OA系统在国企中的应用

刘超

摘 要：从现阶段情况看，国有企业的管理工作也逐步跨入了现代化、数字化与信息化的时代。利用OA系统进行国企管理，能够大幅度提高工作效率。本文简要介绍了OA系统的概念和功能，并对其在国企中的应用优势展开了分析，最后提出了OA系统在国企中的应用策略，以期推动国有企业的深入发展。

关键词：OA系统；国企；应用策略

OA系统刚开始出现时，其目的是为了满足国内政府机构以及相关工作的需要。但经历了较长一段时间的发展之后，OA系统已经于国内外不少企业中得到了普遍运用。我国的大多数国有企业也开始引进这一新型办公系统，使得国企日常工作变得更加简便而高效，促进了国企向现代化方向发展。因此，研究OA系统在国企当中的应用，具有十分重要的意义。

一、OA系统的简介

OA是Office Automation的简称，也就是办公自动化。OA系统就是将数据库、电子邮件、远程通信及Internet技术作为基础，对企业进行高效管理的工具。该系统能够实现国企内部业务的信息传递、资源共享、文件收发、组织协调等多项功能，从而使国企管理人员和普通员工都可以及时、确切地获得有关数据信息[1]。总体而言，OA系统在国企日常管理工作当中所具备的功能，大体包含以下几个方面：第一，建立企业内部的信息平台，保证员工能够及时、方便地进行信息交流和沟通，并为企业提供专有的电子邮件系统。第二，建立信息发布平台，例如电子公告类的平台等，使得企业管理人员和全体员工都能在第一时间内把握企业的动态信息。第三，协助企业完成办公信息化、数据化、电子化管理。该系统可以转变以往的纸质办公形式，利用互联网和信息系统实现企业的公文传递、报表上交、信息通告等各项工作，并可以采用电子起草、传阅以及审批的模式，将所有数据信息归入电子档案进行管理。第四，可实现标准化的工作流程管理。该系统可用在国企日常办公审批的过程中，经由申请、上报、审批、发放等活动对工作流程进行监督与管理。

二、OA系统在国企中的应用优势

（一）有利于国企实现信息化办公

对于当前大部分国企的办公系统而言，其日常工作通常会涉及到大量的文件与档案处理，导致工作效率下降，其效果也达不到理想的标准。而采用OA系统进行办公之后，能够在企业内部建立起相关的文件及档案的专属管理信息库，把上述资料归档之后进行数字化管理。在工作中遇到需要处理大量档案和文件的情况时，可结合既定的标准对这些资料进行分类，工作人员可以利用系统的检索功能快速查找自己所需的数据和信息。这样一来便有助于国企实现信息化、数字化办公，在一定程度上为企业节约了人力、财力和物力资源[2]。

（二）有利于推动国企向现代化迈进

从当下社会发展形势可以看出，信息化与现代化已经成为了企业发展不可阻挡的趋势。而对于国企来讲亦是如此。现代化管理就是要实现高效、快捷和精确的管理，而怎样才能将国企日常繁杂的工作变得简洁、易操作，是当下国企必须要面对的重大问题。对此，国企要将传统的办公模式转变为现代化的办公模式，OA系统的运用就能够实现数据的共享和文件的高效传达，有利于国企向现代化方向发展。科学利用OA系统，可以协调各部门之间的沟通和工作，使国企更加顺利、健康地运转，并促使其管理方式变得更为现代化、科学化。通过对OA系统中办公与业务等不同环节的监管与分析，企业中层管理人员能够获取到真实准确的记录数据，进而从中归纳出对管理工作有价值的信息，更好地掌控工作进度，监督执行效果，极大地减少发生风险的可能性，增强管理水平，优化管理结果。

三、OA系统在国企中的应用策略

（一）优化OA操作系统

要在国企中广泛推广并运用OA系统，就必须要先对OA系统的性能进行优化，使其操作变得更为简便。如果OA系统的使用越来越快捷、人性化，那么自然会有更多企业在运营管理过程中选择采用OA系统。并且，国企内部通常会存在一部分年龄较大的员工，这些员工在使用新型系统时难免会遇到一些障碍和困难。因此，国企必须要对OA系统的操作进行优化和完善，使年龄较长的员工也能顺利使用OA系统。此外，在现代化的管理发展趋势下，国企内部的各个部门之间必须要保持一定的粘性。而如果能让所有部门和全体员工都共同采用一个统一的办公操作系统，那么其之间的粘性就必然会得到提升。当前的OA系统已经发展得较为成熟，但还未能完全满足国有企业日常工作的全部需求。因此，优化OA操作系统是国企未来首要的研究方向。

（二）优化内部数据库，发挥多项功能

OA系统之所以能够大幅度提升国企员工的工作质量和效率，正是由于其具备了构建国企内部数据库的重要功能。因此，国企要利用该系统对内部数据库进行完善与优化，确保各项资源都能实现传播与共享。如果国企能够进一步对内部数据库实行优化处理，那么网络办公以及异地办公便不再只是梦想。例如，国企可以利用OA系统进行公文管理、流程管理、整合管理、档案管理、信息发布等。包括公文的起草、编辑与登记；流程的设置和维护；财务、人力资源、文档模块、个人信息的整合；对档案进行登记、打印、统计；构建内部信息发布平台等。利用OA系统的数据库构建功能，可以实现企业办公、经营、宣传、信息传递等一系列工作，并对其进行信息化管理。

（三）加强系统安全性建设

OA系统发展到后期阶段，就需要实现网络办公，这也是OA系统在企业中运用的最终目标。在这个阶段中，不仅仅是国企的数据库，其日常办公与运作也将以互联网为主要载体，实现真正意义上的信息化管理。因此，国企不但要一步步完善OA系统，还要加大力度进行系统安全性的建设。因为系统安全对企业而言极为重要，其决定着一个企业能否正常、稳定运转。OA系统的全体使用人员都必须要从办公流程的角度出发，充分考虑系统的安全性。比如当OA系统的安全性能符合相关标准时，使用人员就可以利用该系统进行各项日常工作，如处理文件、传达信息、上传数据、记录会议、安排工作等。在安全性建设過程中，不但要满足工作人员的使用安全性需求，还要确保使用者在利用该系统进行办公时具备足够的可靠性与稳定性。此外还要对办公过程中涉及到的各种数据与信息进行妥善管理，确保其安全性。

结束语：

随着国内外经济与技术的快速发展，国企要在新形势下维持自身强大的竞争力，就必须科学运用OA系统，实现信息化、现代化管理。国企要从主观与客观两大层面着手，优化OA操作系统，优化内部数据库，使其发挥多项功能，同时还要加强系统的安全性建设，以此满足企业日常工作的实际需求，推动国有企业的繁荣发展。OA系统在国企中的应用，能够让企业公文、企业新闻、企业生产报表、管理规章制度等内容直接体现其中，在很大程度上提升了办公效率，降低了办公经费。OA系统在国有企业中的应用还有助于信息的交流与共享，为国有企业的持续健康发展建立了一个高效的信息平台。

参考文献：

[1]王庆洲.OA系统在国企中的应用[J].中国管理信息化，2015，（05）：124-125.

[2]张颖石.OA系统在企业信息化管理中的应用[J].信息系统工程，2014，（02）：66.

[3]叶蕾.OA系统在公文管理中的应用与设计[J].计算机光盘软件与应用，2014，（01）：43-45.