企业人事档案信息化管理

尚宇

摘 要：随着时代的进步，科技也在大力发展。信息技术已经被广泛应用于各个行业，给工作带来了极大的便利。我国企业的人事档案管理工作量大且繁琐，为了解决这一弊端，企业人事档案普遍采取信息化管理，這使得工作效率大大提高，也取得了显著的成效。但由于信息化管理处在起步阶段，仍面临着很多问题，只有对症下药解决了这些问题，才能更好的发挥作用。本文主要对人事档案信息化管理的意义进行分析，根据它所面临的挑战，提出相应的解决策略，以逐步优化企业人事档案信息化管理。

关键词：企业人事档案；信息化管理；挑战

人事档案管理是将企业所有职员的信息归类、整理的过程，它是一项精确度相对较高的工作，且需要专业水平较高的人员从事相关管理工作。为了保证工作的效率和准确性，通常采用信息化管理，而传统的管理方式由于管理水平低下、失误率高等特点逐渐被时代淘汰。随着科技的进步和社会的飞速发展，人们已经步入信息时代。信息时代主要以计算机为主要工具，通过互联网进行连接。作为企业管理的组成部分，人事档案管理也在逐渐向信息化管理过渡。在这一过程中，不免会出现各种各样的困难和挑战，但企业人事档案管理者应该采取积极的应对措施，以促进企业人事档案信息化的全面、深化管理。

1 企业人事档案信息化管理的重要意义

企业人事档案信息化管理对于企业人事管理行业来说至关重要。它不仅是时代发展的必然趋势，符合时代发展的潮流，也是企业人事档案管理的一个创造性的飞跃，对企业、社会以及自身都意义重大。它具有很多独特的优点，既能保证工作效率，又可以化繁为简。在企业人事档案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作质量和效率，它主要是减少了传统人事档案管理的工作量。由于以电子版信息代替打印版信息，工作内容也发生了相应的变化。人事档案信息化管理的重复使用率较高，传统的管理虽然建立档案相对容易，但不利于了解后期的人才情况。而信息化管理合理的解决了这一问题，它虽然录入信息的工作量大，但便于重复利用，可以对人才的综合信息进行掌握，这有利于合理配置人才资源，以使得人尽其用。信息化的档案管理是由互联网进行连接的，这扩大了人才的信息资源，使其在全国范围内进行交流和沟通，这一方面可以使得人才资源共享，另一方面，有利于增加就业率，实现企业的个性化和多元化发展。人事制度对于企业管理来说也是至关重要的部分，信息化档案管理可以在某种程度上完善人事制度，使企业更加合理化、人性化。人事档案的信息化管理可以长期进行保存，还可以进行备份防止丢失。相对于纸质版的档案，在某些特殊的情况下，不容易损坏。信息化管理给企业人事档案管理行业带来了福音，这有利于推动人事档案管理的发展、进步和完善。

2 企业人事档案信息化管理面临的挑战

2.1 工作量大，效率低

人事档案管理是一项特殊的工作，长期以来，企业人事档案管理的管理模式和方法相对滞后，一般以单一的管理方式进行信息库的建立和管理，这种落后的方式使得人力劳动增加、工作效率低下，且由于工作量较大和工作内容繁琐，经常存在或多或少的误差，这严重制约了企业人事档案管理的发展。在实际的管理过程中，也存在很多缺陷：人事档案一般需要进行封存，这制约了企业人事档案的流转和共享，且查阅起来相对困难，耗时耗力；另外，传统的档案管理使得人才的流失严重，不利于企业对于人才的配置，对于企业来说，人才得不到合理的利用，将会造成极大的损失。

2.2 管理人员的业务水平不足

管理人员的业务水平不足也限制了人事档案信息化管理。传统的人事档案管理者的业务水平都是由传统管理培训所得，对于他们来说，人事档案信息化管理是一个新的领域。由于信息技术水平有限，管理人员对于人事档案信息化管理的操作不熟练，这使得人事档案管理信息化进程面临着较大的挑战。管理人员是企业人事档案管理的核心，直接决定着信息化管理是否能够实行。

2.3 信息化落后

人事档案管理信息化是充分利用信息化的一种管理模式，在实际运行中，需要足够的信息化设备作为支撑。信息化设备主要包括软件设备和硬件设施，这是推行人事档案信息化管理的核心要素，也是实施人事档案信息化管理的基础。但是，企业大多缺乏管理软件和平台，设施设备不足，不能满足现代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的实行。信息化设备是实现人事档案信息化管理的物质基础，缺乏了物质条件，人事档案管理信息化的推进更加艰难。

2.4 人事管理与计算机操作不兼容

人事档案管理改变了传统的管理纸质版档案的方法，它主要以网络为载体，利用计算机将人事档案储存在网络数据库中。人事档案以信息文件的方式进行储存，可以提高它的重复利用率，也可以起到一定的保护作用。但它仍存在很多不足，传统的人事管理技术和工作内容与信息化管理相差甚远，且利用计算机进行操作以实现转变的难度系数较大，需要相当长的时间来实现。由于技术层面的问题，使得人事档案信息化管理的形式严峻。

2.5 缺乏规范

处于信息化时代，很多企业已经认识到了转变人事档案管理模式的重要性，也深知人事档案信息化管理的价值和意义，并进行了初步的尝试。在对人事档案管理进行改革的过程中，这些企业仍存在诸多问题。企业管理者并没有完全贯彻改革，也未制定相应的标准和规范，在推进人事档案信息化管理的过程中，落实力度不够，各种问题便随之出现。档案信息不完整、录入错误、信息的及时性、精准性等都存在问题，严重阻碍了企业的信息化建设。

3 应对企业人事档案信息化管理的策略

3.1 增强管理人员的技术水平

管理人员是推行人事档案信息化管理的关键。对于管理人员来说，首先必须具备较高的信息技术水平和业务管理水平，另外，还应该熟悉国家规定和相关法律。只有这样，才能达到较高的管理水平。对于只接受过传统管理培训的老员工来说，应该注重他们业务水平的提高，可以对他们进行信息化操作技术的培训，以使他们熟练掌握并操作现代化设备。此外，还应提高管理人员的素质，培养他们的责任意识和大局意识，以提高工作效率。

3.2 完善设施设备

现代化设施设备是实现人事档案管理信息化的先驱。对于一些落后的管理软件和平台，应视其情况进行更新、升级和淘汰，对于一些缺少的现代化设备，企业应该加大资金的投入，购入相应的硬件和软件设备，为人事档案信息化管理提供物质基础，并满足人事档案管理信息化的相关需求。

3.3 使管理体制趋于完善

企业从传统管理向信息化管理过渡的过程中，应该根据企业自身的发展特点制定独特的管理体制。在进行人事档案管理信息化的过程中，应该根据企业制定的规范严格执行，以确保人事档案信息的及时性、准确性。

3.4 规范管理技术标准和管理工序

在推行人事档案信息化管理的过程中，应该熟悉掌握其管理流程和要点，以原有技术标准为基点，进一步规范管理技术标准，完善管理工序，使人事档案信息化管理更加高效。在实际管理过程中，管理人员应根据相关标准严格落实，以确保管理工作的顺利实施。

4 总结

社会的现代化程度愈高，信息化的发展程度也就愈高，目前，我国各个领域的发展都离不开信息技术，信息技术一方面提高了工作效率、节省时间，另一方面也给人们带来了便利。由于人事档案管理是一项相对传统的行业，因此，在向信息化、现代化过渡的过程中，会存在各种各样的挑战。但挑战是一个不断完善、进步的过程，只要抓住问题的根本，对症下药，便能早日实现跨越。

参考文献

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