谈党校档案的管理和利用

文/刘丽

谈党校档案的管理和利用

文/刘丽

党校档案是党校办学实践和教学科研中形成的重要文件材料，既是党校的历史记载，又是党校发展可借鉴的重要资料，是一笔宝贵的历史财富。因此，认真积累、整理有关材料，建立党校档案，并加强管理是十分必要的，也是不容忽视的。

一、充分认识党校档案的重要性

档案是党校的宝贵财富，记录着党校不断发展壮大的足迹，反映了党校干部教育事业发展的历史进程和重要作用。党校档案是我党历史的文化积淀，是党活动的影像。留住了档案，就留住了党的历史。走进档案库房，我们就走进了共产党历史的长河之中。通过党校档案的利用，不但可以了解党的过去，再现党的历史，还可以规划我党的未来，是反观我党历史的一面镜子。过去，人类及其创造的历史，都是顺时间正向进行的，人们留不住时间。所以，过去的事将永远过去。但是，档案可以实现历史事件发生和演变的时空变换。随着党校档案工作信息化的不断提高和计算机互联网的广泛应用，党校档案也打破了历史事件发生的时间界线，可以在空间坐标的一个点上，了解我党认识空间范围内的所有事情。

二、认真加强党校档案管理

一是进一步提升档案工作的留存意识。要做好档案工作，就必须学习好各类文件归档要求，提高档案工作的规范化和一致性，为党校进一步提高教学质量、改进教学方法、摸索教学模式提供大量详实的第一手客观资料。虽然党校档案涉及面较广，工作资料较多，但只要提高归档意识，及时注重对教学档案的整理归档存查工作，就能做好资料保存，以确保今后党校工作“有案可查”。

二是推进党校档案信息化工作。目前，党校的档案实体已经发生了明显的变化。从最初简单的纸质文件的处理发展到目前纸质文件和电子文件并存，电子文件又分为文本文件、图像、图形、影像、声音文件和超媒体文件等，党校档案实体也得到不断丰富。随着电子文件的普及，越来越多的电子文件，如多媒体文件、超文本文件等，不可能形成纸质文件，从而无纸质文件可以对应。随着计算机普及应用，形成大量微观性电子文件，如业务过程性文件，这些文件对党校业务活动有较大的利用价值，但一般都未列入纸质文件的归档范围。在党校档案保存的过程中，既要保存纸质档案，又要留存相对应的电子档案，以提高文档的查阅方便。为了解决电子文件的可读性和有效性问题，电子文件归档还须包括传统归档范围未列入的背景信息和结构信息。电子档案具有查阅便捷、保存可靠、资源耗费小等优点。由于归档电子文件存储的密集性，其保管期限也不能完全参照纸质文件。因此，归档电子文件的保管期限可以与纸质档案一致，也可延长，原则上能保存多长就保存多长。

三是加强对档案的规范化管理。档案工作无小事，它是对一个单位、个人历史沿革的记载，是历史事件的见证。党校档案工作必须严格按照我国档案法，不断完善自身档案工作的规范化。目前，党校档案管理采用现代信息管理技术，借助计算机硬件以及各种档案软件，大大方便了档案人员的档案管理工作，党校档案也进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。近年来，党校档案管理人员定期参加各级档案专兼职人员档案知识讲座、专题研讨会和培训班等活动，不断改善档案人员的知识结构和学历结构，提高了业务能力，促进了党校档案事业的长足发展。

三、抓好档案开发利用

加强和改进党校工作，充分发挥“三个阵地、一个熔炉”的重要作用，有利于全体党员干部做到对党忠诚、敢于担当，把全面从严治党的任务落到实处。应当建立党校档案信息共享服务机制，以规范和共享的党校档案信息资源为基础，增强档案信息的服务能力。加大档案信息的研发力度，充分利用信息化手段，做好档案目录汇编的编辑工作，定期公布库藏情况，以便教职工及时查阅，做好档案信息内容的加工和增值服务工作，搞好智能服务，提供信息咨询，努力提高党校档案信息资源开发利用的深度。要充分利用校内网络优势，提高电子信息利用率，使党校的档案工作不仅能更好地服务于本校的教学、科研等工作，还要增强主动性，扩大服务范围，充分地发挥党校档案工作的社会效益。在党校档案信息利用方面，要注意尊重公民的隐私权和保证涉及不能公开的文件不得泄漏。在日常工作中，会碰到有毕业多年的学生来查其丢失的学历档案或者失去联系的其他校友的家庭联系方式等情况，作为档案工作人员应当尊重当事人的隐私权。根据国家《保密法》《档案法》规定，结合工作实际情况，可以对除了涉及国家、党校秘密的，或涉及个人隐私、未经鉴定、不宜开放以外的档案进行开发和利用。

（作者单位：公主岭市委党校）