大数据背景下档案编研工作发展途径分析

文/贾聚权

大数据背景下档案编研工作发展途径分析

文/贾聚权

以往档案编研工作多以纸质材料为基础，辅以人工分析，并在一定范围内传播利用。多年来，档案编研较好地支撑了相关工作。随着大数据时代的到来，数据挖掘、数据分析、大数据开发等多项技术手段不断涌现，给档案编研工作带来了新的发展机遇。同时也对档案编研的开发和利用提出了更高的要求。值此历史契机，应顺应大数据时代和档案工作发展趋势，提出档案编研多种发展途径，促进档案编研逐渐走向“大编研”，充分挖掘其潜在价值并提供更优质更广泛的服务。

一、档案编研工作存在的问题

1.人员素质和技术手段相对落后。当前主要是档案馆原工作人员在从事档案编研工作，这些人员年龄结构偏大，相对来说学历水平不高，接纳新鲜事物意愿不强。就日常工作而言，这些人员技术水平有限，基本上通过原始档案材料的积累和汇聚等手段，形成简单的汇编工作成果，以这种方式进行档案编研，很难凸显大数据背景下信息技术的优势，很难去深度开展档案信息挖掘和开发工作。

2.应用范围窄。档案编研工作者基本上只是满足于编研任务的完成，对编研成果的利用、传播、推广普遍重视不够。例如，目前大部分单位每年都编辑出版年鉴，但是这些年鉴基本上都存放在单位中，而学校网站、招生就业宣讲等对外宣传活动很少会利用年鉴资料，社会外界也很少会想到通过查阅年鉴来了解一个单位的基本情况。总体来说，档案编研成果大多不为人所知，传播范围也相当有限。

3.时效性差。档案工作的重点主要集中在保管和利用上，基本上是在档案收集到一定程度后才有精力着手开展编研工作。在这种情况下，整理出来的编研成果时效性不强，严重滞后于档案信息利用的需求。以对外经济贸易大学年鉴出版工作为例，一般上半年收集上一年度的资料，下半年进行编辑整理，要到年底才能出版完成。这样的编研成果滞后了近一年的时间，很难满足年底工作总结的需要。

二、档案编研工作的发展途径

1.根据利用需求，主动开展档案编研。档案利用需求不仅仅局限于对原始档案的借阅、复制等，而是希望档案馆把自己需要的信息直接从档案中提炼出来，直接获得档案信息的二次开发成果。档案编研工作应关注利用者的这种需求，努力提供多种形式的服务。例如，通过收集各种档案借阅利用信息、利用频率等，整理出利用规律、区域、趋势等，进而确定编研选题。

2.通过分类编目，形成专题索引。可在原有著录信息的基础上，通过增加主题词、关键字等标引，形成多种类型的分类检索。例如，在照片整理过程中，可以增加对内容的主题标识，即将每张照片按照校园风光、人才培养、学科建设、校友风采等进行分类标注，这样后期可根据需要进行相关专题的提取，为照片档案编研加工提供有力的支持。

3.提高信息化水平，形成数字资源。在大数据环境下，档案馆应加大信息化建设，在掌握庞大数据的基础上，努力实现馆藏数字化，并以此为基础开展档案编研。首先，搭建信息管理系统。这主要包括构建基于海量数据的档案管理系统，确保对海量信息的管理；特别是要搭建基于内容的检索方式，确保管理系统具备良好的检索功能。其次，开展数字化加工。全面开展馆藏档案数字化加工，努力实现“存量档案数字化”目标，这是一段时期内档案工作的重点。这其中包括对纸质档案、照片档案进行扫描，转化为便于利用的电子档案；对实物档案进行数码拍照，转化为数字资源，总之应尽快完成全部馆藏档案的数字化工作，为档案数据的信息化加工处理提供基础。最后，要加大对现行数字资源的收集力度。特别要关注重大活动，不仅收集相关文件等纸质材料，而且要注重照片、录音、录像等多种载体和形式的档案资源，并及时转化为图文一体化的数字资源，为后期档案编研打下基础。

4.开展专业合作，形成学术成果。档案编研应向学术化、专业化方向发展。档案部门应积极与相关单位展开合作，通过与专业人员开展广泛合作，提升研究水平，使档案工作人员既熟悉档案管理知识，又了解相关专业的学术背景、动态和最新成果，形成多样化的编研成果。以书本为主要载体的成果形式早已不能满足社会公众的需求，大数据时代随着手机、数字电视、网络媒体等新型媒体的飞速发展，数字型档案文献编研出版物将成为编研成果发布的主要形式，比如电子图书、网络报纸、数字期刊、手机出版物（微信、手机报纸、手机期刊）等，这都能够大幅度提高编研成果的传播范围和速度，扩大其影响力。

（作者单位：汪清县档案局）