付使资金进出需通过银行的监管平台，流向明确，有利于事后审计的追踪查证[7-8]。

3 科研物资采购信息化平台结算流程

利用信息化平台进行电子结算，大大节省了时间和人力资源成本，方便了科研人员，提高了科研经费使用效率。结算流程设计如图1。

具体流程为：供应商利用信息化平台打印带有可识别的二维码送货单，连同货物一起送到实验室，实验室确认无误后签字签收，实验室负责人在平台点击确认收货，产生到货记录。到货记录产生后，系统自动产生应付账款及截止日期。如对采购物品和应付账款无疑义，可直接同意支付，通过课题信用卡卡号直接内部电子支付；如有疑义可通过平台反馈给管理部门，由管理部门与供应商进行沟通解决。固定时间段(比如整月内)供应商将整理后的送货签收单、结算申请及平台打印的明细单交到采购管理部门，采购管理部门工作人员通过扫描二维码核对平台数据与签收单无误后，由平台发送至实验室核对相应的采购记录，确认后通知供应商开发票，与平台出具的订货合同一起交付采购管理部门。由采购管理部门在平台发起结算，并将数据推送给财务部门，由财务部门给供应商办理电子支付。

图1 信息化平台结算流程设计

4 科研物资采购信息化平台与电子支付应用效果

4.1 加速了财务信息化建设进程

科研物资采购信息化平台的电子支付也是一种管理手段，平台可以设置每个审核人员的工作量，也可以设置财务部门的付款时间，工作人员按照约定的付款时间支付，内部管理得到有效控制，财务管理手段得到提升[9]。电子支付信息则通过信息化平台，直接导入财务系统，快速准确。

4.2 提高了工作效率与服务质量

采用电子支付手段，大大降低了结算时单据审核和支票领取的等待时间，简捷、高效[10]，解放了工作人员；同时，使科研人员在物资采购中便捷支付，节省了时间，提高了科研工作效率。

4.3 方便了监督与管理

利用信息化采购平台和电子支付手段，从查询、采购、成交、支付全程公开透明，从根本上防止了腐败现象的产生，提高了科研经费的使用效益。

5 结语

科研物资信息化管理平台的建立及相应管理制度的完善，对加强科研物资及试剂耗材管理的信息化、规范化，提高科研效率和科研经费的使用效率起到了积极的促进作用。

信息化管理是科研经费管理的发展方向，已经成为推动科研经费管理、提高科研经费使用效益的重要手段，为科研管理部门和项目主持人提供及时、完整和准确的财务信息发挥了重要作用，使项目进度管理与经费预算管理能够协调一致[11]。未来我们还将尝试建立财务与科研、科研管理、审计等各部门之间顺畅的协调联动机制，实行一体的科研项目经费管理的实时化、网络化。