浅析企业细化管理工作中的文件控制

【摘 要】强化内部控制，细化企业内部管理，是减少成本、提高效率、进一步提升管理水平的重要手段。文件在企业经营管理中担当着极为重要的角色，因此更应给予足够重视，在文件流通渠道、工作流程、要素、存档和保密等方面全面加强控制。本文从文件控制的重要性及控制要点几个方面进行阐述。

【关键词】细化管理、控制、细节

当前，现代化企业管理普遍强调细节。作为重要的载体，文件是重要的表现形式之一。东北管道公司是国有大型企业，拥有良好的文件管理基础，但面对网络办公自动化、机构精简等新的挑战，必须进一步强化文件控制、巩固文件流转渠道、完善文件控制程序，使文件管理达到同行业先进水平。

一、文件控制的重要性

第一，是公司内部细化管理的要求。内部细化管理关注细节，而文件恰恰是企业“细节决定成败”的关键一环。信息传递是否精确、高效、顺畅，是公司内部管理水平的重要衡量标准。第二，是对外树立企业形象的要求。作为与行业内外沟通的媒介，文件如同企业的门面，任何一个细节的优劣均能影响合作方对企业品牌形象和管理水平的判断。第三，是适应新形势的要求。减文增效要求文件降低数量、提高质量。第四，是QHSE体系认证的要求。切实细化到每一份文件每个责任人，总体管理水平将取得实质性进步。

二、文件控制的特点

公司经过多年积累，已经形成了较为完善的文件控制体系。其特点如下：

（一）文件流通渠道简明、畅通、高效

文件控制渠道简捷明快。办公室（党委办公室），对外部来文和内部文件统一处理，并对公司机关其余部室和公司下属二级单位进行文件处理指导及管理监督。

（二）文件控制制度与工作流程逐步完善

总体来说，公司目前的文件控制制度与流程涵盖了所有与文件控制相关的内容条目，并日臻完善。公司一直执行《国家行政机关公文处理办法》、国家行政机关公文格式和集团公司、管道局文秘制度相关规定，并结合工作实际制定了本单位具体操作流程和管理办法。

（三）质量、数量、效率等文件要素控制效果显著

1.质量控制 文件质量主要体现为能够正确使用文种，区分上行、下行、平行文件的格式，文章结构明晰、表意流畅，文辞准确、言简意赅。

2.数量控制 公司一直强调减少办文办会，近年成效显著，印发文件成本大幅下降。公司年均发文控制在380份以内。

3.效率控制 市场经济要求对变化做出迅速反应。公司文件处理的效率控制制度明确规定：凡上报或批复的文件当天送交领导批示，两天内送交承办部门，承办部门最迟不得超过一周予以答复。

三.当前公司文件控制存在的问题

（一）文秘人员流动频繁为文件控制带来负面影响 由于机关部室人员调动，专兼职文秘人员经常发生变化，行文渠道不正確、文体格式不规范、文件质量不高的情况时有发生，对公司整体利益和品牌形象造成不利影响。

（二）办公自动化的兴起对文件控制提出新要求 办公自动化作为新生事物，要不断完善新的管理方式与之匹配。文件的安全性、阅读用户权限的界定等等，要与技术支持方即惠东公司加强技术交流，改进问题。

四.强化企业文件控制工作的主要措施

（一）以配置专职高素质文秘人员为标准，严格选拔、定期培训为标准 尽量保证专职文秘人员岗位，在人员的选派上，应安排文字能力强，工作谨慎勤奋、责任心强的人员任职。同时，公司除定期参加上级部门培训外，应每年对下属单位进行强化技能培训，使原有人员得到强化提高。

（二）以精益求精万无一失为标准，注重文件审核的每个细节 细节决定成败。由于许多文件起草人不是专门的文秘人员，经常疏忽或者干脆不懂，这就为文件出错留下隐患，因此对草稿审核人员提出了更高的要求。

（三）以与时俱进、全面有效为标准，完善二级单位制度手 进一步完善各单位制度手册，结合本单位实际，制定具有本单位特色的手册，把制度变成常规，把无形变为可见。

参考文献：

[1]冯俊鹏. 我国企业精细化管理方式探讨[J]. 人口与经济，2010年

[2]陈富永. 推行精细化管理促进企业全面发展[J]. 企业导报，2010年第2期

作者简介：刘辉（1978年1月-），男，汉族，河北省徐水县，本科，经济师，研究方向：经济管理、人力资源。