计算机技术在办公自动化中的应用研究

张芳

摘 要计算机技术在处理办公室事务中体现出了较高的效率，因此很多传统的办公方式被办公自动化所取代。因此，本文简要总结了计算机技术在办公自动化中应用的意义，进而提出了如何更好地促进计算机技术在办公自动化中的应用策略。

【关键词】计算机；办公自动化；计算机技术

计算机技术对于办公效率的提高是不可否认的，尤其是在各种高新技术不断发展的今天，计算机技术能够帮助企业提高办公效率，有效地提高企业的核心竞争力。所以，本文通过对计算机技术与办公自动化的关系进行论述，进而能够为现代企业促进办公效率的提高提供良好的参考。

1 计算机技术对办公自动化的促进作用

随着计算机技术的不断发展，在办公过程中的应用更加广泛，其对办公自动化的促进作用主要体现在以下几个方面：

1.1 进一步扩大办公区域

计算机技术对于办公区域能够起到扩大作用，这一扩大作用的含义主要包括两个方面：第一，利用计算机技术，能够有效地减少部分办公设备的体积，从而能够更好地节约办公区域的面积，使得人们能够拥有更大范围的办公区域，优化办公环境，能够进一步提高办公效率；第二，目前，很多企业在扩大规模的过程中，会将办公区域设置在不同的城市中。而计算机技术能够通过网络平台，将不同办公区域的人们联系起来，利用计算机技术对相关的办公事务进行自动化的管理，从而能够帮助企业更好地扩大办公区域。

1.2 帮助企业提高办公效率，降低办公成本。

在传统的办公室工作中，需要人们进行大量的重复性的工作，从而导致工作效率比较低。而且复杂的工作，需要较多的人力参与，同时也提高了公司的办公成本。计算机技术的主要作用能够更好地提高办公效率，降低办公成本，主要体现在以下几个方面：第一，利用计算机技术，能够将复杂的工作以自动化程序的方式，更好地代替人工的处理，可以有效地提高办公效率；第二，办公效率的提高，使得传统的工作可以利用更少的人力解决，可以有效地帮助企业降低办公成本，能够更好地节约企业的开支，从而有效地促进企业效益的增加；第三，计算机技术在企业中的应用，可以使得很多材料以电子版的形式进行分享，避免了纸质版材料的提交和审核，从而能够有效地节约打印和纸张资源；同时，电子版可以快速地进行分享，纸质版还需要进行打印和签字审批等等，能够有效地提高企业的管理效率。

2 促进计算机技术在办公自动化中的应用策略

根据以上的分析和论述可知，目前计算机技术在推动办公自动化方面有着重要的作用，可以帮助企业扩大办公范围，能够有效地提高办公效率，更好地节约人力成本。所以，需要更好地促进计算机技术在办公自动化中的应用，为此可以参考以下几个方面：

2.1 企业需要为计算机技术的应用提供条件

根据上文的论述，可以清晰地了解到计算机技术在推动企业办公效率提高过程中的重要作用，因此为了更好地促进计算机技术在企业办公自动化中的应用，需要为其提供完善的条件：第一，需要为计算机技术的应用提供硬件条件，例如：在企业的办公区为员工配置计算机终端，同时还需要建立相关的网络设施，使得员工可以通过网络更好地进行办公；第二，对计算机技术的应用提供软件支持，目前市面上存在多种办公自动化软件，所以在对计算机技术的应用提供软件支持的过程中，需要对这些办公软件进行挑选，选择适合企业需求的软件，从而能够使得员工在使用过程中更加得心应手；第三，计算机技术是一项复杂的技术，因此需要对相关的使用人员进行培训，从而能够使得他们更好地掌握计算机技术和相关办公软件的使用，能够进一步提高办公效率，促进办公自动化进程的发展。

2.2 促进文档管理的自动化

很多企业在进行办公的过程中会形成很多文档，这些文档需要进行分门别类的管理。因此，有效地促进文档管理的自动化是办公自动化的重要内容，所以可以利用计算机技术，促使文档管理形成自动化的过程。为此可以参考以下几点：第一，办公人员可以利用网络和计算机终端的操作，对相关的文档进行归纳和整理，同时计算机终端可以记录办公人员的操作时间和操作类型等等，从而可以更好地文档整理中的问题进行追溯；第二，对于一些需要定期整理的文档，可以利用计算机设置定时任务，能够对符合规则的文档进行定期整理，从而有效地节约人力资源；第三，办公过程中产生的文档一般都非常重要，而且很多文档都是保密的。因此，需要对部分文档进行备份，虽然计算机技术能够有效地促进文档管理的自动化，但是如果在计算机遇到问题时，很可能会丢失掉部分文档。因此，需要对文档进行定期的备份，对于文档恢复和找回提供条件。

2.3 对办公自动化流程进行监督

计算机技术不仅仅可以促进办公的自动化，而且还可以对整个自动化的进程进行监督，从而能够有效地分析办公自动化的整个流程，促进流程向着更加合理的方向进行改革。对办公自动化流程进行监督，可以参考以下几个方面：第一，可以建立员工工作的信息平台，员工需要登录信息平台然后进行相关的操作，这些操作都可以被记录下来，可以通过分析员工的操作记录对办公自动化流程进行监督；第二，可以对办公自动化各个环节的内容进行记录，从而分析出有待完善的部分，然后通过合并处理、自动化推送等方式，有效地降低相关人员的工作量，从而能够真正地实现办公环节的自动化，有效地促进计算机技术在办公自动化中的应用和发展；第三，利用计算机技术对办公自动化流程进行分析，能够有效地改善资源不合理分配的情况，进一步促进资源的优化配置，可以更好地提高企业办公效率，降低企业的整体运营成本。

3 小结

随着计算机技术的不断发展，对于办公自动化的进程有着越来越好的促进作用。因此，必须要更好地将计算机技術应用于办公自动化的进程中，帮助企业更好地处理相关的事务。同时，也需要不断提高办公人员的计算机素质，使其能够更好地利用现代化的计算机工具，更好地进行相关的研究，能够使得计算机技术更好地应用到企业办公自动化的流程中。

参考文献

[1]卞丽情.计算机技术在办公自动化中的应用方法探讨[J].科技创新与应用，2015（23）：112-112.

[2]陈长全.关于办公自动化中计算机技术应用研究[J].科技与企业，2015（04）.

作者单位

湖南信息职业技术学院 湖南省长沙市 410000