浅谈基于优抚对象的民政档案管理与利用

2017-03-17林玉娟

卷宗 2017年1期

摘要：优抚制度建立于我国建国初期，在随后的数十年间一直坚持实行，主要用于安撫发生巨大自然灾害或局部地区战争的某一地区人民。而在这项制度的不断完善中，越来越多的对象被纳入到优抚制度之中，如何加强优抚档对象管理便成了当前政府工作的重中之重，而档案管理恰好是加强优抚对象管理的重要手段。本文以民政档案的管理和利用为入手点，试探究如何加强对优抚对象的管理。

关键词：民政档案；管理；利用；优抚对象

我国的优抚制度最初建立于抗美援朝时期，主要用于安抚那些牺牲于战争中的军人的家属，随后这项制度一直被沿用下来，其内容也与时俱进地进行了扩展，一些发生严重自然灾害的地区，如汶川、玉树，或是发生局部战争的地区，当地受到伤害的居民也会得到一定的优抚。当然，优抚范围的扩大为受灾群众提供了福利，但同时也有许多浑水摸鱼的人企图从中获利，因此政府高度重视优抚对象的管理工作，而民政档案管理工作作为政府工作最为重要的方面，在优抚对象管理上同样具有不可或缺的作用。

1 基于优抚对象加强对民政档案的管理

（一）积极发展科学技术，采取更加先进的档案管理手段

从引言可知，优抚制度最初建立于抗美援朝时期，受当时的科技水平所限，档案在建立时均是纸质状态，由政府部门中专门负责档案管理的人员进行手工登记，随后录入到档案夹中，再放入档案管理室中相应的档案柜或抽屉中进行保存。然而，随着时间的流逝，档案人员经历了数轮的更替、档案管理室也经历了不计其数的搬迁，许多纸质档案已经遗失或错乱，再加上火灾等意外的侵袭，许多档案已经损坏或彻底损毁，这就使得许多应该被优抚的对象因找不到相应的档案而无法得到应有的优抚；此外，一些档案虽然保存下来，却因被优抚对象户口搬离所在地，无法实时获取原先所在地的档案，而无法及时获得应有的优抚。好在随着科学技术日新月异的发展，计算机技术被应用到民政部门的档案管理中来，档案管理人员可以通过电子档案的方式进行信息的实时管理，优抚对象可以实时获得相应的信息，及时得到应有的优抚。

当然，这并非是说纸质档案便可以被废弃，民政部门应该采取纸质档案+电子档案的双重管理模式，这样即使其中一种被损毁，数据依然可以得到恢复。当然，为了避免有些人浑水摸鱼、从中获利，电子档案在管理时同样要设置权限，不可随意改动，且电子档案中的信息必须与纸质档案保持一致，这样才不会导致实施优抚制度时出现分歧。

（二）优化整合繁杂的档案信息，加强对优抚对象档案的养护

优抚对象的档案经过多年的累积，变得非常复杂，民政档案部门应该利用计算机来优化整合混乱的信息，使其变得有理有序。一些优抚对象虽然最初符合优抚要求，但是随着时间其信息已经不符合优抚标准，这时便要及时更新信息，取消其优抚资格；一些人虽然最初未能达到优抚标准，但是随着时间变化已经达到了优抚标准，档案管理人员也要做好档案内容更新，及时为其采取优抚措施。对于不同优抚等级的对象，更要做好分类管理，根据其实际等级进行个性化管理。

对于保管多年的优抚档案，应积极为其采取防护措施，如购置除湿机、灭火器、安装防盗门以确保其安全；购置计算机、扫描仪以定期进行档案备份；购置空调以确保环境的温湿度适宜，避免档案发霉或自燃。若是上述养护设施老化、落后，则应及时进行更换，务必确保其功能与时俱进、不存在严重的故障。总而言之，务必要保证优抚档案的安全，杜绝档案的任意改动与无故丢失。

（三）加强对优抚档案的动态管理

政府在优抚档案的管理上必须做到规范化与标准化，同时应该与时俱进，基于当前时代的具体状况加强档案的管理。民政档案部门应该推进档案管理的信息化建设，为档案管理建立动态考察体系，及时根据优抚对象的变化进行信息更新，定期将重点优抚对象状况实时上报给有关部门。

2 基于优抚对象加强对民政档案的利用

（一）确保优抚档案的利用安全

优抚档案只能借阅，而不能外借，同时即使是借阅，也必须具有一定的资格，借阅人员必须依据规范的程序进行借阅，以确保优抚档案的信息不会被流出，不法分子无法利用优抚档案的信息作出违法行为。事实上，这体现出档案管理的重要性，且不谈优抚档案，即使是一般档案，也必须给予严格的管理。2016年的一则新闻提到一名家庭贫困的高考生因档案信息泄露而被不法分子骗光了学费，该学生因心肌梗而死。优抚对象因灾害或战争而受伤，若是其受到了不法分子的欺骗而产生经济损失，其所受到的打击只会更大，甚至整个家庭都会受到累及。因此，优抚档案在管理上务必要保持一定的封闭性，其所具有的不完全开放性要求重点优抚对象的档案在使用时不可进行拷贝，最好通过网络方式进行调阅，当然即使通过网络进行调阅，也应做好信息的加密，同时密钥需要定期进行更改，以免信息被盗取而造成无法挽回的损失。

（二）强化电子档案的利用

虽然重点优抚对象的档案不可进行拷贝，但是一般优抚对象的档案可以酌情允许拷贝，这样可以确保从原始档案中获取足够的、完整的信息。电子档案作为优抚对象档案利用的首要形式，更要强化其利用率，若要拷贝，应将其转换为通用格式的文档，这样即使更换不同的计算机系统或是使用不同类型的档案管理软件，也可以使用优抚档案，将其微缩或打印。此外，还应该加强电子档案的通信传输，这样只要有了联网条件，便可以借助光缆进行信息的传输与共享。当然，为了确保电子档案的安全，这种传输渠道应该被限制应用范围，其方向应该是相对固定的。当然，还可以直接利用电子档案，为老年优抚对象或是不熟悉电脑操作的优抚对象提供相应的优抚档案信息，这样也可以提高电子档案的利用率。

对于纸质档案，要尽快实现电子化转换，若是条件允许，可建立相应的数据库，全面覆盖库存档案，这样可以进一步提高电子档案的覆盖率与利用率。此外，在相关流程的审批上，也应该实施信息化管理，必要时开发档案管理软件，以加强对电子档案的管理与利用。

（三）建立健全优抚档案的利用制度

优抚对象所有相关信息均储存在档案之中，未获得审批的人员不得借阅优抚档案，其中的信息也不可被不法分子所利用，相关部门或相关人员若要获取优抚档案信息，必须上报有关部门，通过层层审批后才可进行借阅。

优抚档案直接关系到优抚对象所能获得的优抚水平，因此档案管理部门应该利用先进的信息通信技术来收集信息，以确保档案信息的全面性；同时应该为优抚档案管理建立相应的同一制式标准，务必使档案在接收、存储以及归档上做到规范化与标准化，这样在利用档案时便能最大程度地实现档案利用者的合理需求。

（四）加强对档案管理人员的培训

复合型人才是非常重要的，在优抚档案的管理上也是如此，只有全面提升档案管理人员的工作水平，才能切实提高档案的利用率。相关部门应该加强培训，使档案管理人员能够具备计算机知识、网络知识、现代管理知识，等等，这样即能实现优抚档案的科学管理，也能实现优抚档案的高效利用。

3 结语

优抚档案亟待更加科学的管理与更加安全的利用，本文以此入手介绍了许多行之有效的措施，以供从事相关工作的人员参考。

参考文献

[1]陈圣青.加快基层民政档案信息化建设的几点思考[J].山东档案，2015（06）.

[2]李新秋.基于优抚对象的民政档案管理与利用研究[J].人才资源开发，2016（08）.

[3]陈海涛.基于军休对象的民政档案管理与利用[J].东方企业文化，2014（05）.