智慧档案馆建设原则及路径

文/刘英

智慧档案馆建设原则及路径

文/刘英

现代信息技术将会促使我们的世界进入一个智慧的新时代，档案馆应该加入智慧城市建设的大潮中，努力提升档案馆的功能水平。本文就智慧档案馆建设现状、未来发展趋势提出一些浅见。

一、智慧档案馆建设的现状和问题

当前档案馆已经从过去的文本建档方式转向数字存档方式，然而这样的存档方式并不够智能，并不能够满足档案事业发展的需求，更不能满足社会发展对档案利用的需要。虽然数字档案馆建设，现在仍是我们档案工作的主要工作之一。但是数字档案馆建设还有很多不足，档案管理工作还没有得到很好的改善。

如何将档案实体与档案信息有机结合，是我们迫切需要解决的问题。目前，数字档案馆建立在数字镜像平台层面上，并不能辅助我们档案工作人员工作，也不能理解利用者的思维方式，无法让档案信息自我生成。数字档案只是数字化馆藏档案，很难打破以往传统档案的陈旧格局。智慧档案馆是建立在数字档案的基础上，综合运用互联网、信息通讯、云计算等先进技术，来达到档案信息智能化的目标。

我们传统的档案管理系统需要改革，但改革不能是盲目的，要以档案馆业务为核心，要规范我们的工作流程、检索系统等。智能系统首先要以利用为本，围绕利用需求进行设计，要提供馆藏资源，能够满足利用者需求的相关的网络资源、文献资源等。档案馆要重视并加强数字档案建设工作力度，引入新兴技术，将档案馆建设水平提升到一个新的高度。

二、智慧档案馆建设原则及路径

智慧档案馆建设是一个漫长且艰巨的工程，需要我们业内人员不断的努力，不断地学习新技术、消化新技术、积累工作经验后，才能不断完善和创新档案智慧系统功能。时代在不断的发展，档案信息资源、开发也要跟上发展的步伐，不再沿用单一的建设模式。所以，我们应因时制宜、因地制宜，根据当地实际情况，探索出一套合适的智慧档案馆系统模式，不断推进智慧档案馆的建设。

1.社会功能。智慧档案馆社会功能就是“记录历史”和“档案信息社会服务”，是智慧档案馆的基础功能。

2.基本功能。档案馆的主要业务需要不断改进提升，才能更好地服务于社会。从档案的收集到保管都需要智能化管理，即从“档案智能收集”“档案智能管理”“档案智能存储”“档案智能利用”这四方面来开展工作。一个档案馆的运行不只是有了档案就够了，我们还需要对人力物力进行协调管理，包括员工的工作安排、档案库房的定期维护、各项设备的检修等。这些都需要纳入智能系统运行当中。

3.业务功能。想要实现智能收集、存储、管理和利用档案，需要采用既能解决档案馆传统业务，又能融入智能管理的理念和技术。一是控制档案归档业务功能。指采用信息技术对立档对象进行单位分类，控制归档年限分类，主要通过数据搜索技术，建立一个档案进馆数字模型，这就能对档案进行一系列的评估、对比和分析，其中是否存在问题，并设置预警提示。二是控制管理档案实体功能。指针对档案实体利用智能监控技术进行管理、控制，其主要的功能体现在智能盘点、档案出入库位置监测、档案维护抢救、档案精准数字化、分层管控等。三是数据化档案信息资源管理功能。接收专业数据库并采用一体化管理。四是检索档案资源数据功能。从档案数据提取出有意义的信息，通过总结、升华、划分、关系分析、预判和漏洞检测，控制与利用好现有的档案信息，创造虚拟工具对档案数据进行分析。构建档案业务新模式并对档案业务开展进行安全评估及风险预警，对进馆的档案进行分析等。五是管理档案信息知识功能。指通过语义、语态分析、知识分析等，能二次组织生成新信息，提取档案内容信息，构建历史档案库、管理城市知识档案，创建良好档案存储查询的环境，提供优质的档案服务。六是利用智能提供档案查询服务功能。向利用者快速提供智能化的一个档案信息查询、利用平台，通过强大的数据定向搜索技术和高效的管理提档存档技术，提高利用者查全率、查准率。七是移动终端档案信息查询功能。指利用信息通讯技术，在智能手机、平板电脑等移动终端上提供服务，为远程利用者获取档案信息提供方便。八是档案馆业务工作信息化管理功能。指对档案业务进行全程跟踪管理，这主要是为了方便业务工作信息采集、业务风险预警、业务模型构建、业务流程控制、工作效能评价等功能的实现。

（作者单位：兰州城市学院档案馆）