改善档案信息化建设现状的策略

文/吕建平

改善档案信息化建设现状的策略

文/吕建平

随着我国经济和社会的日益发展，产生了大量的档案信息，各类档案信息在人们的工作和生活中发挥着越来越重要的作用。

近年来，我国档案信息化建设取得了较好的成效，信息化档案管理水平有了大幅度的提高，为档案信息化建设打下了坚实的基础。但是，档案信息化建设中仍然有很多问题亟待解决。

一、目前档案信息化建设存在的问题

1.档案信息化建设缺少整体规划。往往是各个地方各自为政，缺少相关的协调推进组织，尤其是在长期发展规划上缺少明确的目标，很多档案馆在档案信息化建设上都是“头痛医头，脚痛医脚”。在档案信息化建设中相关的标准和规范也没有完全统一，不同档案馆之间使用的数据标准、安全标准等各不相同，相关的硬件、网络系统不够完善，等等，这些都阻碍了档案信息化的建设，影响了档案和档案工作服务社会的能力和水平。

2.人才队伍建设有待加强。整体来看，文书档案的信息化管理部门中不但复合型人才短缺，整体素质有待提高。档案的信息化管理是一个庞大的系统工程，需要大批的专业化信息人员，才能满足工作的需求，但现在的实际情况还没有达到。很多档案工作人员在单位兼职较多，工作内容繁锁，使得他们没有时间学习和研究档案信息化管理的方法和技能。档案部门也很难引进信息化复合型人才，而内部原有的档案信息人才的流失，加剧了档案部门信息化人才的匮乏。特别是在中小城市，这种的现象尤为突出。档案行政管理部门，对现有档案人员缺少规范有序的培训机制，不能及时向档案人员传授信息化方面的知识。

3.档案服务意识、服务方式落后。我国档案管理相关工作，在很长的一段时间内，处于相对较为封闭的状态，在档案信息的开发利用上存在明显的缺失，服务意识落后。常常都是坐等利用者上门查询，完全是被动式的服务。在档案管理中也存在着重管理轻利用的问题，没有主动服务的意识，更没有主动服务的方法，这是档案服务方式落后的突出表现。

二、完善档案信息化建设的措施

现代社会，档案信息化建设是档案工作的一项重点任务，能够有效的提升档案管理工作的效率和服务水平。但是，由于其工作的复杂性，我国的档案信息化建设仍然存在很多问题，这些问题很难在短时间内得到解决，我们必须在人才队伍建设、出台规范化的管理办法以及利用服务这三个关键环节上多下功夫，打好档案信息化建设的基础。

1.做好档案信息化建设的统筹规划工作。档案信息化建设的目的，是为了将档案信息资源集聚和整合起来，实现档案资源社会共享，更好地为各级领导和机关服务，为社会各界服务，为广大公民服务。为此，档案信息化建设在当前新一轮深入发展的关键时刻，必须统一规划、统一标准和规范，克服各自为政。把握适合档案工作规律和特点的基本原则，才能卓有成效地开展档案信息化的各项工作。

2.提升档案信息化建设人员的能力素质。一是通过招聘，吸收档案信息化建设相关的专业人才，从入门上就提高档案信息化建设人才队伍的层次，保障档案信息化建设基础的智力支持。二是强化对负责档案信息化建设的人员进行培训，无论是新招聘的工作人员，还是从事档案工作多年的工作人员，都应当自觉地学习档案信息化建设的新知识，丰富自己的理论与实践经验。档案管理部门也应当依据档案工作的实际情况，有计划地对档案信息化建设的相关人员进行集中培训，保证档案信息化建设人员能力素质的稳步提升。

3.改变服务意识和方式。档案信息化建设从本质上来说主要是围绕档案信息化数据库来进行的，但其最终的目的是为了向社会大众提供更好的档案服务。也就是说，档案管理部门的任务是能够及时、准确地提供利用者想要找到的档案信息。要做到这一点，相关部门应当首先改变被动服务的意识，树立起主动服务意识，积极宣传档案部门的职能，推广自己的档案数据库，让更多的人了解在档案部门可以得到哪些服务。这样就会扩大档案部门的社会价值，最大化提高档案资料的利用效率。

（作者单位：山东省德州市庆云县社会保险中心）