试议档案信息利用的不利因素及解决方法

李波

摘 要：档案信息在社会的发展中变得越来越重要，档案记载着人类的历史信息，有着一定的保密性和储存性，尤其是在现代社会的发展中，档案信息变得极其重要，人们需要利用档案信息来开展相应的工作。本文就是对档案信息利用的不利因素进行分析，提出具体的解决方法。

关键词：档案信息；不利因素；解决方法

目前，我国档案信息在利用的过程中主要是以检索为主要的方法，档案信息在检索的过程中，使用的是半手工或者是手工的方式，因此，检索系统还需要进一步的完善，而且现代化的信息传递和检索系统并没有形成，这样就使得档案信息无法充分的利用，其价值得不到最大限度的发挥，档案信息的利用效率也较低。因此需要对档案信息利用的不利因素进行充分的研究，减少这些不利因素对于档案信息利用的影响。

1 档案信息利用的不利因素

1.1 档案信息有着分散性，无法满足利用者需求

档案信息在形成的过程中有着一定的分散性，相对于期刊、情报和图书来说，档案信息有着一定的相似性，而且同一问题信息会分布在多个案卷中，有些信息甚至会在不同的档案管内进行保藏。不同的阶段，档案信息也有着一定的复杂性，同一个档案主体也缺乏着系统性，这样档案信息在利用的过程中就会存在着一定的阻碍。不同的历史时期和社会阶段所形成的档案信息有着一定的凌乱性和分散性。早期，人们并不重视档案，档案信息属于管理，有很多的档案信息在利用的过程中，会存在着信息缺失的现象。伴随着科技的不断发展，档案信息的分散性导致了档案信息无法满足利用者的基本需要，利用者在利用的过程中，对于档案信息的满意度较低。

1.2 档案信息存在着一定的落后性

目前，档案信息在检索的过程中，使用的检索的手段和工具依然是手工或者是半手工，而且这一阶段的检索系统还不完善，并没有建立现代化的检索系统，使得信息的检索、传递和储存斗存在着一系列的问题，经常会出现有货难调或者是货不对路等现象，而档案利用者必须要费时费力才能获得相关的档案信息，档案信息的利用效率也较低，并没有取得良好的效果。现代社会在快速的发展，档案信息变得越来越重要，有许多的学术研究也离不开档案信息，人们的档案意识在不断的增加，档案信息的利用者也对于时间观念也越来越强，希望能够及时的利用档案信息，认为时间就会金钱，人们已经越来越迫切得到相关的档案信息，来满足人们的日常生活以及学习的需要，档案信息检索的落后，并不能够满足人们的上述要求，在这样的情况下，就导致了人们对于档案信息的利用效率较低，不利于档案事业的快速发展。

2 档案信息利用不利因素的解决方法

2.1 立足于用户的理念

档案信息在利用的过程中，为了能够更好的满足用户的基本需要，使得档案信息能够高效的被利用，就要与档案信息的实际利用情况结合在一起，从用户的角度出发来进行相应的分析，还要坚持以人为本的基本原则，根据不断的增加用户的档案需求，对于用户的行为规律和心理进行充分的分析，从而采取相应的措施来积极的与用户进行交流，保证用户的潜在需求和现实需求得到满足，对于档案信息进行科学的开发，还要对相应的社会环境和政策环境进行调整，不断的与用户进行沟通，这样档案信息的利用才能够符合现代化的发展要求。

2.2 立足于社会理念利用档案信息

档案信息在被用户利用的过程中，必须要充分的考虑到社会因素，按照社会的实际发展状况来建立科学的档案信息利用中心，档案信息在利用的过程中，必须要仅仅的围绕着档案利用中心来开展相关的活动，并且社会的热点信息，根据社会的热点来对新时期的档案信息进行整理，这样才能够不断的提高档案利用的价值。目前，我国的档案馆所收藏的档案信息存在着一定的滞后性，并没有根据时代的发展变化对相关的档案进行和更新，这样就导致了档案管中的信息与社会的热点存在着极大的差异。在这样的情况下，档案信息要想最大限度的发挥价值，就要不断的提高档案信息的利用效率，打破原有管理体制的束缚，转变遗忘的封闭型模式，逐渐向开放型发展，与图书馆、博物馆以及研究所等加强合作，不断弥补档案馆的自身不足，从而切实提高档案信息在社会运行过程中的轰动效应，促进档案信息实际利用效果的提升。

2.3 树立现代化的效率观念

现代社会经济的飞速发展和科学技术的突飞猛进，对档案馆的检索方式提出了更为严格的要求，当前我国档案馆的检索手段仍处于手工阶段，实际查准率和查找速度都不能够很好的满足用户的实际需求，档案信息利用效率较低。现代社会发展形势下档案信息利用具有一定的特殊性和多元化特征，用户对档案信息利用的时效性要求较高，在此种情况下，加大力度对档案信息利用的不利因素进行解决，是当前我国档案信息利用工作中的重点内容。那么相关工作人员应当积极树立现代化的效率观念，建立档案信息目录中心，通过有效的实体分散、目录集中等方式，来对档案信息进行汇集，促进档案信息提供的高效化和准确化，实现档案信息资源的合理化共享，与此同时，积极对现代化的科学技术进行应用，通过网络利用来实现档案信息利用的快捷化和标准化，突破时间和地域的限制，从而切实提高档案信息利用的效率。

2.4 树立发展观念

在档案利用这一环节，档案部门永远不可固步自封，而应当有敏悦的职业眼光，紧紧把握时代脉搏，增强档案利用工作的前瞻性，及时准确预测社会对档案利用的新变化，不断研究新情况、解决新问题。在当前要特别关注一些重点工作，如建立企业和个人的信用档案、已公开的现行文件的阅览、社区档案的管理与服务、跨机关的档案资源的整合与开发等。同时注意发现、引导、培养典型，对在档案利用服务中出现的已被实践证明行之有效的新事物予以鼓励和支持，并适时推广，扩大社会效益。

结束语

档案是人类活动的真实记录和历史凭证，是一种重要的信息资源。它包括国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成、保存备查的文字、图表及其他各种形式的原始记录。从宏观层面来看，档案信息利用的不利因素会对档案信息的实际利用价值的发挥产生了严重的影响，在此种情况下，应当积极采取有针对性的解决措施，促进档案信息的科学化利用，切实提高档案信息的时效性和便捷性能够满足用户的实际需求，从而在现代化的社会发展形势下，促进我国档案建设的发展。

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