国土档案数字化建设现状及体系构架研究

文/高俪瑕

国土档案数字化建设现状及体系构架研究

文/高俪瑕

档案数字化是利用计算机信息技术与专业的档案管理技术相结合，将传统的档案进行数字化处理，并收集整理为数字形态的电子档案，最终形成综合性的档案信息资源管理体系。随着国土资源开发工作的快速发展，国土档案越来越多，依靠原有的手工检索难以满足现实需要；必须要土地登记、财务档案等孤本容易在借阅中损坏，因此，做好国土档案实体数字化。这样既能方便快捷地进行管理和查阅，又能够保证档案信息的可靠、准确。

一、国土档案数字化现状

1.数量大、种类多。国土档案，从卷宗种类来看，主要有文书类、计划财务类、地籍管理类、土地利用计划类、建设用地类、土地监察类、资产管理类等，每年需要入卷归档的国土档案数以万计。随着城市发展进程的加快，各种用地规模的不断扩大，仅仅依靠传统的纸质档案管理不仅影响档案的利用效率，也不利于国土档案的安全管理。

2.“软硬件”有待强化。目前，一些省、市国土档案管理部门纷纷建立了属于自己的国土档案管理信息中心，并配置有专门的服务器，建立了基本农田、地灾点分布、土地利用规划等主要档案类别的数据库，实现了部分功能的网上作业和信息上下级之间的共享，但与数字化管理的现实要求还有一定差距，尤其是大量纸质档案存放后占用了过多的库房面积，计算机数量少，软件配置不高，容量较小，难以满足大功率计算和转存需要。

3.资源共享和利用效率低。目前，虽然一些国土部门的档案在上下级之间实现了档案数据信息的共享和传输，但平级之间部门档案的查询共享则没有实现。例如，同在一个市下的A县与B县之间，虽然各自建立了相应的数字化档案管理，但彼此之间没有实现网络传输，查询人往往需要穿梭于A、B两县之间，浪费了大量的人力、物力和财力，不利于国土档案服务经济社会发展的价值发挥。

二、国土档案数字建设及管理体系构架内容

1.建立完备的国土档案“数字化”管理系统。国土档案的数字化建设要体现国土行业特点，开发满足国土档案管理需要的数字化管理系统。具体来说，就是要从档案软件开发、国土档案甄选、数字化信息录入、备份、查询管理设计以及档案安全措施等，建成一套完备的管理系统。例如，在服务器的设备选择方面，要选择大容量并配有备份功能的服务器；在档案扫描方面，要统一档案扫描的保存格式（或JPG或PDF）；在管理方面，要在系统中设立详细的人员权限和保密等级管理等。此外，要结合日常国土档案的需要，积极做好国土档案管理软件的研发和推广，建设专门的数据库系统。

2.搭建国土档案“数字化”共享平台。档案的价值在于利用。档案数字化加工的目的也主要是实现档案信息和数据的共享，便于用户轻点鼠标即可完成查询和利用的目的和效果。要根据《土地登记资料公开查询办法》的相关规定，确定档案数字化的开放范围和内容，建立国土档案管理网站（可以在国土部门门户网站设立相应的子栏目），与地方政府的政务网实现互联，及时将土地登记等需求量大的档案实时向公众开放。加强并完善国土部门局域网建设，利用专网和互联网平台，实现国土档案数字信息的全覆盖。

3.完善国土档案“数字化”长效机制。档案数字化是一项复杂而庞大的系统性工程，需要一套完善的管理制度予以保障和规范。例如：国土档案文件保密制度、国土档案数字化审核制度、电子文件归档和分类保管制度、国土档案的日常查阅制度以及档案数字的信息安全制度等。尤其是要制定完善的数字化国土档案的著录标引规则，使档案数字化规则始终有章可循、有法可依。为了保证档案数字化的安全，有的国土部门在档案信息数字化录入过程中采取自动异质和异地备份，并将数据压缩后刻录到光盘中予以保存。

4.增强国土档案“数字化”服务职能。随着城市的发展、土地出让、转让等交易活动日益频繁，土地登记查询需求量与日俱增。司法部门的执法、公民个人的需求以及企业的市场交易等都涉及国土档案相关信息的查询和利用。为此，需要将历年的国土档案卷宗进行认真梳理和整理，推出一套完善地数字化编研材料，以满足档案咨询、查询和检索需要，积极更新和维护国土档案编研成果，完善国土专题档案库的开发和使用，努力在部门之间、人员之间的信息资源共享，消除信息孤岛。

（作者单位：白山市国土资源局浑江分局）