全州社区档案管理工作调研报告

延边朝鲜族自治州档案局（馆）调研组

全州社区档案管理工作调研报告

延边朝鲜族自治州档案局（馆）调研组

为深入贯彻落实《城市社区档案管理办法》（国家档案局、民政部第11号令），进一步推进全州社区档案管理工作，州档案局组成调研组，通过州县（市）联动、听取汇报、现场查看和座谈讨论等方式，围绕社区总体概况、社区档案工作在社区总体工作中的摆位和组织推进情况，以及社区档案收集整理、保管利用、信息化、业务监督指导等方面进行了专题调研。

一、社区档案工作基本情况

全州8县（市）共有34个街道，1个社区管理委员会，157个社区。社区主要承担民政、计生、卫生、残联、司法、劳动保障、妇联、老关协等与群众生活密切相关的工作职能。在推进社区各项工作过程中，形成了大量具有保存价值的文件材料，也就形成了社区档案，即城市社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织（以下简称社区各类组织）和居民在社区建设中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

全州社区档案建档工作，是依据吉林省民政厅、吉林省档案局联合印发《吉林省城市社区档案管理暂行规定》，于2003年启动实施。州档案局将其作为一项重要工作，专题研究贯彻落实方案，协调州民政局联合印发了《关于加强社区档案管理工作的意见》，在全州积极开展社区档案建档工作。同时，以延吉市新兴街道民安社区为社区档案建档试点，通过社区档案工作现场会的形式，以点带面，有力推进了全州社区档案建档工作。截止到2004年年底，全州各个社区建档工作基本完成，社区档案工作逐渐步入了规范化、标准化轨道。

从2005年开始，各县（市）档案局（馆）以全面巩固社区档案工作阶段性成果和进一步提升其管理水平为目标，将其摆在机关、企事业单位档案工作同等位置，加强组织领导，密切同民政、街道、社区的联系，形成工作合力；强化业务培训，提升档案人员素质；主动提供业务指导，采取集中立卷等方式，保证了全州社区档案工作健康有序发展。

2015年，国家档案局、民政部《城市社区档案管理办法》出台后，全州各级档案部门、街道和社区都非常重视，及时组织相关人员认真学习。通过学习，社区档案管理人员在原有收集基础上，能够将换届档案和推进工作类等档案，放在一个重要位置进行收集整理。《城市社区档案管理办法》进一步推动了全州社区档案工作，社区档案的收集力度不断加大，归档材料日趋齐全，管理工作进一步规范。社区档案管理为社区工作的顺利开展提供了有力保障。

二、社区档案工作存在的主要问题及原因

一是档案收集整理工作不规范。社区业务窗口各自收集、整理、保管分管口形成的档案，多数社区既没有安排专人负责，也没有形成专门的档案管理制度，为档案集中统一管理埋下了隐患。二是档案管理人员变动频繁。导致档案工作无法有固定的人员去做，直接影响档案工作各环节的连续性和规范化。三是档案工作资金保障不充裕。制约了档案安全保管、数字化等项工作的开展，严重影响档案工作适应新形势、新变化、新发展的步伐。四是档案装具用具不统一。不利于社区档案的存放管理，档案的安全保管存在极大隐患。五是档案培训工作延伸不到位。多数社区档案工作人员未能接受档案业务知识培训，对档案业务掌握不够，既不熟悉《城市社区档案管理办法》，又不熟悉档案工作的业务流程，造成档案收集、整理、保管、利用不规范。

社区档案工作存在问题的原因是多方面的，综合起来主要有以下几个方面：一是责任意识较弱。部分社区领导没有真正认识到档案工作的重要性，没有把档案工作列入重要议事日程和岗位目标责任制，加之社区工作千头万绪，人员少、任务重、压力大，造成档案工作“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”的尴尬局面。二是人员配备缺少硬机制。目前看，全州社区档案管理人员绝大多数是兼职，加之档案行政管理部门缺乏经常性培训和指导，对社区档案人员配备缺乏有效、规范性要求，导致社区档案工作队伍不稳。三是经费保障缺预算。社区档案工作的正常开展，需要一定的资金投入。特别是档案工作向电子化、数字化方向迈进的现阶段，更需要一定的资金支持。但从目前情况看，各级财政预算安排的社区办公经费普遍不足，无法安排档案工作专项经费，直接影响了社区档案工作的正常开展。四是部门重视程度不够。尽管近几年民政、档案、街道等相关部门都为社区档案工作做出了各自的努力，但由于编制、财力等方面限制，各部门在忙于自身业务的同时，很难向社区档案工作倾斜更多的力量。

三、加强社区档案工作的几点建议、

社区档案工作是社区发展的一项重要基础性工作，已成为社区建设的重要组成部分，社区档案工作水平将直接影响社区建设的整体水平。社区和各相关部门要充分认识加强社区档案工作的重要性和紧迫性，本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，提高认识，增强责任感，切实抓好社区档案工作，更好地为社区全面健康发展服务。

第一，加强领导，纳入日程。街道、社区要充分认识档案工作的重要性，依法将档案工作列入重要议事日程，并在人、财、物等方面给予档案工作充分的保障，确保社区档案工作正常开展。一是要建立档案工作协调机制。街道、社区要建立与民政、社保、司法等各入驻部门的档案工作协调机制，明确各部门派出机构工作人员的档案工作职责，定期分析和解决问题，推动档案工作顺利开展。二是要明确档案工作人员。按照《档案法》、《城市社区档案管理办法》等法规要求，社区档案要实行集中统一管理，选派素质高、责任心强，相对稳定的正式职工负责档案管理工作。如社区因工作人员太紧张无法安排档案人员，政府要从档案事业发展大局着想统一给每个社区配备一名档案协理员，以满足档案工作的需要。三是要合理设置档案库房。档案是不可再生的重要信息资源。按照相关规定，各社区都要想方设法设置大小适中且能够满足工作需要的档案库房，购置档案柜，落实档案管理“八防”措施，以确保档案实体的安全。四是要及时解决档案工作经费。按照《城市社区档案管理办法》的规定，社区档案工作经费应从社区办公经费中列支。各社区在安排办公经费时，一定要保证档案工作必要的经费，以满足档案工作正常开支。有条件的社区还应给档案工作人员配备计算机，购买档案管理软件，建立目录及全文数据库和电子查询系统，开展社区档案信息化工作，促进社区档案管理现代化。

第二，加强宣传，增强意识。开展社区档案工作要坚持从提高社区干部的思想意识入手，开展形式多样、广泛持久的档案普法教育活动，大力宣传《档案法》、《城市社区档案管理办法》等档案法律法规规范，增强社区工作人员对档案及其法律法规的认知意识，使社区领导和工作人员充分认识社区档案在社区建设中的重要意义，以及社区档案在社区发展中的重要地位和作用。要取得社区工作人员对档案工作的支持，并为社区居民提供多种形式的现行文件和档案信息服务，使人民群众了解档案，支持档案工作，能够利用档案解决工作生活中遇到的问题，营造人人关心支持档案工作的良好氛围。要充分利用档案工作平台，增强社区各项政策的透明度，维护广大居民的合法权益。

第三，加强培训，提高素质。开展社区档案工作，发挥档案作用，关键在于提高社区档案人员的业务素质。针对社区档案管理人员存在层次复杂、受教育程度和能力参差不齐等实际问题。县（市）档案局（馆）要有计划、有步骤地对社区专、兼职档案人员进行业务培训，提高其档案工作能力，增强事业心、责任感，完成档案管理工作；要加强业务指导力量，深入社区，发现问题，及时解决，尤其要指导在社区服务大厅各业务部门（如民政、社保、司法等）的档案人员及时收集、分类、整理和归档，以确保社区档案的完整性和准确性。

第四，加强指导，提升水平。档案行政管理部门要加强与街道、社区的联系、沟通与协调，齐抓共管，形成合力，共同提升社区档案管理整体水平。一要协助社区建立健全档案管理各项规章制度，依法管理档案；二要指导社区档案的收集、整理、保管，做到统一规范，符合标准；三要督促社区档案工作人员注重各种文件材料收集的齐全完整，确保档案的依据和参考作用；四要积极推进档案管理现代化建设，改革传统的档案整理和管理方式，进一步实现社区档案管理的科学化、规范化；五要对社区建档情况进行定期检查，针对问题，及时改进，促进社区档案工作健康、稳步发展。

第五，服务为本，突出特色。要找准档案工作为社区建设服务的结合点和切入点，构建新形势下档案服务社会新体系，切实突出为社区管理工作服务和为社区居民服务这两个着力点。只有这样，社区档案工作才能得到认可和快速发展。在开展社区档案工作中要注重突出社区特色，深入调查研究，对有关本社区范围内的民俗风情、名胜古迹、社区面貌变迁的档案，发生过的重要事件、重大活动的档案，出现过的著名人物、新鲜事物的档案等，要加大收集、整理、归档力度，以提高社区档案的含“金”量，强化利用效果。要着重抓好下岗职工、特困家庭、孤寡老人、残疾人、居民健康、社区名人等档案。要根据各社区自身特点，多提供居民最需要的社区信息服务。

课题负责人：秦洪叶

课题组成员：李范俊、高威、王兆伟

执笔人：李范俊、高威