档案信息资源共享类型、方法、路径及保障研究

文/任延玲

档案信息资源共享类型、方法、路径及保障研究

文/任延玲

随着信息化发展的不断深入，社会公众信息知情权的需求增大。档案信息资源共享，被学界所普遍认可，已经成为时代发展的趋势。档案信息资源共享，作为信息技术与现代管理体制的融合，是以开放档案信息资源为公众提供实用的信息服务为目的的档案管理新模式。

一、共享类型——局域网共享和互联网共享

档案信息资源共享主要依托现代信息技术，将所记载的档案信息数字化加工整合后，通过信息网络实现档案信息资源的最大范围共享。根据目前档案信息共享运行情况，其类型主要分为基于局域网共享和基于互联网共享两种。

1.基于局域网共享。基于局域网的档案信息资源共享是指档案管理部门通过通信设备、线路以及相关的网络软件，将分布于不同地理位置、不同区域的、具有一定独立性的计算机等终端设备进行互联互通，实现一定范围内的档案信息资源的快速传输、共享。这种共享主要是在档案局（馆）或者所属部门上下级之间，共享的范围相对较小。

2.基于互联网共享。随着互联网技术的快速发展，档案信息资源实现了跨区域、跨部门共享，这也是一种最为广泛的共享类型。以互联网技术为基础，以不同的社会团体、企事业单位、社会公众等档案部门网站为一个个节点，借助信息网络技术，实现档案信息的查询、传输、反馈等，最大限度地发挥档案信息资源价值和服务社会优势。

二、共享方法——集中式存储和分层式管理

随着现代信息技术的快速发展，实现档案信息资源共享的主要方法是集中式存储和分层式管理，这是实现信息资源共享的前提和基础。

1.集中式存储。就是将一定区域或者行业内的档案资源进行整合，规范化、集中式存储。可共享区域性档案资源的基础数据库建设，利用现代信息技术和档案软件，将文件转化为电子文件进行存储。通过互联网或局域网等方式，将馆藏的档案资源进行集中存储和归档，并进行档案数据备份，实现安全存储，打破档案分散存储所导致的信息壁垒，整合区域档案信息资源，消除信息孤岛。

2.分层式管理。档案信息资源来源于各个不同的单位或部门，档案资源的归属权和所有权分属不同的机构。要实现档案信息资源共享，就需要有“大档案”理念，将各部门的具体从事档案业务的机构进行必要的整合和开放性审查。由专门的档案管理机构进行统一的集中管理，归档则由具体部门移交或者负责本部门的档案资源，而档案的管理和使用则统一由专门机构根据用户的申请，赋予相应的查询或借阅功能。根据数据库的关联技术，实现所有档案的实时查询。

三、共享路径——网络式查阅和实体性借阅

档案信息资源共享环境下，满足社会公众全方位的档案信息利用需求，需要畅通公众查询和利用档案信息资源渠道。

1.网络式传输。随着计算机网络技术与档案管理的联系日益紧密，现阶段，我国档案管理模式实行的是电子载体与纸质并存的“双轨制”。一方面，利用档案信息化传输提供共享服务。在档案馆或专门的档案服务网页里有专门的馆藏档案查询、档案检索、档案论坛以及档案借阅申请等查阅服务。利用网络聊天软件等，为用户提供在线一对一交互咨询服务。

2.实体性借阅。档案信息所依附的载体包括纸质、照片，以及各种实物资料等。完全依托网络媒体实现资源的共享，一时难以完全实现，还需要实体性借阅共享为补充。通过将档案信息收集、整理后录入到计算机档案管理信息系统中。不同的用户在进行档案研究、编研等需要实物载体时，可以通过网络信息技术实现申请、借阅和归还等，实现信息技术条件下档案实体共享。

四、共享保障——内在权限设置和外在制度保障

面向用户的区域性数字档案馆的建设，集成了区域内各种档案信息资源，能够满足不同用户的需求。但档案资源的信息共享也要做好知识产权的保护，这方面可以通过内在访问权限的设置和外在法律法规作为保障。

1.内在访问权限的设置。档案信息资源的数据库建成后，尤其是与互联网信息技术相连后，实现了区域内档案利用主体跨时空的利用。如何解决好档案信息资源共享与知识产权保护之间的矛盾？共享的技术保障可以通过在网络设置方面下功夫，在信息平台中设立用户身份认证、数据库使用权限、登陆密码等方式，有效保障档案信息资源共享的安全性。

2.外在法规制度的保障。随着法治化进程的加快，包括档案信息资源共享在内的法律法规陆续出台，目前，我国相继出台有关法律法规有：《档案法》《档案法实施办法》《政府信息公开条例》《计算机信息系统安全保护条例》《计算机信息系统国际联网保密管理规定》等。这些法律法规以及规章制度的出台，有效保障了档案信息资源共享工作的开展。

（作者单位：吉林省医学期刊社）