大数据时代高校档案利用模式探讨

文/马宏正

大数据时代高校档案利用模式探讨

文/马宏正

随着大数据时代的到来，民众对高校档案利用服务要求越来越高，高校档案作为重要信息资源，如何发挥其最大价值，成为档案利用工作的目标与努力方向。

一、大数据时代为档案资源管理与信息利用服务的创新提供有了力条件

1.档案数据资源整体数量庞大且增长迅猛。随着信息化的迅速发展,档案资源总和海量增长，特别是OA、MBD、ERP等办公、设计、制造管理软件的广泛应用，档案部门的工作方式也由传统手工为主转向电子档案工作模式。随着对馆（室）藏档案数字化、接收各类电子档案增加，档案数据资源数量快速增长。

2.档案数据资源利用价值得到提升。提供利用服务始终是档案工作的终极方向和目标。与图书、网络资源相比，档案信息资源具有真实性、客观性，在现代大数据条件下档案占有重要地位。

3.档案利用服务方式要跟上时代步伐。社会需求对档案利用工作提出了很高的要求，在利用过程中，提供知识等高层次服务要求开始显现。如何快速找到利用者需要的档案信息并传送到相关人员面前，已成为摆在档案工作人员面前的重大课题。

二、充分发挥大数据时代优势，创新档案管理机制，改进档案利用服务手段，加大档案开发利用力度

1.创新高校档案利用服务模式，彰现档案价值。一是，创新高校档案服务内容，加大档案开发力度，从档案量的需求转变为质的提升。单纯的档案实体管理模式要逐步向全面的信息管理和信息服务方向转换。档案工作要将提供利用服务作为自己的工作方向，要不断分析高校工作的变化，加大档案编研力度，以服务方式主动、提供信息及时、编研成果新颖等特点，为学校教学、科研、管理服务，充分发挥档案信息资源作用，服务学校中心工作，从而将档案价值最大化。二是，创新高校档案服务方式，大力促进档案资源共享，由过去被动提供转变为主动服务。高校档案部门要改变过去等人上门的模式，主动大胆参与学校工作，将工作重点转向档案利用，加大档案资源开发力度，努力实现档案利用服务社会化、高效化、多元化。档案利用服务紧跟大局，围绕学校中心工作开展，主动争取参与学校大型活动，关注学校发展热点，熟悉教学、科研、管理工作的流程和具体内容，倾听教职员工和广大学生诉求，及时了解利用需求，有针对性地开展利用服务工作，并在工作中积极宣传档案的价值。如为学校校庆提供学校办学历程相关编研材料、为历年毕业生提供优秀毕业生及杰出校友编研材料、为科研工作提供历年课题编研材料等，使档案价值深入人心。以笔者所在高校学籍档案利用情况为例，2014年提供档案利用224人、561卷，2015年提供档案利用509人、983卷，2016年截至10月份提供档案利用724人、1659卷，呈逐年成倍增长趋势，而且主要是以个人、单位为主，事由则呈现多元化，如补充个人档案、核查学历、升职、就业、晋升职称、提升学历、积分入学、入户、专业资格核查、私企注册、工作转正、退休、核查个人信息、晋升工资、核实学生入学就读类别、国外就职公证等。充分体现了档案利用已经深入社会各层面。

2.加强档案人员业务培训，提高综合素质。要想档案利用服务开展得好，首先要有一支精通业务并具有现代服务意识的档案干部队伍。在大数据时代，档案工作不能只是停留在收藏管用的旧模式，要求档案工作人员掌握先进的现代信息技术，才能将处于静止状态的档案实体，转换为富有价值的档案信息，为社会作出贡献。作为档案工作者要不断学习，参与各种培训，优化自己知识结构，不断提升自身的综合素质，使档案利用不再只是提供简单的复印、咨询，而是成为高校档案信息的“管家”，提供高层次的数据分析、为学校决策提供依据，真正使档案利用服务由幕后走到台前。

3.强化安全意识，重视档案数据信息安全管理。大数据时代给档案工作带来了机遇，同时也给档案信息安全管理带来了风险。我们要建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系，完善档案安全应急管理规章制度，使大数据技术应用有章可循。要切实完善档案保管条件，重要档案实行异地、异质备份保管，区分档案内容上网并严格审查，严防将涉密档案传输到非涉密网络上。要建立反黑客、反病毒等信息安全保护技术，重视数据信息安全，逐步完善数据信息安全保障体系，确保数据信息资源的共享、利用安全。

（作者单位：广东开放大学档案室）