浅谈人事档案数字化建设的几点思考

彭碧珍

摘 要：随着计算机网络的发展与进步，人事档案管理工作也逐步迈向数字化建设轨道。毋庸置疑，数字化建设将会使人事档案管理运作得更加高效、顺畅。但是，在数字化建设过程中，也出现了诸如信息安全隐患、专业人才缺失、标准不统一、管理软件与硬件不匹配等问题。在分析这些问题的基础上，试图提几点关于人事档案数字化建设的建议。

关键词：人事档案；数字化建设；信息安全隐患；人才缺失

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.03.076

就现阶段而言，我国人事档案管理仍以手工操作为主。但是，随着人事制度改革的逐步深入，这种传统方式将不再适应时代发展的需要。因此，对人事档案管理方式进行改革势在必行。而采用计算机技术进行人事档案管理，不仅有利于提高工作效率和准确度，还在一定程度上响应了倡导无纸化办公的绿色环保理念。因此人事档案数字化建设是顺应时代潮流的选择。

1 人事档案数字化建设的必然性

目前来看，我国人事档案管理工作尚未摆脱纸质化历程。这不仅耗费了大量的人力、物力资源，还难以保证工作效率和准确率。况且，随着计算机技术的发展与进步，信息化办公已经成为一种潮流，电子签名、电子文件屡见不鲜，传统的手工管理难以应对这样的变革。相比较而言，数字化人事档案能够实现准确、快捷的查询检索，高效传输，实时更新。人事档案数字化管理的过程中，不仅不会对档案材料造成损毁，还能够在信息化办公环境中实现电子档案的归档与保存，显然更能适应现实工作需要。

2 人事档案数字化建设中存在的问题

人事档案数字化建设是历史的必然选择。那么，这个过程是不是一帆风顺的呢？答案显然是否定的。在数字化建设过程中，人事档案管理工作遇到了以下几方面的问题。

2.1 工作人员缺乏计算机技术

相比传统的手工操作，数字化建设对人事档案工作人员提出了更高的要求。数字化建设要求档案管理人员不仅要具备人事档案方面的相关管理技术和专业知识，还要掌握一些专门的操作系统软件。从目前情况来看，很多工作人员在计算机技术方面仍较为欠缺，进而难以适应人事档案朝着数字化方向发展。这是制约人事档案信息化建设的重要因素。

2.2 缺少系统、规范的法律法规

由于人事档案数字化属于新兴事物，目前尚处于探索阶段，因此国内在这方面的法律规范仍是一片空白。这导致人事档案数字化建设缺乏统一的标准，各个地区的人事档案数字化建设工作各自为政、各行其是，数字化档案存储的格式、质量标准、内容结构各不相同，全国各地人事信息零零散散，无法形成一张联系网。这进一步影响了我国人事档案数字化建设的整体进程，并且浪费了大量的人力、物力和财力。

2.3 软件系统和硬件设施不匹配

现代计算机可谓日新月异，过快的更新换代速度使得计算机硬件和软件系统之间出现相互不匹配的问题，使得之前计算机能读取的信息在新计算机上无法读取，以及出现新的操作软件与原有操作软件无法有效兼容、转换等问题。这些都给人事档案数字化建设带来严峻的挑战。

2.4 人事档案信息安全易受威胁

一方面，各种类型的病毒在计算机中肆意横行；另一方面，人事档案管理人员自身综合素质不高，在思想方面，严重缺乏安全意识和保密意识。此外，相关操作人员对人事档案信息管理操作不规范、备份不及时等各方面的原因综合作用，造成人事档案在数字化建设过程中面临较大的信息安全隐患。

3 关于人事档案数字化建设的几点思考

3.1 提升人事档案管理队伍素质

通过上述分析可知，人事档案数字化建设与专业人才缺失之间的冲突是推进数字化建设中亟待解决的问题。因而，要想推进数字化建设的进程，则要致力于提升人事档案管理人员的素质，努力培养一批既具备人事档案方面的知识，又有一定的计算机操作能力的高水平人才，以适应人事档案数字化建设在人才队伍方面的需求。

3.2 统一人事档案数字化建设的标准

正所謂“无规矩不成方圆”，建立相应的标准与规范是人事档案数字化建设的当务之急。只有拥有一套相对完善的规范，才能为人事档案数字化工作提供统一标准，才能解决各人事部门各自为政的问题，最终实现人事信息资源共享。

3.3 选择合适的软件系统

再先进的操作系统，倘若不能与硬件设施相匹配，那么都是子虚乌有。因此，相关人事部门在选择操作软件时，应该首先立足于软硬件相容这一基本要求，再去综合考虑软件系统的难易操作程度、安全指数、性价比等各方面因素。

3.4 提高人事档案信息的安全性

提高人事档案信息的安全性是人事档案信息数字化建设所面临的最为棘手的问题。那么，要解决安全性这一问题，就必须从其原因入手。一方面，针对工作人员保密意识不强这一原因，人事档案数字化建设的相关部门要切实做好安全性教育，要把安全性教育作为一项长期工作来认真开展，使人事档案管理人员始终绷紧“安全、保密”这根弦；另一方面，针对计算机病毒较多这一问题，相关管理部门可以自行研发杀毒软件或者购买正版杀毒软件，周期性地对人事档案管理系统进行检查，以确保人事档案信息不被病毒所侵入。

4 结束语

总而言之，人事档案数字化建设是一个长期的过程。我国目前尚处于过渡性的摸索阶段，在发展中不可避免地会遇到一些问题。但是，笔者相信，随着数字化改革的逐步深入，通过多方努力，多措并举，数字化建设将很快朝着健康、平稳的方向发展，人事档案管理工作将更为高效、便捷。

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〔编辑：刘晓芳〕