浅析OA系统在大数据时代的功能

李家贵

[摘 要]OA系统因其自身具备朴素的知识管理技能而备受各行业的青睐，且在各个领域内具备广阔的发展前景与应用潜能。但是，传统的OA系统还有很大的漏洞，随着知识、经济社会的不断推进，大数据时代的到来，传统的OA系统因其所能承受的信息的有限性与客户渐趋庞大的信息需求量产生了日益突出的矛盾。

[关键词]大数据；OA系统；信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.044

[中图分类号]TP317.1 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-00-01

随着大数据、云计算、自动化等信息技术的高速发展，信息化社会日渐完善，大量信息交互平台层出不穷，为各类企、事业单位的发展提供了助力，尤其是日常办公在信息技术的支撑下变得日益便捷、安全。大量信息技术工具的普及，使企业发展以及人才培养等路径得到了变革，而这种变革对人类社会来讲，影响深远。因而，一批科学家认为，人们已经进入了大数据时代。

OA系统，中文名称为办公自动化系统，代表着一种新型的办工作业模式，其核心在于创造性地将电子计算机网络化功能融入了现代社会的信息化办公中。传统的OA系统具备了一定程度的知识管理能力，可以对捕获的信息进行有效的分析、筛选、综合及利用，对提升整个组织的办公能力与效率，优化组织的结构与职能有着十分重要的作用。但是信息的急速增长，信息大爆炸时代的到来，使传统OA系统的优势弱化、劣势凸显。

1 OA的历史沿革与发展阶段的剖析

（1）文件型：OA系统的早期起步阶段偏向于个体割裂的办公应用，其工作内容主要是对办公文档进行简单的筛选与综合，其工作形式主要是采用办公操作软件。

（2）流程型：OA系统的初步发展阶段由间断的思维转变为过程化、程序化的思维，注重工作流通、转变。

（3）知識型：OA系统在这一阶段的发展核心、要旨是知识管理，通过信息交互平台的创立与完善，实现信息的汇总、整合，完善信息的沟通渠道，为企业的信息决策提供更为全面而科学的依据。

（4）大数据型：OA系统在此阶段与大数据时代的要求更加契合，能与庞大的信息团进行充分的对接，并透过现象看本质，能够精确地捕获、分析海量信息背后巨大的应用价值。

2 传统型OA的短板

OA系统坚持将知识管理作为其核心的要旨，对数据信息进行了科学的分析和一体化的业务分析，提升了组织的效率，优化了组织职能，具有便捷性。

然而，尽管OA系统具有很强的优势，它对信息的处理思维以及过程都是具有间断性的，对信息一体化的认识不够深入，对大数据的分析与评估还处在较为朴素的阶段，停留在较为表层的阶段，长此以往，其与大数据时代的矛盾越来越突出。

2.1 与海量数据的对接不充分

大数据时代，信息呈现出两方面更为复杂的特征，即信息的数量更为庞大，信息大爆炸。另外，信息的复杂程度提升，信息的层次增多，信息的外在表现更为多元化。

人们已经身处大数据时代的漩涡，由于以信息为依托的社交设备和多媒体信息交互平台的使用与建立，同时由于信息交互主体交流沟通意识的增强，信息和半结构的信息在社会中呈现出大规模、多层次、多形式的特点，而这种特点也使数据资源等信息对目前的社会产生了越来越大的推动力，并由量变引起了质变，以数据为主导因素的大数据时代已成为发展的新潮流、新趋势。

而传统的OA系统偏向于个体割裂的办公应用，其工作内容主要是对办公文档进行简单的筛选与综合，没有深入把握信息的价值，并没有将其作用到组织信息决策的过程中进行理论联系实际。

2.2 知识自动化处理有限

知识自动化并不是促使自觉产生知识，而是在其相关的过程中，诱发知识传播、知识产生、知识影响、知识获取、知识分析等方面的革新。回看以往的OA系统，人们更多地把注意力放在信息管理过程、传递渠道方式，信息流程控制的自动化上，而较少地关注知识本身的自动化。

2.3 系统的安全保障不充分

大数据很可能成为未来创新升级、行业竞争力提升的重要“跳板”，大数据是一项十分重要的生产要素。以往的OA系统对大数据进行知识管理，进行储蓄、分析，往往只是设置网络秘钥，管理者输入形式简单的密码登录账号，调取OA系统下的数据，但这种简单的保护对于技术高超的黑客、骇客来说，几乎等于零保护，只要侵入网站系统就可直接获取信息。因此，OA系统的安全保障不充分。

3 新时代OA系统功能的升级

3.1 基础性功能

知识管理是办公自动化系统的要旨，私人办公、信息咨询以及信息资源共享是办公自动化的主要业务内容。而办公自动化系统按其应用领域的差异又可划分为政府型OA系统和企业型OA系统，前者主要可以进行流程审批，后者主要可以对企业经营相关的信息进行综合的整合，方便企业进行决策，提升企业信息利用的效率。

3.2 数据深度分析与利用功能

大数据的终极意义在于助力生产、生活实践，而这要求重视数据的处理分析过程，具体包括关联性分析、聚类性分析等。大数据时代，OA系统为了实现这一功能，按照采集信息、量化分析、寻求信息内在关联性、确定最佳策略的流程进行运营。

3.3 知识自动化功能

知识自动化功能是制约办公自动化系统服务水平高低的关键功能。诱发知识的传播、获取、分析、影响和利用的变革是知识自动化功能的主要发展方向。通过系统内部的信息资源共享，最大限度地突破时间、空间的局限，以供处于系统内部的人员对数据进行可视化分析、对其进行跟踪处理。

主要参考文献

[1]陈晨.OA系统应用的现状分析[J].办公室业务，2014（4）.

[2]李正涛.OA系统发展历程与趋势[J].办公自动化，2008（4）