现代电子档案管理存在的问题及解决方法

文/李晓龙

现代电子档案管理存在的问题及解决方法

文/李晓龙

电子文件被广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。计算机的普遍应用、电子文件的大量产生、信息高速公路的建成，为缩小档案保存空间，传递交流信息，搞好信息服务，实现信息共享，带来极大方便。同时，也给档案工作带来一系列新情况、新问题。

一、现代档案管理工作的转变

1.档案载体的转变。在电子档案管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也凭借手工图纸所无可比拟的优势大量出现。计算机辅助设计，使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力。保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力。

2.档案的分类变化。旧有传统档案分类方案将被打破，取而代之的是电子档案管理系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是在电子档案管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更详细、更科学、更规范。

3.档案接收和保管上也有所改变。无时无刻不在产生的电子文件，使档案工作者必须在产生电子文件的源头时，就行使档案的监督指导职能。要参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件管理办法》，提请信息集成系统编制人员在其系统的设计和运行过程中，加入电子文件的鉴定、归档、保存、利用等电子档案管理内容。

二、电子档案工作面临的问题

1.电子档案原件的真实性问题。电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于各种目的，将软盘中存储的内容进行删改，也难以发现和确定。

2.电子档案内容的保密性问题。用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。一个终端上的电子文件，可同时发给若干个网络终端。这给在一段时间内需保密的内容或限制提供利用的内容，提出了安全保密问题，也带来了极大的威胁。

3.电子档案保密的长久性问题。随着办公自动化的不断深入，好多单位将会实现无纸化办公，所有的情况、决策、信息都存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。

三、建议采取的对策

1.培养精通计算机技术的档案专业人才。培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才，已是档案部门的当务之急。当前，要在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、送出去深造等渠道，选拔、培养高、精、尖的电子档案管理人才，使他们不仅精通计算机技术，而且还熟悉档案业务，热爱档案事业，不仅会操作，而且会设计程序，能够开发软件。

2.建立健全维护电子文件真实和安全的法规。在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性。即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的电子档案管理制度，并保证其得以实施。建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案管理标准固定下来，使人们能够自觉地遵守这些规定。通过立法确认电子文件的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件。

3.制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范。

随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、整理、鉴定、归档工作，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。

4.研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件。建议由国家档案局牵头，研制开发适应电子档案管理现代化的软件，并在全国推广。办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，在工作重点和方式上来一次大转变，在人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战。

（作者单位：白山市卫生监督所）