议对人事档案管理的认识

文/余秀洁 刘晓丽

议对人事档案管理的认识

文/余秀洁 刘晓丽

人事档案是记录个人自然情况、主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的真实材料。人事档案在个人求职、单位招聘、选拔晋级等方面发挥着重要的作用。因此，必须加强对人事档案管理的重视。

一、人事档案的特点

人事档案具有真实性、完整性、机密性和动态性等特点。其内容涉及个人功过等诸多方面记载，真实性是人事档案的基础和前提。一份完整的人事档案必须收存个人履历、自传、鉴定、政治面貌、奖励、处分、任免、工资等方面的材料。这些材料是个人向组织坦诚汇报的，也有些反映了一些重大的历史事件涉及党和国家机密的，管理人员必须严格保守秘密。人事档案的内容随着个人经历的延伸不断丰富和补充。这就要求人事档案管理人员应及时补充新材料，以保证档案的完整性。

二、人事档案管理现状

1.领导对人事档案管理工作重视不够。有些单位领导对人事档案管理工作的认识存在偏差，很多单位领导认为人事档案管理不是单位的主要业务，能做到不丢失、不泄密，又能保证外调、查档利用就可以。因此，单位的人事档案管理工作常常被忽视。在实际工作中，档案管理制度不健全，致使档案材料不能规范管理从而出现保存混乱、整理不及时等现象。

2.单位档案硬件设施不完善。有些单位因办公用房紧张，没有专用档案室；也有些单位虽设有档案室，但设备简陋，没有专用密码档案柜，出现档案存放随意，管理不规范、不标准现象。人事档案材料发潮、霉变、虫蛀的事情时有发生，对档案管理、利用产生了不利影响。

3.人事档案管理的信息化程度不高。在科学技术飞速发展的今天，计算机等电子产品得到了普遍应用，然而在人事档案管理方面，有些先进的技术手段还没有被充分利用，新的办公系统及应用软件还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事档案管理效率的提高。

4.档案管理人员素质不高。很多单位的档案管理工作由兼职人员来完成，业务知识水平有限，参加专业知识培训较少，工作方法陈旧，不能正确使用档案信息化系统，很难发挥先进设备的优势，严重影响了档案管理水平。

三、加强人事档案管理的对策

1.加强人事档案管理的制度建设。统一标准，规范管理，加强制度建设是提升人事档案管理水平的重要保证，也是衡量管理档案工作效率的重要尺度。建立规范、统一的管理制度应严格按照《档案法》和人事档案管理等方面的要求，制定符合实际情况的具体办法和措施，来规范档案管理的各项工作。一是人事档案管理应统一领导，分级负责，统一制度，组织协调指导和监督单位的人事档案管理工作。二是国家组织人事部门参与制定有关的人事档案管理方针、政策和制度，为人事档案行政管理机构开展人事档案管理工作创造条件，协助人事档案行政部门做好人事档案的管理工作。三是各级国家档案馆按统一的制度规定，设立区域性人事档案管理中心和行业性人事档案管理中心。

2.加强基础设施建设。在人事档案管理工作中，要重视软硬件设备的配备，加强基础设施建设，切实提高人事档案管理工作水平，充分运用先进技术对人事档案资源进行接收、整理、利用，发挥现代化技术手段帮助档案人员完成管理工作。配备数字化设备，运用专业的数字化软件和现代化技术实现全文存储、字符识别、自动编目检索、自动转化、上传下载、计算机辅助立卷以及档案自动标引的档案一体化管理。

3.培养人事档案管理人员。人事档案管理人员综合能力的高低将对档案管理工作的好坏产生直接影响。人事档案管理，对管理人员的思想意识、专业技能、职业素养及综合素质都有较高的要求。一是档案管理人员要具备专业的档案业务知识，掌握管理的基本技能、计算机操作技能，且需要拥有获取信息、判断信息、加工信息的能力。二是培养档案管理人员良好的职业道德，保持高度的责任感，严肃认真，以求提高效率，努力创造业绩，全心全意做好服务。三是提高管理人员信息化操作水平。这不仅要熟悉信息化工作的特征和档案资源的全程规范管理，而且要熟练运用网络安全知识和软件系统，保障档案管理的完整记录，确保档案信息的安全。

4.构建人事档案管理体系。构建面向社会、适应时代发展要求的人事档案管理体系，需要从人事档案管理机构与人事档案管理模式上进行重新思考，使人事档案管理服务工作不仅要满足组织、人事等部门的工作需要，还要不断满足社会对人事档案信息合理合法的利用需求。

（作者单位：吉林省水文地质调查所，公主岭市广播电视局）