中小企业会计信息系统的优化问题

摘要：随着社会经济的不断发展与进步，中小企业面临的竞争也将日趋激烈。因此，中小企业管理者需得到及时准确的会计信息，一个适合中小企业需要的会计信息系统将是中小企业管理必不可缺少的重要部分，能促使其各方面管理者更好地规划和管理好企业的信息流、资金流和物流等，提升企业管理水平，加强企业的竞争力。文章通过调研，了解中小企业对会计信息系统应用现状，从企业的实际情况出发，根据中小企业的特点对会计信息系统进行优化分析，包括系统功能需求分析、模块分析及流程分析，为中小企业会计信息系统的优化设计打下基础。

关键词：会计信息系统 优化分析 需求分析 模塊分析 流程分析

一、引言

根据国家最新相关数据统计，国民生产总值的60%来源于中小企业，这就说明中小企业是国民经济中的重要组成部分，在国民经济来源中起着非常重要的作用。但是，随着社会经济的不断发展与进步，中小企业面临的竞争也将日趋激烈。中小企业在激烈的竞争中要取得优势并占据重要的地位，关键的并非业绩，而是其管理水平。

如何提高中小企业的管理水平，这将成为中小企业管理者所关心的核心问题。在信息时代，现代企业管理决策最主要的依据是各种信息，在中小企业经营决策依靠的信息中有90%来源于企业的会计信息。传统的手工会计或是落后的会计信息系统，无法满足中小企业管理决策的需要。中小企业管理者需要利用现代先进的信息技术，借助于先进的管理方法，不断优化现有的会计信息系统，才能不断提升中小企业的竞争能力和经济效益，使中小企业在竞争中立于不败之地。因此，中小企业管理者需要得到及时准确的会计信息，有效为企业决策及管理服务，将先进的会计信息系统融入到企业的日常管理工作之中，是中小企业管理者急需解决的问题。一个适合中小企业需要的会计信息系统将是中小企业管理必不可缺少的重要部分，能促使其各方面管理者更好地规划和管理好企业的信息流、资金流和物流等，提升企业管理水平，加强企业的竞争力。

国外关于会计信息系统的研究方向主要在于智能化的发展，其会计信息系统的核心部分主要是关系型数据库，这种数据库的使用使会计信息系统更加专业化、信息化和智能化。因此，会计信息系统的优化问题主要在于数据库系统的优化。

我国的会计信息系统经过30多年的发展，从个别试点到慢慢的普及和现在的普遍应用发展阶段，会计信息系统已广泛应用于各大、中、小型企业。随着信息技术的不断发展，会计信息系统的开发模式也在不断提升，B/S的三层模式已经成为了会计信息系统的主流。国内关于关系型数据库在财务管理系统中的应用主要是初略地介绍了会计信息系统中所涉及的数据库的说明，对于其中应用到的数据库设计等描述很少，对于其中数据库迁移、数据库设计和数据库的优化等更是很少详细地说明。

二、中小企业会计信息系统运用的现状

在对中小企业会计信息系统优化设计前，首先对广东珠三角地区的中小企业进行了初步调研，以便更好地了解中小企业会计信息系统的现状及对会计信息系统的需求；然后对用友、金蝶等软件公司进行了调研，了解会计信息系统的基本功能及结构，为其系统优化设计打下基础。

通过对中小企业的调研情况可知，目前大部分中小企业已使用了会计信息系统，但只是对会计信息系统进行简单运用，其会计信息系统的作用主要是用计算机替代手工记账的过程，还没有完全解决会计信息化问题，未能很好地发挥会计信息系统应有的功能。还有少数中小企业使用手工会计操作，工作效率较低。原因当然是多方面的，主要原因是中小企业受自身条件的限制，在会计信息技术运用过程中，其人才、技术、资金等方面相对落后，尤其是企业领导者对会计信息系统的建立与使用未引起高度重视，没有在会计信息系统的建设上投入资金，只有简单的几台计算机，只是用于一些如工资核算、账务处理、材料核算等，未能利用信息技术的优势来提高企业的运作效率。同时，中小企业领导者也没有引进会计信息化人才，会计人员不能较好地对会计信息系统需求提出合理化需求，导致会计信息系统不能跟上社会发展的步伐。中小企业应结合其自身的特点与实际情况，寻求自身的发展之路，建立完善有效的会计信息系统。

通过对用友、金蝶等软件公司的调研情况可知，企业一般使用的会计信息系统的物理结构有单机分散结构、联机多用户结构和网络结构。会计信息系统的物理结构一般受系统的目标、功能、数据量及系统数据的处理方式的影响。由于中小企业相对于大型企业来说，规模较小，业务量相对较小，因此，目前大多数已使用会计信息系统的中小企业一般采用单机分散系统，也就是单机单用户结构。所谓单机分散系统是指整个系统只配置一台或者几台计算机，为了单独运行一种功能模块或多个功能模块，每台计算机系统中安装有会计信息系统的某一个或者某一部分功能模块。所有的功能模块是互不联系的，其财务信息只能通过传统的输入方式来实现数据交换。其优点是系统之间相互独立，数据安全性好，系统稳定，成本低，系统安装调试比较方便简单。其缺点是数据共享性差，整体工作效率较低。因此，为了提高中小企业的运作效率，较好地实现资金流、信息流和物流的统一，有必要在现有的会计信息系统基础上进行优化，更好地为中小企业服务。

三、中小企业会计信息系统优化分析

对中小企业会计信息系统进行优化设计之前，先要对整个系统进行总体规划，总体规划主要包括系统优化分析与系统优化设计两个重要的方面。其中，系统优化分析是指对系统进行什么样的优化，其主要任务是根据调研情况，结合中小企业和软件公司的实际情况，对系统优化提出需求。系统优化设计是指对系统如何优化，其主要任务是以系统优化分析结果为基础，从中小企业需求出发，对系统中的相关技术手段进行优化设计。本文将主要针对中小企业会计信息系统进行优化分析。主要包括系统功能需求分析、功能模块分析、系统流程分析、系统安全分析四个方面。

（一）系统功能需求分析

中小企业会计信息系统需主要实现以下的基本功能：

1.用户登陆功能。在会计信息系统中，由系统管理员根据中小企业管理的需要，对企业中不同层次的操作人员，设置相应的权限，并设置初始密码。用户根据需要修改密码后即可登录系统。为了安全起见，在设置密码与权限中，需强制修改初始密码，否则无法登录系统。

2.导入功能。会计信息系统可以根据不同的行业需求导入到相应的会计科目，同时也可以导入账套等数据。为了减少工作量，提高工作效率，系统还可以实现批量导入或修改功能。同时，在导入过程中，对于不符合要求的数据有报错功能，系统拒绝接受。这就要求系统优化过程中，预置不同行业的会计科目。

3.记录查询功能。要求会计信息系统将用户的所有操作都已进行了相应的记录并提供用户的查询功能。用户通过查询，既可以了解企业所有历史财务数据，又可以根据不同的查询条件查询到所需的账簿及报表文件。

4.报表功能。会计信息系统将根据用户的不同需求，既可以自动使用模板自动生成报表，也可以自定義报表。

5.打印功能。会计信息系统将根据用户的需求提供相应的打印功能。

6.数据备份与恢复功能。系统可根据用户的需求，提供数据进行备份和恢复功能。

（二）功能模块分析

中小企业的会计信息系统功能模块应当由会计核算系统、财务管理系统和财务决策支持系统组成，如图1所示。其中会计核算系统是基本会计业务操作层，主要是以账务处理为核心，为管理和决策提供信息；财务管理系统是企业管理控制层，主要使用会计信息，进行财务分析、资金使用分析等；财务决策支持系统是计划决策层，主要通过建立资源数据库和企业决策模型，利用会计数据，帮助管理者进行量化分析和论证，对企业的生产经营活动做出计划与科学合理的决策。

1.会计核算系统中小企业会计核算系统的主要功能模块包括：系统管理、账务处理、报表处理、往来核算、进销存核算、工资核算、固定资产核算等模块。各模块又可有某些下级的功能模块，形成一个完整的功能模块体系，如图2所示。

2.财务管理系统。财务管理系统的功能包括资金管理、成本管理和利润管理。如图3所示。

3.财务决策支持系统。包括投资决策、筹资决策和财务计划。如图4所示。

（三）系统流程分析

在中小企业会计信息系统中，系统的流程分析主要包括业务流程、数据流程。

1.系统的业务流程。会计信息系统的业务流程主要包括系统处理环节中的各种信息来源、处理方法、信息提供、信息流向等内容。本系统的业务流程如图5所示。

2.系统的数据流程。系统的数据流程是指财务数据在整个系统中的传递流程情况，即财务数据在系统中的输入、传递、处理等流程，如图6所示。

3.安全分析。作为中小企业会计信息系统，企业内部重要的财务信息是不能对外泄露的。为了避免这种情况，在系统优化设计中，必须考虑系统的数据安全性。影响会计信息系统的因素有硬件、软件、网络及人员等方面，因此其安全管理可以从如下方面进行设计，包括用户管理、操作系统、数据库管理系统、网络安全等。

（1）用户管理。由系统管理员为进入到系统的操作人员分配账号、初始密码及操作权限，然后操作人员首次登录时需修改密码。为防止密码被盗，要求密码设置时必须包含大小写字母与数字。

（2）操作系统。对于操作系统的安全要求，主要通过如下途径进行：由专人进行系统维护；设置与控制版本发布员的权限；安装防病毒软件。

（3）数据库管理系统。为防止数据库管理系统中的数据遭到有意或无意的破坏，需从如下几方面加强防范：由专人进行数据库系统的管理；系统升级与维护人员、系统操作人员进行职责分离。

4.网络安全。为了防止本地网络信息的非法访问、存取，防止病毒、黑客的攻击，需加强局域网的安全管理。

四、结论

随着经济的高速发展，社会的不断进步，中小企业在社会经济中的地位越来越重要，同时也加快了中小企业之间的竞争。中小企业要在竞争中处于优势，需要企业内部及时获取有价值的信息和数据，并对其做出快速反应，只有这样才能在行业中取得主动权，在竞争中取胜。传统的会计信息系统的流程已经难以满足中小企业复杂多样的资金流，难以改变企业的业务流程等。这就要求中小企业不断改善企业的经营管理，加快企业信息化建设的步伐，优化现有的会计信息系统。

通过对中小企业进行调研，可以了解到中小企业会计信息系统的使用情况，然后对相关软件公司进行调研，了解目前会计信息系统的开发和使用情况，从软件开发者的角度对会计信息系统提出需求。在此基础上，根据中小企业的特点对会计信息系统进行需求分析、功能模块分析、流程分析及安全分析，为会计信息系统的优化设计打下基础。通过对中小企业会计信息系统的优化，可以促使中小企业加快会计信息化建设步伐，加大资金投入，引入优秀会计人才，为企业管理者的决策提供服务，从而及时改善企业经营管理，提高企业经济效率。

参考文献：

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作者简介：

贺雪荣，女，硕士，广东白云学院经济与管理实验教学中心主任，副教授；主要研究方向：会计信息系统。