网络环境下高校民生档案整合与利用策略探究

闭线林

（右江民族医学院 百色 533099）

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网络环境下高校民生档案整合与利用策略探究

闭线林

（右江民族医学院 百色 533099）

高校民生档案整合与利用在新时期高校发展过程中起重要作用。网络环境下，高校民生档案整合与利用面临着新契机，需要高校档案管理人员注重构建更加人性化及便捷化的档案管理机制。

网络环境 高校 民生档案 整合利用 策略

在倡导以人为本理念的时代背景下，民生问题及群众利益成为各方关注的焦点。民生档案记录及整理的内容与社会公众切身利益紧密关联，是民生建设的重要一环。在我国高校档案中，民生档案所占的比重较大，其中牵涉到师生的人事管理、职称待遇评定、合同管理、科研项目、学生学籍等方方面面的内容，需要对其进行必要的整合及利用，以此保障高校各项工作有序推进。

一、高校民生档案基本概述

1.高校民生档案基本内容。高校民生档案在内容上较为广泛，既涉及教师的基本档案内容，如人事档案、教学档案等，又包括了高校的招生档案、名师档案及就业档案等，此外，学生的学历、学籍档案也在民生档案的范畴之内。由此可见，高校民生档案与师生、院校的利益牵连甚广，是高校管理工作的重要环节之一。

2.高校民生档案基本特点。从整体上看，高校民生档案具备了社会性、多样性及广泛性等基本特征。这是由高校民生档案的服务对象及目的所决定的，社会性主要体现在高校民生档案是高校教职人员用于办理各类保险及最后办理退休手续的重要资料凭证；多样性及广泛性体现在高校民生档案还可以用于学生的学籍及学历核实等方面，而涉及一些房屋产权问题时，高校民生档案中的房产档案可以提供参考及辅助[1]47。

3.高校民生档案的重要性。

（1）构建和谐校园的重要保障。从高校民生档案的内容及特点上看，高校民生档案涉及高校教师及学生的切身利益，而通过建立、整合及利用高校民生档案，可以最大限度地保障高校教师与学生的切身利益。在师生利益出现摩擦时，可以借助于高校民生档案对相关矛盾及摩擦进行化解，从而有助于高校校园的和谐构建。

（2）助力社会经济发展进步。高校民生档案在社会信息资源构成中占据重要地位，作为一种信息资源存在时，高校民生档案可以助力社会经济的发展进步，这主要是由于高校民生档案中包含有众多的科研攻关项目内容。高校教师所从事的科研项目及内容，无疑会为社会经济的发展提供较高的利用价值。

（3）提高高校教学及管理水平。一方面，高校民生档案可以为高校教师及学生的利益诉求及摩擦提供充足的参考依据。教师在人事关系确认、工资及工龄核定、房屋借贷及产权归属、职称评定等环节；学生在学历及学籍鉴定、结业、就业及外出留学等环节，都可以借助高校民生档案寻求利益保障。另一方面，高校民生档案中的教学档案是提升高校教学质量及管理水平的主要依据。

二、高校民生档案整合与利用现状分析

从现阶段高校民生档案管理情况看，高校民生档案在整合与利用环节呈现出以下问题及不足。

1.高校民生档案管理由高校多个职能部门交叉管理，使高校民生档案管理显现出细碎化及片段化的管理弊端。如出现职能部门间沟通渠道受阻，极易导致高校民生档案管理收效甚微。

2.高校民生档案整合及利用的运行机制不健全，整合及利用率不高。高校民生档案在管理流程及制度保障建设上较为滞后，在民生档案的查阅及利用上，由于没有建立高校民生档案整合利用的统一标准，容易出现手续办理过于繁杂等问题，制约了高校民生档案的整合及利用效率。

3.高校民生档案整合及利用环节信息化水平有所欠缺。高校民生档案内容及数量众多，要达到查阅及利用的高效化及便捷化，需及时跟进高校民生档案的信息化建设。但在这一环节，高校民生档案管理的信息化标准与高校数字化校园建设之间匹配度不强。高校校园的数字化建设开展较为迅速，但涉及民生档案管理的信息化建设时，没有与高校信息化办公系统实现标准及格式上的对接，导致档案信息与高校办公系统在数据的转换及归档上无法统一衔接。此外，在高校民生档案的利用中，也没有对档案数据信息的收集、操作及应用制定规范化的操作流程，导致高校民生档案利用率较低[2]106。

三、网络环境下高校民生档案整合与利用策略探究

现阶段，随着信息技术的不断发展，在数字化校园建设及“物联网”技术的辅助下，高校管理工作迎来了网络化及信息化的新契机，在此背景下，高校民生档案整合及利用应注重转变思路，创新管理手段及方法，通过建立完善的高校民生档案信息化管理机制，逐步提升高校民生档案的整合及利用水平。

1.高校民生档案在整合环节的相关策略。高校民生档案在高校管理工作中的重要性无须赘述，随着高校体制改革的深入，高校民生档案管理在发展目标上逐步向档案信息的共享化方向发展，这也是高校民生档案管理工作的未来发展趋势。针对高校民生档案在整合环节存在的不足，要实现对高校民生档案的集中管理，需要借助于网络信息技术来对各类档案资源进行归类及整合，通过建立高校档案的信息共享机制，提高档案的整合效率。

（1）高校民生档案整合要确定明确的思路及方向。在高校民生档案整合思路上，要在对高校民生档案资源的分布情况及类型数量加以把握的基础上，划分出高校民生档案的归档范围，做好高校民生档案的入馆储存工作。针对高校民生档案的馆藏资源，要加快馆藏资源信息化及数字化建设，通过对民生档案进行主题分类，针对性地开展整理及服务工作。针对高校民生档案利用率较高的馆外资源，如无法第一时间入馆，可以通过目录移交、电子文档入库等方式加以归档[3]70。

（2）高校民生档案整合要主抓重点。在这一点上，主要应侧重对高校民生档案进行主题信息数据库的构建，围绕高校民生档案中的人事档案、学籍档案、教学档案、科研档案及医保社保档案等，进行各个主题档案类型的数据库建设。在建设数据库时，要对信息数据的格式，标准等加以统一，从而达到高校民生档案数据信息的无缝衔接及转换。

（3）及时跟进高校各部门的信息数据平台建设，围绕高校档案管理部门，统一及规范信息数据的标准及格式。在高校民生档案的整合中，高校要立足于档案管理部门的管理需求，借助于网络信息技术中的数据复制、数据接口及数据聚集等技术，提高高校各部门信息数据平台与高校档案管理部门信息数据库之间的兼容性和匹配性，通过统一化的数据信息平台，来最终达到高校民生档案的共享。

2.高校民生档案在利用环节的相关策略。高校民生档案整合的目的在于利用，高校民生档案在整合后的利用环节，应紧跟时代发展变化趋势，在利用及服务上变被动为主动，由封闭到开放[4]57。原有高校民生档案上门查阅的方式要进行改变，借助于现代信息技术手段及网络平台，高校民生档案可以在利用环节通过网站、软件、服务终端的介入，拓展高校民生档案的利用范围，丰富高校民生档案的服务方式。

（1）通过网络技术，推行高校民生档案的一站式服务。在高校民生档案的利用上，网络媒介条件下，各高校可以通过建立高校民生档案的专题网站的方式，使师生能够在网站中享受档案的查阅、索取、传递及归档等服务内容，从而提高高校民生档案的利用效率。在高校民生档案的专题网站中，应对馆藏档案资源的种类、网站导航服务项目类别、民生档案的目录索引、用户沟通及反馈板块等加以标示，使利用者明确高校档案的开放层次、查阅及检索范围、使用权限等，从而提高高校民生档案在网络平台的查阅、检索、借阅、咨询等方面的效率。

（2）针对高校民生档案利用，提供档案专题服务及个性化服务。高校民生档案在利用需求上，教师与学生群体之间存在一定的需求差异，根据教师与学生的档案需求特点及规律，高校可以采用档案专题服务及个性化服务的方式，进一步优化及提升高校民生档案的利用率。在进行档案专题服务时，应对档案进行整合及组织，确保档案的内容无遗漏，使教师及学生能够最快地利用档案解决其实际问题。而在个性化服务环节，高校可以综合采用个性化定制、个性化推送、个性化决策等服务方式，多方位满足师生基于高校民生档案的利用需求。

（3）做好高校民生档案的咨询服务，提高高校民生档案的利用精准度。高校师生在需要利用民生档案来解决其相关需求时，对不同的档案类型往往认知不准确，造成利用环节的时间成本及服务成本的浪费。针对这一情况，高校民生档案管理部门可以通过网络通信技术，如电话热线、电邮、论坛、QQ、微信、短信等，结合实体的咨询服务台，开展教师与学生的档案咨询服务，通过档案管理人员与师生进行线上线下的交流，对其档案使用方向加以明确，指导其进行相应类型的档案索取及利用，从而能够在提高高校民生档案利用率的基础上，节省档案服务及传递的成本。

[1]陈传华.高校民生档案资源利用体系建设[J].浙江档案,2011（12）.

[2]娄翠英.浅析高校民生档案信息资源整合的途径[J].时代教育, 2015（18）.

[3]石剑文.高校民生档案的数字化管理[J].城建档案,2014（7）.

[4]叶文玲.高校民生档案资源整合探析[J].云南档案,2014（6）.

G273.5

A

2016-10-29

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.14

广西高校科学技术研究项目（桂教科研[2015]2号，ky2015yb227）。

闭线林，右江民族医学院人事档案室副研究馆员，研究方向为高校档案管理研究与实践。