提高县级档案馆档案信息利用率的对策

文/徐振业

提高县级档案馆档案信息利用率的对策

文/徐振业

长期以来受传统观念的影响，档案工作固有的保密性与封闭性，使得县级档案馆档案信息得不到充分利用。如何适应社会发展需要，实现档案信息资源的有效利用，便成为摆在档案部门和档案工作者面前的议题。

一、县级档案馆档案信息利用存在的问题

1.档案信息资源陈旧匮乏。这是县级档案馆普遍存在的问题，甚至出现专业档案信息资源的空白和真空。有些县级档案馆除了馆藏的文书档案，几乎没有别的档案，涉及民生的档案信息经常是无法找到的，各类档案信息资源自上传后很少或者几乎没有更新。

2.利用技术服务形式单一。各县级档案馆较少涉及高级网络技术，一般只提供信息浏览服务、电子邮件服务和少量的信息咨询和接待服务。电子邮件服务没有大型网站稳定、全面和及时；少量信息咨询和接待服务大多“走马观花”，流于形式；很少有网站提供远程登陆、文件传输、电子公告牌等服务。

3.档案提供利用途径有限。目前，县级档案馆网站缺少工具对档案信息资源进行整合、导航、检索和定位，即缺少先进的信息分类检索与导航系统及信息传播与利用的平台。检索软件比较落后，档案信息分类还很粗糙，缺乏多角度反映档案卷宗内容和多种逻辑组合信息检索方式，影响用户查阅效率，档案信息资源共享困难。

二、提高县级档案馆档案信息利用率的对策

1.采取有效方式整合档案资源。一是优化馆藏。有效改变档案馆、室馆藏结构单一的现状，广泛收集多种载体的优质档案信息资源，明确电子档案为今后收藏的主要方向，积极积累和保存大容量、高密度、联机联网能力强的电子档案。这样既能让档案信息直接联机上网，又可以节约存放空间，缓解或消除库房紧张的状况。二是分析统计。县级档案馆要对馆藏的档案信息资源进行统计，查阅各档案馆的馆藏介绍、全宗指南，了解和掌握档案信息资源的分布状态和流向，分析各档案部门所藏档案的系统性、配套性和特色性。三是数字化转换。必须调整档案信息资源的库存状况，进行必要的数字化处理，使之转换成可联机上网的数字资源。有些文件本身就是某种文本、图形等格式的电子文件，其数字化工作需要做的只是将这类数据按规定转化成规范格式，然后按一定的管理方式存储；对于文件是传统载体的文字或图像来说，按照统一规范采用文本方式、扫描录入方式或文本方式存储挂接扫描图文等方式进行。

2.采取有效方法优化信息技术。一是建立技术应用原则。建立标准化原则，建立、健全整合与共享的标准体系，确保其技术上的协调统一和整体效能的实现。建立安全化的原则，既要维护数字化档案信息的真实与完整，又要保证数字化档案信息的长期保存与可读，防范数字化档案信息在传播过程中泄密。建立开发与引进相结合的原则，开放新档，采用结盟、吸纳、外包的形式，以开放的思想观念来看待档案信息资源共享的技术建设，从而创造性地运用信息技术。

二是完善技术建设。首先，对档案信息资源共享的技术设备和基础设施进行广泛的市场调查和考察论证，再根据档案部门工作的实际，以高起点、高标准、一次到位、不搞重复建设为原则，购置相关设施设备，为档案信息资源共享创造一定的物质基础。其次，在软件环境建设上必须坚持开发与引进相结合的原则。在软件的选择上坚持既经济又实用的原则，注重考虑先进性和兼容性。最后，对网络建设进行整体规划设计，既要坚持长远计划、超前先进，又要全面兼容、安全有效、方便利用，搭建起机关办公自动化网和外部连接的因特网。

3.采取有效途径深化档案服务。一是建立档案信息服务系统。档案信息服务系统应集成以下重要服务功能：档案信息检索功能；数字参考咨询功能；档案信息推送功能；个性化定制功能；馆际互借与档案文献传递功能；导航功能；档案信息用户在线学习功能等。让档案信息用户只需面对一台计算机，就能享受到从咨询、查找到打印、下载、传递等全过程的动态档案信息应用服务。二是创新档案信息服务方式。首先，要开展档案馆主页服务。设计制作友好、简洁、大方的主页界面，主页上除了档案馆简介、服务项目、馆藏档案目录、光盘档案信息资源、网上档案信息资源等基本信息外，还要提供各种档案信息资源的使用方法和网络导航等服务。第二，要开展档案信息检索服务。为了便于用户查找所需要的信息，要建立一个科学、系统、结构合理及相互配套的档案信息检索网络，实现档案业务工作的自动化。最后，要开展档案信息数字咨询服务。用户可通过电子方式提交问题，并可以限时得到档案部门的档案咨询人员同样方式的解答。

（作者单位：通榆县档案馆）