多馆舍环境下的动态典藏实现方式：技术与制度研究

王强

摘 要：自20世纪90年代以来，我国高校扩招、扩建以及重组合并形成多校区的局面。这给图书馆的典藏管理带来巨大挑战。介绍了“动态典藏”的概念、意义、可行性及产生背景，并在此基础出提出了实现动态典藏的方式。实现动态典藏的方式主要有优化馆藏结构、做好流通数据统计、创新管理体制以及电子设备典藏功能的技术支持。

关键词：图书馆；动态典藏；典藏技术；典藏制度

中图分类号：G250 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.03.009

1 “动态典藏”概念及产生背景

1.1 “动态典藏”概念

动态典藏就是在文献资源整合完毕、各校区分馆馆藏和读者群相对稳定的条件下，对仍然发生在各校区分馆间跨馆流通的异地流图书实行在还书地就近上架，而不再回归原馆的典藏机制。动态典藏制度是一种自动平衡和自我完善的机制，打破了传统的藏书管理模式，也是多校区分馆合理配置馆藏的有效措施。

1.2 多校区、多馆舍的出现

自20世纪90年代以来，我国高校普遍采取了扩招、扩建以及合并重组等举措，以发挥规模办学的效益。在高校规模急剧扩张的这种背景下，为更好地为教学科研服务，很多高校先后修建新馆，实行“一馆制”集中办馆，但大多数高校还是沿用了分散在不同校区的旧图书馆。以上这些因素共同促成了当前我国高校图书馆跨校区多分馆的局面。在这种大背景下，多校区、多馆舍的出现给图书馆的馆藏管理带来巨大挑战。

1.3 多馆舍典藏工作困境

对于高校中多馆舍的出现，传统典藏制度很难适应这种变化。因此，很多高校图书馆采取一些应对措施，归纳起来主要有：①重新调整馆藏布局，根据学科设置和读者群的变化重新划定各馆藏书特色和范围，建立专业分馆；②保持原有馆藏布局，加强文献传递；③采用“一卡通”“通借通还”等方式跨馆借阅。

虽然以上措施在一定程度上缓解了矛盾，但是，仍然存在着一些不足，归纳起来主要有：①多校区、多馆藏点可能导致分书、运书等过程工作量增加，使得图书馆的运行成本加大；②由于增加了分拣、运书等环节，延长了图书的流通周期，造成图书利用率大大降低；③如果典藏仅按各校区学科特色分配入藏，不能满足用户多样性的需求；④传统的文献典藏岗位设置在采编部门，图书经初次分配到某个馆藏地后，不管是否合理，很少二次调配典藏。

2 动态典藏机制的可行性分析

2.1 学科交融性增强

学科交融性增强是动态典藏机制的理论基石。学科交叉性与融合性日益加强，使得文献的归类具有多种选择。在编目时，一种文献可以同时归属两种甚至两种以上学科，也就对应着不同学科领域的读者群。各个学科专业的交叉和融合，将文献资源分类的难度大大增加。从理论上讲，一个绝对合理的典藏分配模式，同时能满足所有用户的文献需求是不存在的，因而建

立一种具有自我调节和完善功能的典藏分配机制很有必要，动态典藏模式便应运而生。

2.2 读者需求变化

读者需求变化是动态典藏机制的发展动力。读者的需求是相对活动的、变化的、主动的，始终处于一种动态变化的状态，而文献分配是由人按一定规章制度来操作的，是相对固定的、被动的。产生跨馆借阅现象在某种程度上说是因为典藏失衡或藏书分配不科学，是因为典藏到各分馆的文献与读者的实际需求不吻合而产生的。虽然这种矛盾可以随着典藏工作水平的提高有所缓和，但永远不可能完全消除。

2.3 动态典藏不会影响读者对图书的借阅

动态典藏机制是建立在目录索引数字化基础上的一种全新的典藏模式，因为有机读目录数字化的引导，图书典藏位置的变动、调整可以随时提供给读者，因而不会影响读者对更改过馆藏地图书的借阅。

3 动态典藏意义

3.1 提高了图书资源的利用率

实行动态典藏后，根据读者对图书的利用情况来确定其馆藏地，以方便读者为目的，对跨馆归还的图书再实行就地典藏。改善了跨馆流通图书的滞留问题，减少了图书上架前的滞留时间，流通周期缩短，提高了图书的利用效率。

3.2 减少了管理成本

减少了各馆之间的运书工作量，从而使图书管理的运行成本降低。对异地归还的图书可实行就地典藏，根据读者的借阅、归还情况重新确定图书的馆藏地。实行图书在还书地就地典藏，减少了各馆间的运书工作量，有效降低了图书管理的运行成本。

3.3 为文献采访提供参考

采购是图书典藏的基础，典藏是文献采购的延续。动态典藏根据馆藏图书的利用情况进行调整，可将图书的流通数据分析结果定期反馈至文献采访部，为书刊采访提供翔实、可靠的参考信息。根据读者需求及时通报不同文献的品种和复本需求，可使图书馆的文献资源建设获得一个更高的起点。

4 动态典藏的实现方式

4.1 工作流程及制度

4.1.1 划分典藏区域

根据读者的需要，可按图书利用率的高低和新旧程度来划分不同借阅区域的布局模式，将整个馆藏划分为高流通率图书藏书区（含新书专架），较高流通率图书藏书区（含新书专架），低流通率、陈旧的图书藏书区（典藏区）3个大的藏书借阅区域。3个借阅区域全部实行全架开放的借阅方式，使读者能够充分利用馆藏资源，提高图书的利用效率。

4.1.2 创新管理体制

现高校图书馆的读者服务部门和文献典藏部门间缺乏足够的联系和沟通，相互较为独立。一方面，藏书典藏人员凭借工作经验和少量读者的反馈意见来分配图书；另一方面，读者服务部门在一线直接服务于读者，能够直接地观察到图书的借阅、归还情况，却没有典藏权。因此，可將主要的典藏权限从采编部门划到读者服务部门，并设立典藏调配岗，通过观察图书的流通情况来进行藏书的二次调配，使每一本图书都能被读者充分利用。

4.1.3 做好流通数据统计

图书的流通数据统计通常有以下3种方法：①利用图书馆自动化管理系统统计出馆藏文献的借阅、归还情况数据，跨馆流通图书的流通数据等。②采用对外借图书加盖归还日期章的方法。图书被借阅的次数越多，加盖的日期章就会越多，图书典藏人员可以通过日期章的多少来判断图书的利用情况，并根据利用率的高低对图书进行调配。③做好整架记录。记录统计出每天整架时书架的乱架情况，乱架越严重的图书就是读者越感兴趣的图书，利用率较高；反之，无人问津书架上的图书就是藏书利用率低的图书，适合长期外借调配到低流通率图书藏书区。

4.1.4 运作方法

本文的动态典藏包含两大部分：①某馆舍内部图书的动态典藏。在某一特定馆舍内部，会划分高、较高、低流通率藏书区，根据读者的需求及图书的利用率，图书在不同利用率藏书区内动态流动。②跨馆流通图书的动态典藏。对于发生在各分馆间跨馆流通的图书实行在还书地就近上架，而不再回归原馆的典藏制度。

4.1.4.1 某一馆舍内部的动态典藏

图1为馆内不同藏书区的动态典藏路线。

在原有馆藏的基础上，根据各校区分馆对应的学科专业设置、读者需求等因素进行初次分配。将新书分配入藏到借阅区的思路是：先放入新书架供读者就地阅览或短期外借，经过一个月的观察（具体时间因馆而异），经读者借阅过的新书都不再放回新书架，直接二次分配典藏到高流通率藏书区域供读者借阅，而未被读者借阅仍留在新书专架上的图书，就是利用率相对较低的图书，将这部分图书调配到流通率较高的藏书区供读者借阅。这样，新书专架就起到了根据新书利用率来分流图书的作用。根据同样的原则，在较高流通率藏书区内也设置新书架，除了放置直接典藏来的高复本的新书之外，还可放置从高流通率藏书区调配来的短期外借限制下利用率不高的书籍供读者借阅。经过一定时期的流通以后，根据借阅统计的结果，将利用率低的图书调配至低流通率藏书区。反之，如果在较高流通率藏书区及低流通率藏书区发现其流通率高于本身所在典藏区的图书，可以将它们调配到图书利用率更高的藏书区。这样，根据图书利用率的变化，图书可以顺向流动，也可逆向流动，形成良性的动态循环，真正实现对藏书的动态调配管理。在所有藏书区内，只要发现从未借阅过或很少借阅过的图书，即认定为不符合读者现在的借阅需要，可将这部分图书典藏到低流通率藏书区，供读者长期借阅。

4.1.4.2 跨馆流通图书的动态典藏

在多分馆环境下，当文献资源到达典藏部门后，典藏人员需要依据各校区学科专业设置进行初次典藏。当某一图书在有复本保障的情况下，可将复本典藏到其他分馆，以便满足各分馆读者之需。初次分配后，有些文献资源通过跨馆借阅在各分馆间跨馆流通，典藏人员应及时对这些异地流动图书的流通数据进行详细、科学的分析和判断。如果跨馆借阅、归还只是个别现象，则将图书运回原馆；如果反复出现群体性借阅，并且多于原馆的借阅次数，则就近上架；如果跨馆借阅次数和原馆借阅次数都很高，则需要考虑增加复本或缩短借阅周期或提供电子版图书供网上阅读，同时将信息反馈给典藏人员和采编人员，作为今后采购图书和典藏工作的参考依据。对于公共图书资源的典藏调整，如果是跨馆利用率高的图书建，议就近上架。这样做能缩短上架时间，提高借阅率。一般来讲，专业较强的图书流通情况则相对较稳定，因为它是以各校区学科专业设置为主来进行馆藏布局的。各校区的学科专业是文献资源规划、采购和初次典藏分配首先考虑的因素。如果出现专业学科图书跨馆借阅率较高的情况，则说明该类专业学科图书具有交叉性，建议对复本在各馆进行灵活调配。

图2为跨馆流通图书的动态典藏。

4.2 技术支持

4.2.1 总体目标要求

要随之动态地掌握馆藏图书流通的实际情况，要提供能够在图书馆内任何区域对图书进行可移动式的、实时操作的典藏管理手段，要实现典藏地址数据的实时动态更新。要使图书调拨、清查、剔旧、定位等阶段性工作与日常性架位维护整理工作相融合。为避免重复性劳动，要将盘点、调拨、定位和典藏功能集成于一体化，实现盘点、调拨和定位即完成典藏工作，

在典藏的同时也可完成定位、盘点和调拨工作。对典藏数据和流通数据可按操作时间段、调拨地、典藏状态、盘点状态、外借状态、文献类型等分类排序、分组汇总等功能，以便全面反映馆藏总体情况。同时要配备可以扫描条码、二维码，读取RFID磁条功能的智能硬件设备以及相应配套的开发软件。

4.2.2 PC（电脑）典藏管理功能

电脑的核心功能是实现初次典藏和典藏数据的明细查询、汇总查询以及典藏前的数据验收、编目等预处理。明细查询可以看到每册书的典藏信息与书目信息，汇总查询可按馆藏地址、书库类型、外借状态、图书利用率高低和清点状态汇总，可按利用率高低排序并统计不同利用率范围图书的册数。明细数据与汇总数据均可以导出为XML格式文档，以便反馈给相关部门作为信息参考或是作进一步的数据保存、整理分析。

4.2.3 智能 PDA 典藏管理功能

典藏工作人员需要一种小巧的可手执操作的终端。该设备要具有典藏、调拨、盘点、定位、剔旧等功能，可以在馆内随时随地处理典藏管理工作。在没有网络的环境中也要能完成典藏工作，通过PDA实现数据采集，在有网络的情况下，可进行集中式、批量处理上传，要及时上传更新数据库，实现机读目录网络上图书的典藏地与图书的实际典藏地一致。智能PDA要具有扫描RFID电子标签、条形码和二维码功能，工作人员可以根据工作实际需要选择使用，并可将变更采集的数据导出。

4.2.4 金盘自动化系统中典藏功能

金盘自动化系统可用于集中典藏图书，把圖书分配到相应的典藏库。金盘系统可记录每册图书的典藏及其书目信息，对图书的验收、编目、入藏、流通、丢失、剔旧等信息都应有相应的详细记录。

5 结束语

动态典藏机制对多校区多分馆文献资源典藏具有很好的参考价值，但由于其过程的复杂性、多样性，在具体实施中不可照搬照抄，需要根据具体情况而定。动态典藏管理机制在图书馆的运用和研究，需要我们在图书馆工作实践中不断地加以总结和改进。馆藏资源动态管理经历顺畅、动荡、稳定、适应和平衡等過程。这些都是正常的。需要通过不断的调整、完善管理机制来保证馆藏形成动态的良性循环，最大限度地满足读者的需求，提高馆藏利用率。

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〔编辑：刘晓芳〕