增强县级综合档案馆服务能力的几点思考

文/冯云祥

增强县级综合档案馆服务能力的几点思考

文/冯云祥

随着社会群体档案意识的不断提高，对档案信息的需求也在不断增加。国家档案局适时提出了“增强档案服务能力”的战略，县级档案馆如何适应这一战略，通过快捷、准确、方便的服务手段，为社会各界提供全方位的档案信息查阅服务，成为目前需要研究和探索的新课题。

一、县级档案馆服务水平的现状

经过几年的实践与探索，县级档案馆服务进入了转型阶段，由以前单一地提供公文、史料查阅的模式逐步向提供同民众切身利益密切相关的多元档案信息转变,服务重心也由政府机关、科研机构、史志部门转向了广大人民群众。档案馆的服务能力也比以前有了明显提高,但就满足人们日益增长的档案信息需求而言，仍显得捉襟见肘。主要表现在以下几个方面：

（一）服务资源不足。档案馆服务能力的提高,必须要有数量庞大、内容丰富、结构合理的档案资源作为基础。而现实的情况却是，绝大多数县级馆，馆藏的百分之八十到九十为反映公务活动的文书档案，而与人民群众日常生活密切相关的各类专门档案比重甚小。尽管近年来不断加大收集、征集力度，也接收了一部分民生档案，如知青档案、婚姻档案等，但仍远远不能满足公众的需求。

（二）服务水平不高。县级档案馆由于人力、财力、物力等诸多因素的限制，导致服务水平偏低。主要表现在：服务方式单一，仍以坐等利用者上门的被动服务为主；服务内容单调，基本上是提供档案原件阅览然后复印盖章提供证明的低层次服务，缺少高质量、深层次的档案编研服务；服务手段落后，由于条件限制，不能完全将馆藏档案进行数字化，手工检索仍然占主导地位，影响了服务效率。

（三）服务效果不佳。一是馆藏资源不足，导致利用范围狭窄；服务水平不高，致使档案利用率低。二是宣传不得当，目前县级档案馆对自身所开展的工作未能做到同步宣传，广大群众对档案馆的了解甚少，不知道馆里有什么资料，在查询文件时不知道应该提供什么有效的查找数据，大大降低了档案馆的服务效果。

二、县级档案馆增强服务能力的思考

为社会各界提供优质便捷的服务是档案工作的根本目的，对于条件比较落后的县级档案馆而言，在新的历史时期，面对公众日益增长的档案信息需求和不断高涨利用档案的热情，县级档案馆应如何提高服务水平，最大限度地发挥档案的作用？笔者认为，应该重点加强以下四方面：

（一）丰富馆藏，优化结构，夯实基础。提升档案服务能力，要以加强档案资源建设为基础。只有具备丰富的馆藏资源和优质的馆藏结构，我们才有提供高效服务的资本。因此，必须加强档案接收和征集工作。在充分调研摸底的基础上，结合县情，实时修订档案接收范围，及时将重大活动档案、惠及民生档案、地方特色档案接收进馆；拓展征集对象，面向社会团体、民间组织及个人开展征集活动，只要是有价值的资料，就列入征集范围。要将档案资源体系覆盖到各个方面、各个领域、各种形态和载体，把档案馆打造成档案信息“航母”。

（二）更新观念，广泛宣传，开门迎客。转变过去以纸质文件管理为重点、以保密和服务领导为中心的档案理念与服务体系，建立满足人民群众利用的大服务体系，满足档案形式多元化、档案服务大众化、档案管理现代化的现实要求。加大宣传力度，多种形式，多个场地，多种渠道，宣传档案法律法规新政与档案业务工作，重点突出馆藏和工作成果展示，敞开大门，将一个公开、透明的档案馆展现在公众面前，告诉公众，我知道你需要什么，我能给你提供什么，我能帮你解决什么，吸引公众走进档案馆，主动了解档案工作，提高公众的认知度。

（三）加快信息化建设，搭建平台，提高服务效率。一方面努力更新现代化服务设备，加大人力投入，加快馆藏数字化进程，逐步实现目录检索直至全文检索。另一方面，加强与各职能部门的沟通协调，加快与各方尤其是涉及民生档案部门的档案信息整合进程，建立起以档案馆为中心，以政府职能部门及各基层组织为支撑点的档案管理网络体系，实现档案信息资源的共享。规范本区域内档案管理软件，利用综合档案管理系统统一提供档案查询和检索，为公众创造“一站式”信息获取环境，切实提高服务效率。

（四）改进服务模式，深度开发，增强服务实效。要从传统的被动、简单的服务模式中走出来，向主动、深层次的服务模式发展。要加强编研力量，提高编研人员的素质，强化编研工作。从“编史修志”的框框中走出来，走进现实，走进生活，走进公众心里。着重对社会热点、重点问题进行深入研究，提高编研成果的针对性、目的性、时效性。撰写出具有较高使用价值、实用性较强，易于传播的编研成品，扩大档案社会影响，更好地服务经济建设和民生工作。同时，加强爱国主义教育基地建设。紧紧围绕中心工作，针对不同群体，适时推出主题鲜明，形式灵活多样的各种专题展、特色展，充分发挥档案馆的社会教育功能，为社会主义文化大发展大繁荣服务。

档案馆是档案工作服务社会的公共平台和窗口，做好档案服务工作，对于提高党的执政能力，密切党的群众的联系，构建和谐社会具有重要意义。为此，我们必须更新观念，开拓创新，全面提高档案馆服务能力和服务水平，切实发挥档案的价值和作用，更好地服务社会，服务于民。

(作者单位：镇赉县档案局)