高校档案的共享化研究

霍金明++王媛++王艳玲++初晓++杨石

[摘 要]高校承载着人才培养、科技创新等责任，其对社会文化的发展与传承有着巨大的推动作用，高校档案是高校历史、教科研活动的真实记录。本文从如何高效利用高校档案信息、高校档案信息如何从校内走出去，从而共享到社会大众并更好地进行文化传承作了深入的探讨与研究。

[关键词]高校档案；信息；共享

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.110

[中图分类号]G273 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

现如今，在国外，高校档案馆提供信息资源共享服务，并已被社会认知。国外的高校档案馆不仅仅承担着知识普及和传播的作用，也担负着科技创新与攻关、社会科学文化传播与传承的作用。

在国内，据中华人民共和国教育部统计，截至2015年5月，我国有2 845所高等学校。这么多的高校对社会的创新、建设、发展、知识传播起着举足轻重的作用，然而作为高校文化的主要信息库，高校档案的信息资源却不是共享而是独享。拿110所“211院校”来说，仅有83所具有档案门户网站，其中能够打开并定期更新的仅有15所。此外，门户网站结构简单、内容单一，一般均为档案的管理制度，档案馆情介绍。虽然我国拥有众多的高校，但其档案信息不能为大众所用，浪费了大量的资源，难以与国际接轨。

因此，高校档案馆如何实现信息资源共享，最大发挥其在社会、科学、文化交流与发展传承的作用，已成高校档案管理部门迫在眉睫的重要任务。

1 高校档案信息资源共享化实现的方法

高校档案不仅记录着高校的成长和历史，还是高校教科研的信息载体，高校的教学与科研信息是社会科学文化的主要传承、传播内容，但目前全国高校有关于教学、科研信息的共享程度非常低，教科研信息往往要通过教师自行公开或者通过知网等公开网站的查询获得，对于社会及企业来说，很难找到适合本行业或相对应项目的专家，对相关培训机构来说也很难得到高校的帮助，找不到对口的教师，造成师资力量的极大浪费，好多具有良好技能的教师或者擅长某一专业的教师很难与企业和需求对接。因此需要高校将独享的教科研信息共享到社会中，其可以从以下几方面入手。

首先是传统档案的改革，现如今，全国高校档案的电子化、网络化程度不高，大部分高校档案还是纸质版。想要共享高校档案的信息资源，必须要将档案进行现代化管理，即从传統纸质到电子存储，这不仅是档案记录媒介的改变，更是从思想上进行改革。要改革传统档案观，即高校档案已经不仅仅是高校本身活动等内容的记录，更是社会文化传承与传播的有效载体。因此，要将档案信息共享出来，为社会所用。《高等学校档案管理办法》中规定了11类归档内容，除了这些归档内容要部分或全部共享到社会中外，还要扩大共享的范围，特别是教师的教学、科研、教研等信息更要公开，不仅需要公开这些资源，还要进行大力宣传，进而扩大影响力。高校档案的共享，是社会文化向科研、向进步发展的一大有力推动“工具”，通过共享的大力宣传与影响力的扩大，能够使科研工作者，教学工作者有机会夺得新闻头条，并引导社会的正向发展。为做到这些，现高校需大力建立高校档案门户网站，门户网站能直接反映高校档案的信息化建设水平。除此之外，还要改革传统的档案借、调手续，档案的查阅既安全又便捷。传统档案查阅一般需要一定的借阅手续才能准予复印和查阅，显然这种方法阻碍了档案共享的进程，为了快速方便地共享档案信息，还需简化手续。

其次，要解决档案信息化管理的资金问题。高校档案的电子化、网络化管理无疑会增加管理成本，若高校档案馆的运营资金全部由高校全额拨款，显然也是一笔不小的开销。然而我国高校众多，档案信息资源丰富，涉及面也非常广泛，若由某一网站统一管理并运营，如查询学籍信息的学籍网站一样，高校只提供档案内容，想必也能收取一定的经济效益。要统一管理高校档案，高校档案馆的域名要独立，命名要统一，此外还要丰富资源，整合信息，如在国际上，哈佛投资了5 000万美元，为大学教授录制了影音资料并放到专门的网站进行管理，不仅提高了名校的知名度，还扩大了社会影响力，相比之下，投入产出比也相当可观。当然促使高校档案数字化、网络化共享的资金缺口还在继续探讨之中，但第一步的迈出也非常关键，现如今，国内许多高校的档案建设也非常积极投入，档案的共享并不能在短期内获得丰厚的回报，还需要各级政府的大力支持与推广。

再次，信息资源的共享，势必会涉及个人隐私及版权等相关问题。科研工作者用心血与汗水凝聚出的科研成果，不能为不法分子所盗取，因此，要建立完善的知识产权、信息安全制度，确保教师、学校的利益。当然信息的共享，如某位作者发明了某些专利、发表了某些论文等相关内容很容易在相关网站上获得原材料，没必要在网站上冒险附以原文，但需指明标题和链接。其他敏感的个人隐私等问题可以取得教师的信任，并设立公开邮箱等办法解决。

2 解决高校档案信息资源共享化的关键问题

高校档案馆的门户网站势必会成为高校档案信息资源共享的关键问题，只有建立了门户网站，才能谈怎样共享档案信息，因此，高校档案信息资源共享的关键问题就成为了如何建立档案门户网站的问题，若要建立好门户网站，需从以下几个方面入手。

目前，全国高校仅有很少一部分具有档案信息公开的门户网站，即使这少部分的门户网站，也普遍具有一些问题，如网站制作非常粗超，除缺乏美感外，甚至连字号都不统一，充分显示了学校领导没有认识到档案信息公开的重要性，还沉溺于传统的档案观之中。如信息资源匮乏，网站中可用的信息非常少且异常单一；如宣传不到位，各项功能尚需进一步完善；如维护更新缓慢，甚至有一些是错误的链接。有鉴于此，要想共享高校档案信息，光有门户网站是远远不够的，还要研究高校档案的网站设计，完备网站功能、模式及管理，并建立高校档案信息网站的评估指标体系。如三层高校档案馆网站评估模型，其涵盖了信息资源的质量、信息服务的质量、易用性、自检与检索、个性化服务和互动与安全等。

高校档案馆网站评估指标的建立是高校网站建立规范化的一块基石，指标的建立原则一般为全面性原则，即构建高校档案网站的评估体系不能单独考虑某一方面，要全面考虑。资源的全面建设是基础，而网站的价值要通过功能服务体现，浏览者的第一印象是网站设计，因此，三方面要整体考虑，缺一不可。评价指标还要保证边界清晰，即各个指标间相互独立，即有横向又有纵向，形成一个整体。评价指标要做到定量而非性分析，摆脱评价人的主观臆断，给出客观真实的评价。

高校档案馆的网站建设要注重学术，突出学术信息是高校档案馆最主要的特征之一。雖然高校档案信息应包含教学、科研、学术资料，但高校档案学术性信息的收集与整理才是重中之重。

高校档案馆的网站建设要根据各自特点有不同的内容。国内高校层次不同，有“985”院校、“211”院校、公办院校、民办院校和成人教育院校等，建立高校档案的门户网站不能千篇一律，要根据本校的特色建立自己的门户网站。

国外高校档案网站的对比分析与研究。对国外高校档案信息网站的研究、分析与借鉴是快速促成我国高校档案信息共享化的一条有效捷径。为了避免弯路，有必要向国外成熟案例学习。如哈佛大学档案信息网站，其设计科学合理、资源内容丰富健全，功能齐备、以用户为中心，档案信息内容富有人文特色。鉴于此，在借鉴国外门户网站的基础上，总结差距，建立符合我国、符合本校的档案信息门户网站。

3 高校档案信息资源共享的实施方案

首先要加强档案开放的思想意识，服务大局。档案信息的开放与共享是服务于民、服务于社会，要加强档案管理者服务第一的服务理念。

其次是建立健全高校档案信息共享制度。《高等学校档案管理办法》和《高等学校信息公开办法》是档案信息资源共享制度的准绳。根据法律法规，规范和健全高校档案信息资源的共享制度。

再次是注重版权及信息安全，做到该共享的毫不犹豫共享，该保密的做到严格保密，共享资源的同时，要与相关人员签订共享与保密协议。

最后要建立档案信息资源的共享目录及链接全文，对共享的档案信息进行目录化管理。

4 结 语

加强高校档案信息资源的共享，不仅是高校服务社会，也是高校自身发展的需要，高校要想走出去，被大众所认可，必须要公开和共享其档案信息。在有规定、有制度的共享后，迎来高校与社会的双赢。

主要参考文献

[1]曹勤民.从“独享”走向“共享”——论高校档案信息资源社会价值的实现路径[J].档案学通讯，2012（5）.

[2]茆文彦.高校档案馆服务质量评价体系研究[D].合肥：安徽大学，2016.

[3]顾玉萍.高校档案网站建设问题与对策研究[D].上海：华东政法大学，2016.