电子档案管理存在的问题与对策

文/杨铭

电子档案管理存在的问题与对策

文/杨铭

虽然电子文件的出现和发展时间短，但暴露的问题较多，网络环境下电子档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁。电子档案的科学管理，已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。

一、当前电子档案管理存在的问题

1.领导对电子档案管理重视不够。一是缺少人员配备。例如，一个大型单位成立了，没有配备专业的电子档案管理工作人员，可以看出领导不够重视电子档案管理工作。如果没有专业人员对档案进行管理，就很难保证文件材料收集的完整和系统，就会导致整理编目时的不规范，增加利用工作的难度，查找起来很费时费事。二是档案室设置不合理。有些单位将档案室设置在最顶楼，无法保证档案的安全保管，隐患较多。还有档案室里没有齐全的档案设施，没有配置空调，不能保证室内的温度。

2.部分职工对档案管理工作不理解。部分职工不了解档案在一个单位中所起的作用。档案有着凭证和提供信息的作用。部分职工向管理人员借用档案资料，在需要他们签字办理借阅手续时，表现得非常不情愿，认为都是一个单位的职工，不用签字。从这些现象中，可以看出部分人员是不了解档案的重要性的，从而也淡化了自己所承担的责任。还有的职工将一些重要的文件随便放置，等到要用时才到处去翻找，有时就会有找不到的情况，这样就会使一些重要的档案或文件资料遗失。

3.电子档案管理风险大。由于电子档案管理涉及到网络信息，受到外界的干扰多，常常会有风险存在，做得不够好、不够保密，档案资料就可能外泄或损失等。

二、当前电子档案管理的对策

1.领导要高度重视电子档案管理工作。单位领导要关注电子档案管理工作，要将此项工作纳入单位管理的重要范畴。在人员配置上，一定要配备专人进行管理，保证档案资料可以随时查找到，并配齐有利于档案管理的相关设备、设施。

2.加强电子档案管理人员的计算机技能培训。电子档案管理人员的计算机水平，直接影响着电子档案的管理情况。因此，电子档案工作人员要不断提高自己的技术水平，要让自己掌握新技术，学会设置密码保护，还要学会一些先进的防范措施和技术，减少外界因素带来的干扰。

3.制定电子档案管理制度。为了保证电子档案管理信息的安全，单位要根据管理方案制定严格的管理章程，做到制度严格，预防事故发生、信息机密外泄、档案程序混乱等。在制定制度的过程中，可以授权给具有档案管理技能的人员，根据实际情况制定。

4.做好消除风险的准备。一是让风险及时得到分散。电子档案信息具有系统性、网络性和抽象性。在档案受到风险侵袭时最好及时转移风险，通过分散法把风险降到最低。二是要保证电子档案硬件可靠。特别是要与网络供应商立下可靠协议，让他们提供的计算机等设备一定要符合电子档案管理的需要。将归档的范围、元数据、格式标准，置于前端信息生成系统，形成完整、符合标准的SIP（提交信息包），调用Web Service服务，启动归档信息合法性校验、电子文件格式转换及归档审批流程，确保归档信息符合档案标准，实现真正意义的前端控制与文档一体化管理，并通过OAIS提供强大的文字编辑及插入图像、音视频、Flash技术，结合全文检索在线提取素材，在线编研发布，减少专题信息整合的时间和难度，提高主动、定向服务的能力，采用Flash 3D技术远程动态展示库房全貌、档案位置、排架空间、批量上架、数量统计、立体浏览，从而全面提高工作效率。

5.确保电子档案的安全。电子文件是社会进步的产物，确保电子档案的安全是21世纪档案工作遇到的新课题。加强这方面的工作，不但能够及时发现计算机操作系统的不足，改进电子技术措施，增加电子文件的安全性，使档案资源得到安全、可靠的保护，更能加强档案信息交流，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，促进经济建设的稳步发展。

总之，电子档案管理是单位建设和其它工作顺利完成的有效保障，管理建设单位要顺应时代的要求，尽量把电子技术用于档案管理过程中，为管理单位的信息储存、查阅等提供方便。同时，作为电子档案管理工作人员，必须提高电脑掌控技术，加强业务学习，学会分析电子档案管理中存在的安全风险，并采取有效措施提高电子档案管理的安全保障。

（作者单位：公主岭市广播电视局）