数字化档案管理与档案服务工作分析

文/杨静

数字化档案管理与档案服务工作分析

文/杨静

数字化档案管理与档案服务模式是对传统文本档案管理与服务形式的提质增效，是通过计算机系统形成一个有序结构的数字档案资源存储信息库，有益于档案资源原始、完整、持久、便捷、规范、安全、海量性保存，有益于满足国家对档案管理和使用的要求，有益于满足用户的普遍性和特殊性需要，实现档案资源的共享。因此，充分认识数字档案管理与档案服务工作的特点，探索其规律性是提高档案管理工作水平，发展我国的档案事业的必然命题。

一、数字化档案管理模式的内涵和特点

档案的内涵。在我国，档案管理是隶属于党和国家管理和受法律法规保护的事业。《中华人民共和国档案法》对档案的内涵做出了明确的规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。”

数字化档案管理模式的内涵和特点。数字化档案管理模式区别于传统档案管理模式。传统档案管理模式下，档案的归档、保护是以手工操作的形式对档案原件进行收集、整理、鉴定、编码、归类、库存、查阅。对于档案信息的需求者说来，唯有到档案馆或档案室实地调阅才能满足研用需要，很受时间和空间的限制。传统档案管理模式下的每一份档案都是孤本，安全保障系数低，利用效率低，难以实现信息共享。数字化档案管理模式是建立在应用计算机技术、网络技术以及现代通信技术基础上的，采用扫描、压缩、转化的方式把档案原件制成图片、声音等文件，可以通过各种比较方便的查询检索工具达到查询检索目的的。数字档案管理构建起来的档案信息存储和查阅结构是由计算机和网络设备构成的，数字档案馆将馆藏有价值的纸质资料，通过动态的计算机技术加以识别、录入、分析、整合成电子信息，用网络形式将信息高度共享，可以集管理、查询、发布、挖掘信息于一体，能够将数字档案馆变成一个名副其实的电子化信息平台和海量资源库。

二、数字化档案管理模式下的服务工作

管理档案信息的目的原则上可概括为两个方面，一为保存，也即要将必须收集和保管的档案信息收集全、保存完整、管理到永远；另一方面为使用，也即满足用户对档案信息的使用需求。本文所谈及的第一个论题可以视为如何保存档案资源，其形式是数字化管理；而在使用这个意义层面说来，所要具体阐述的是档案管理单位和档案管理工作者如何基于数字化档案管理模式来开展好服务工作，这方面的举措是多维的，以下所阐释的两点是多维举措中的必然。

1.坚持以满足用户需要为导向。无论是档案管理单位还是档案信息管理工作者都必须加强职业道德建设，坚持以满足用户需要为导向的档案信息服务观念。数字化档案管理模式尽管有其固定的实现形式，但是在实际运行中，承担具体工作职责的档案管理人员需要在能够满足用户查全、查准、查快的基础上来完成好所承担的具体工作任务，不能因为数字化档案管理模式的“电子信息化”特点，而忽略自身所应该实现的服务效能。鉴于数字化档案管理模式的科技含量，要求档案管理人员加强对计算机技术、网络技术以及现代通信技术的学习，在数字化管理能力上不断提升个人素质。要求档案管理单位不断提高数字化档案管理水平，提高满足用户档案多种需求的服务水平。

2.充分挖掘档案信息资源的知识含量。档案信息资源既具有“本真”性、“增值”性。“本真”性即指每一份档案资料都是真实的宝贵的历史遗存。我们要收集和保护好每一份原件。即便是在数字化档案管理模式下，档案管理部门也必须保证提供给用户的档案信息的真实性，绝不能因为工作过程中的任何疏漏而导致给用户提供了失真的档案信息。“增值”性是指档案信息资源所内蕴的知识可挖掘，从而使之所具有的“以史鉴今”“以史明理”的作用发挥得更明显、更有力量和效果。譬如日本歪曲史实，欲将我国的国土钓鱼岛据为己有。我国据理力争，要就需要档案信息作为铁证。我国第一历史档案馆研究员鞠德源先生以大量档案史实来论辩，著成《日本国窃土源流钓鱼列屿主权辨》这部100多万字的力作，给予日本政府以有力的抨击，这其中体现出的不仅仅是档案原始信息资源的调用，亦体现出在数字管理模式的云数据中，档案服务的知识含量应如何充分挖掘的问题。

（作者单位：吉林市丰满区妇幼保健院）