高校智能化报账的实现途径与条件

2017-03-17张敏

中国管理信息化 2017年3期

张敏

[摘要] 传统的会计报账方式在高校存在着诸多弊端，信息化的发展为改革会计报账方式提供了良好基础。网上提交报账申请、网上审批报账事项、原始报账凭证统一递交或邮递、电子支付报账款项智能化报账能突破时空限制，极大地提高会计报账的工作效率，确保资金安全。智能化报账方式下，会计核算系统、外网、银行系统之间须借助专门的中间平台和数据交换平台间接地进行数据交换。

[关键词] 会计报账方式；智能化；中间平台；数据交换平台

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 020

[中圖分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）03- 0038- 03

1 引言

在传统的会计报账方式下，需要报账人员将原始票据、审批手续等凭证交到单位财会部门现场办理报账业务。财会人员根据审核无误的原始凭证作记账凭证，出纳根据记账凭证以现金或银行存款支付报账人员款项完成报账。

传统的会计报账方式受时间、空间、人员等因素的制约，效率低下，工作繁重。首先，各部门报账人员需要根据单位内部控制制度的相关规定，找授权审批人员审批报销项目，然后将报销票据、审批手续等原始凭证交到学校财会部门现场办理报账业务，现场办理审批、报账等业务将花费报账人员不少的时间和精力。其次，学校财会人员需要现场及时为报账人员办理报账业务，无法统筹、灵活地安排工作。最后，学校财会部门需要准备大量的备用现金以应对日常报账业务的需要，给单位的资金安全带来极大安全隐患。对于单位规模大、教职工多、办公地点分散、报账量大的学校，传统会计报账方式的弊端更是明显。因此，根据当前社会信息化发展水平，改革传统报账方式势在必行。

2 信息化背景下会计报账方式改革的方向

在信息化背景下，高校的会计核算已全面实现了电算化，这为会计报账方式的改革奠定了必备的基础，互联网的发展和普及为会计报账方式的改革提供了良好的途径。信息化背景下，会计报账方式的改革主要是实现智能化，目前已有许多会计核算软件，在报账的某些方面实现了一定程度的智能化，而高度的智能化报账应涉及网上提交报账申请、网上审批报账事项、原始报账凭证递交、电子支付这四个方面。

2.1 网上提交报账申请

会计电算化与互联网的结合可实现报账人员不需到学校财会部门，在有互联网络的地方就可远程提交报账申请资料。为实现报账人员网上远程提交报账申请资料，学校需要建立网上提交报账申请的财务中间平台网站，中间平台网站能建立学校会计核算系统与外部互联网的间接联系，保证会计核算系统的相对独立、安全。

在财务中间平台网站具备学校教职工身份识别功能的前提下，报账人员通过互联网以员工号登录财务中间平台网站，在网站上填写部门、联系电话、报账人姓名、联系电话等基本信息，然后选择报账项目并填写报账金额。报账项目的名称应与会计核算系统中最后一级明细科目的名称一致，如设备购置中的计算机等。报账人员选填完报账项目，填写报账金额后通过计算机配备的摄像头将原始报账凭证一张一张地扫描上传到财务中间平台服务器。在完成选填报账项目及金额、上传原始报账凭证图片工作后，系统生成一个唯一的报账申请单号，接下来报账人员需要分别为个人或单位填写收款信息，最后报账人员将报账申请提交到中间平台网站，打印出纸质报账申请单。

2.2 网上审批报账事项

报账人员将报账申请提交到中间平台网站后，根据学校内控制度关于授权审批的规定，需要拥有授权的审批人员根据相关规定对报账申请进行电子审批。如某高校内控制度规定20万元及以下支出由各部门负责人审批，20万元以上至100万元支出由学校财务部门负责人审批，100万元以上至1亿元支出由学校主管财务的校领导审批，1亿元以上支出由学校校领导集体审批。中间平台网站设置为将20万元及以下支出的报账申请发送给本部门负责人，20万元以上至100万元支出的报账申请发送给学校财务部门负责人，100万元以上至1亿元支出的报账申请发送给学校主管财务的校领导，1亿元以上支出的报账申请发送给学校所有校领导。各级授权审批人员可随时以员工号登录中间平台网站查看需要审批的报账申请，并根据内控制度的规定对报账申请进行电子签名审批，对符合相关规定的支出进行电子签名，点击同意按钮，对不符合相关规定的支出点击否决按钮，并注明否决的原因，将审批结果提交中间平台网站。中间平台网站将完成电子签名审批手续的报账申请传递给会计核算系统。各级授权审批人员只是审核网上报账申请的支出额度及支出事项是否符合单位内控制度的规定，而不审核以图片形式上传的报销票据是否真实、合法等。

报账人员可随时登录中间平台网站查询报账申请在各个环节的办理状况，并可与相关办理人员进行沟通。对于通过审批的报账申请，学校财会部门的审核人员登录会计核算系统即可查询到，并根据报账人员扫描上传的原始报账凭证电子图片，对该报账申请是否符合国家和学校的相关规定进行初审。对于初审不合格的报账申请，注明初审不合格原因，退回报账申请，待报账人员完善相关资料后再次初审；对于初审合格的报账申请，提示报账人员递交纸质原始报账凭证到学校财务部门，在收到纸质原始报账凭证并对纸质原始报账凭证审核合格后对报账申请进行账务处理。

2.3 原始报账凭证递交

报账人员在网上提交了报账申请且报账申请通过了授权审批人员的审批和财会部门审核人员初审，需要将纸质的报账申请单及发票等原始报账凭证递交到学校财会部门，以便财会部门进行账务处理。报账申请单及发票等原始报账凭证递交学校财会部门可采取邮寄或各部门指定专人集中统一递交的方式。

通过邮寄方式递交原始报账凭证，需要学校财会部门设置固定的收件地址、收件人、联系电话，并将收件地址、收件人、联系电话等信息通过有效的方式通知到学校全体报账人员。

通过各部门指定专人集中统一递交原始报账凭证，需要各部门设定专人负责收集整理原始报账凭证，及时将收集整理好的原始报账凭证统一送到学校财会部门进行账务处理。

2.4 电子支付

学校财会部门对符合相关规定的网上报账申请进行账务处理后，需要将报账款项支付给收款人，这就需要借助电子支付方式。这里的电子支付是指通过开发会计核算系统与银行系统之间的数据接口，即数据交换平台，通过数据交换平台将会计核算系统与银行系统间接联接起来，实现资金网上结算。

对于收款人为个人的，报账人员在填写收款信息时需要填写收款人姓名、收款人员工号、收款人开户银行、收款人银行卡号、收款金额等信息。出纳依据支付权限规定，根据审核无误的记账凭证通过转卡支付方式将报账款项支付给收款人。对超过规定限额的支付，除出纳进行支付操作外，还需要拥有授权审批权限的人员进行支付审核后才能将报账款项支付给收款人。

对于收款人为单位的，报账人员在填写收款信息时需要填写收款单位名称、开户银行、银行账号、收款金额、收款单位所属省市等信息。出纳依据支付权限规定，根据审核无误的记账凭证通过电子支票将报账款项支付给收款单位。对超过规定限额的支付，除出纳进行支付操作外，还需要拥有授权审批权限的人员进行支付审核后才能将报账款项支付给收款单位。

3 智能化报账应具备的条件

为了实现网上提交报账申请、网上审批报账事项和电子支付的智能化报账，学校的软硬件设施应完备。在硬件方面，目前的服务器和PC机已能完全满足需要，智能化报账的重点是要有适应本学校需要的软件系统，主要包括会计核算系统、会计核算系统内网与外网数据交换的中间平台网站、会计核算系统与银行系统间的数据交换平台。

3.1 会计核算系统

要实现网上提交报账申请、网上审批报账事项和电子支付，会计核算系统除具有传统的核算、预算、统计和报表等功能外，还应具有與互联网进行数据交换的功能。

报账人员在中间平台网站选择报账项目并填写报账金额时，中间平台网站需要将报账项目及填写的金额两项信息传递给会计核算系统，会计核算系统需要判断中间平台网站传递过来的报账项目及报账金额是否符合单位的预算、计划等规定，若符合预算、计划等规定则通过报账项目及金额的申请，否则拒绝报账项目及金额的申请并给出拒绝理由，最后会计核算系统将判断结果返回中间平台网站。

报账人员在网上提交报账申请并经授权审批人员审批后，会计核算系统需要从中间平台网站接受报账人员部门、姓名、员工号、报账项目、报账金额、收款信息、审批信息等数据，生成待处理报账记录等候财会部门审核人员进行账务处理。

财会部门审核人员对待处理报账记录进行账务处理，生成记账凭证，出纳人员依据审核无误的记账凭证进行支付处理后，会计核算系统需要将电子支付指令、收款人或收款单位、支付金额、银行账户等数据传递给银行的网上银行系统，并接收银行的网上银行系统返回的支付结果数据。

3.2 会计核算系统内网与外网数据交换的中间平台网站

为了保证安全，会计核算系统网络一般组建成与其他网络相隔离的独立内部局域网，会计核算系统内网与互联网等外网之间的数据交换需要借助中间平台网站间接地进行。

联接会计核算系统内网与互联网等外网的中间平台网站需要具备以下功能：

（1）员工身份认证。报账人员以员工号从外网登录中间平台网站进行网上报账申请时，中间平台网站需要从学校人事管理等系统预读入的员工信息中，判断该报账人员是否属于学校教职工，若该报账人员属于学校教职工则允许登录中间平台网站，可以进行网上报账申请，否则拒绝登录中间平台网站，不能进行网上报账申请。

（2）数据交换功能。学校人事管理等系统有教职工信息更新时，中间平台网站需要自动触发式地从这些系统读取教职工的姓名、员工号、部门、联系方式等更新数据并保存。报账人员登录中间平台网站进行报账申请时，中间平台网站需要从会计核算系统读取报账项目的预算、计划等数据。报账人员完成网上报账申请提交后，中间平台网站需要将报账人员姓名、员工号、部门、联系方式、报账项目及金额等数据生成一条网上报账待审批申请记录，等待授权审批人员审批。授权审批人员对网上报账待审批申请按相关规定审批后，中间平台网站需要生成一条已审批网上报账申请记录，并将该记录传输给会计核算系统，等待财会部门审核人员进行账务处理。中间平台网站还需要从会计核算系统读取网上报账申请处理状态的数据，以便报账人员从中间平台网站查询网上报账申请的处理情况。

（3）修改、打印、查询功能。当报账人员选填网上报账申请的相关项目有误时，中间平台网站要提供更改、删除功能。当报账人员选填完网上报账申请的相关项目，将网上报账申请提交到中间平台网站后，中间平台网站需要提供打印网上报账申请单的功能。中间平台网站还需要向报账人员提供网上报账申请审批、账务处理情况的查询功能，以便报账人员随时了解网上报账申请的处理进程。

3.3 会计核算系统与银行系统间的数据交换平台

为了实现报账款项的电子支付，需要有将会计核算系统与银行系统间接联接起来的中间平台，以实现会计核算系统与银行系统进行数据交换。会计核算系统与银行系统之间的中间平台是指数据接口，即数据交换平台，数据交换平台一般安装在前置机上，使得会计核算系统服务器与银行系统服务器间接联接起来，有效屏蔽双方系统服务器，保证双方系统安全。

由于会计核算系统与银行系统是两个完全独立、结构差异巨大的系统，两个系统在数据表结构、系统功能等方面显著不同，作为联接两个系统的数据交换平台应具备基本的数据识别、转换、传输和查询功能。

数据交换平台分为学校端数据交换平台和银行端数据交换平台。学校端数据交换平台应具备以下功能：

（1）从会计核算系统的不同数据表中识别银行系统完成电子支付所需的数据。

（2）根据支付指令从会计核算系统的不同数据表中提取银行系统所需的数据，将提取的数据转换为银行系统能识别的格式。

（3）将转换后的数据传输给银行端数据交换平台。

（4）接收银行端数据交换平台传输来的银行系统电子支付状态或结果，将状态或结果写入会计核算系统。

（5）提供电子支付状态或结果查询。

银行端数据交换平台的功能相对简单，只需要具备以下功能：

（1）接收学校端数据交换平台传输来的电子支付数据信息并写入银行系统。

（2）将银行系统的电子支付状态或结果提取出来转换为会计核算系统能识别的格式。

（3）将转换后的电子支付状态或结果数据传输给学校端数据交换平台。

4 结语