浅议规范电子文件档案管理

[摘 要]电子文件具有真实性、完整性和有效性。电子文件的归档，是指将具有参考价值和利用价值并作为档案保存的电子文件。现如今，办公自动化正在进一步扩展和不断地深化，电子文件档案的管理越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，兼于此，全方面规范和处理好电子文件档案的管理工作，就显得及其重要。

[关键词]电子文件档案管理；重要性；方法

建立健全电子文件档案管理机制，是档案部门和档案工作者一项责无旁贷的任务。管理好电子文件档案关系到国家和社会历史记忆的长期保存，极具重要意义。面对电子文件档案的大量形成，研究和规范电子文件档案的管理、利用和电子文件长久保存，这就需要创新工作思路，适应当今信息时代，把电子文件档案管理工作做得更好。

一、归档方法

1.保证电子档案的质量。明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等。

2.保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

3.在内容、相关说明及描述上保持一致。此方法用于归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时。

4.适时生成纸质文件等硬拷贝。具有保存价值的电子文件进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

二、收集、积累方法

1. 及时按照要求制作电子文件备份。

2. 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

3. 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

4. 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

5. 电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

三、电子文件的整理

1. 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

2. 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

3. 归档电子文件应填写登记表。

四、电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。v1. 检验。档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。

2.检验项目。 载体有划痕，是否清洁，有无病毒。核实电子档案的完整性和有效性审核手续。 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。将检验结果填入电子档案人库登记表。检验有不合格的，应退回形成单位，重新制作。

3.移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章，一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。

4.保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件： 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。环境温度选定范围： 14℃— 24℃；相对湿度选定范围：45%—60%。存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

5.存效性保证。每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。定期检验结果应填入电子档案管理登记表。

6.利用。电子档案的封存载体不得外借。利用时使用拷贝件，利用时要遵守保密规定。利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

7.电子档案的销毁鉴定。电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除，属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

8. 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

五、电子文件档案管理的重要性

档案工作者应做到对于流动不定的电子文件，掌握它的来龙去脉，证实它的真实可靠，告诉利用者如何在铺天盖地的信息中淘出知识的真金。只有这样，档案职业的地位和档案工作者的作用才会获得应有的社会认可。同时，要结合工作实际需要和未来发展趋势，培养电子文件档案化管理人才，注意招聘一支有档案管理知识，有档案管理专业技术、技能的人才充实干部档案管理队伍，以提高档案工作人员的整体业务水平素质。

确保电子文件档案安全保管，以便开展正常工作。根据有关要求，对文件进行数字化加工、著录、确定阅读范围并上传给审核员进行审核。文件审核员一般由本单位分管領导或办公室主任、秘书科长担任，对文件报送员上报的文件进行审核把关，

在强化电子文档工作的领导素质方面，要明确分管领导，确定文件报送员和审核员，由他们具体负责本单位电子文件档案的审核和报送，做好本单位电子文件档案的管理、维护等日常工作。