谈民族高等院校照片档案的现状和设想

文//杜锋锐

谈民族高等院校照片档案的现状和设想

文//杜锋锐

照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。高校档案中，照片档案是一个重要组成部分，它以其特有的载体形式，独特地反映了学校的历史、重大变革、重要人物和事件的面貌。通过照片档案可以进行历史编著、人物志编写、德育教育、对外宣传等。照片档案不仅可以使后人了解学校的悠久历史，还能给人们留下直观生动的印象。随着现代社会信息化的不断发展，人们对其利用度和重视度越来越高。对于民族高等院校而言，照片档案工作和纸质档案工作比较滞后，加之档案归档程序和制度尚不完善，从某种意义上来说，制约了照片档案的收集和利用发展步伐。笔者结合自身实际工作，提出以下几点思考。

一、照片档案的特点及意义

照片档案大致可以分为两类：传统照片档案、电子照片档案。传统照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。它由底片、照片和说明三部分组成。电子照片档案是指运用现代数码影像技术和计算机技术形成的照片档案，其属于电子档案。电子照片档案的形成、传输、存储都离不开计算机设备，也是目前最主要的照片档案形成途径。相比文书档案，两者又有其共性，都是在实际活动中形成的，具有保存价值的历史记录，可起到历史凭证的作用。照片档案又有其自身特点：直观性强；包含信息量丰富。由于照片档案直观、形象地反映了客观事物及其存在的周围环境，使人们从实体影像中获得了丰富的信息。它既是文书档案的补充，又区别于文书档案。所以，做好民族高校照片档案的收集、管理和利用工作，对规范民族高校档案管理工作有重要的现实意义。

二、照片档案收集工作现状及瓶颈

随着近几年全球信息化的发展，特别是新媒体的产生和飞速发展。高等院校的档案管理工作已进入了一个新的历史时期。但是，作为民族高等院校的档案工作却显现了“收集困难、来源零散”的滞后状态。具体体现在以下几个方面。

1.照片档案整体意识薄弱。档案意识反映了人们对档案的重视认知程度。由于照片档案起步相对滞后，加之民族高校照片档案起步较晚，校园活动更是呈多样化趋势，人们对照片档案的了解不及纸质档案，对电子照片拍摄、收集和保存意识观念陈旧，归档意识模糊，认为照片档案无关紧要；有些机关单位或个人更是不重视照片档案的积累，无专人保管或长期零散存放，甚至管理人员岗位变动时造成照片无交接，成堆存放或丢弃；民族高校照片档案收集工作由于范围广、人员变化大，部分单位或个人敷衍了事；为方便单位和个人使用，找各种借口不归档，档案意识严重缺乏等等。这些因素严重影响了照片档案收集工作的开展。

2.照片档案管理制度不完善。依据国家《照片档案管理规范》和《高校电子文件归档管理办法》，很多高校制定了照片档案管理制度，但还不够健全、不完善，导致对照片档案的收集、保管和利用不够具体、不够规范，不能够形成一个有机整体，无章可循。上级档案管理部门，对照片档案的监督指导也缺乏直接性和具体性。这些直接影响了照片档案的管理。

3.照片档案来源零散。由于民族高校人员编制的限制，很多档案馆（室）无专门人员有计划、有目的地跟踪拍摄学校重大活动、重要会议及其他重要事件，包括具有重要保存价值的各项学生活动。绝大部分还是由高校宣传部门或各个院、系、科研院所等单位直接参与拍摄。随着先进摄录设备的普及，照片分散化拍摄的现象愈加明显，这就使得照片的数量增多、来源渠道增多、涉及归档的单位和个人分散，加之民族高校归档意识本身就不强，势必造成了照片档案收集困难、来源分散的现象。

4.照片整理不及时，存在缺失遗漏现象。数码照片一般零散存储于计算机上，一个简单的文件夹保存，归档时才稍加整理，不经筛选整个拷贝到档案馆（室），对每张照片的形成背景也没有具体批注，整理不及时情况严重。数码照片的形成和存储主要依赖现代计算机设备、摄录设备和各种存储设备，这些硬件设备条件的好坏直接影响着数码照片的安全，加之各种计算机病毒的侵入，非常容易导致数码照片的损坏和丢失。

5.照片档案保存基础设施简陋。当前，由于民族高校档案工作发展比较滞后，学校对档案工作的重视度不够，普遍存在档案经费严重不足现象，档案库房条件差，基础设施简陋，办公区域和库房没有做到“三分开”，库房达不到“八防”要求，库房内部温湿度达不到规范标准，照片档案保管更是没有专业保管设备，导致照片档案容易变质、损坏。

三、做好民族高校照片档案工作的几点设想

1.加强档案知识宣传，强化民族高校照片档案收集意识。没有收集，档案的管理和利用就无从谈起。针对民族高校师生对照片档案收集、管理意识薄弱的现状，档案馆（室）应加大照片档案重要价值的宣传，通过网站、微博和微信等新媒体方式提高照片档案认知度。通过举办展览，编研画册和利用效果展示等方法，结合《档案法》《照片档案管理规范》等法律法规，向师生宣传照片档案价值，逐步促使他们充分了解照片档案在高校教育、科学研究及社会宣传中的重要地位和作用，扩大照片档案在民族高校中的影响力，争取得到全校师生乃至校外各界的支持。

2.完善照片档案规章制度，制定民族高校照片档案归档实施细则。民族高校要结合学校民族多、工作环境复杂等特点，制定照片档案规章制度，特别是照片档案归档实施细则。目前，大多数高校制定了多类档案规章制度，但相比较而言，照片档案制度还不完善，可操作性不强，对实际工作指导性不强，远不如党群、行政等文书档案详细可行。照片档案归档实施细则应对照片档案的归档时间、归档范围、照片背景信息备注、保管条件等都做出详细规定，重点是对照片档案归档时的归档规范作出详细说明。

3.开展多形式照片档案收集工作，加强民族高校照片档案规范化管理。照片档案的收集是整个照片档案工作的重中之重，根据照片档案特有的性质，应采取多种措施和多种方式开展收集工作。

把握重点，分别管理。首先，对日常产生照片较多和利用价值较高的机关单位，如宣传部、学生处等单位重点帮扶。除采取每个单位设置一名专任兼职档案管理员以外，还应对重点单位分发档案相册，保证可以随时对归档的照片标注时间、地点、人物事件及其背景，并及时放入档案册。及时送交档案馆（室）。对于其他照片产生数量较少的单位，档案馆（室）应根据归档通知，加强和兼职档案员的联系，必要时可以上门协助照片档案收集工作。

开展民族特色照片档案的收集。民族特色照片档案是指反映民族高校某一专题内容的一系列照片，包括校容、校貌、重大历史事件、毕业生毕业风采等。为更好地做好特色照片档案的收集工作，可以采取本单位收集和社会征集相结合的方式，特别是一些老旧且具有重要历史价值的照片，以本单位收集为主，社会征集为辅，既可以丰富馆藏，又可以为民族高校建设添砖加瓦。

加强高校重大事件照片的跟踪收集。针对高校一些重大事件形成的照片，档案馆（室）还应该主动跟踪收集，必要时应该参与到重大事件过程当中去，以便更加清楚照片形成的背景，保证照片档案的完整。

4.建立档案收集工作监督机制，保证档案工作合理、规范化和科学化发展。档案工作应形成统一领导、分级管理，责任到位、专人负责，依法依规、严格落实的管理制度。加强档案收集、管理监督机制的建设，尤为重要。档案监督体制建设可以将校属各单位全部纳入其中，建立起一整套自上而下的档案工作网络体系，实行档案工作目标管理责任制，对校属各单位档案工作形成硬性约束，对学校依法治档以及档案收集、归档、整理、开发利用、数字化、信息化及网络交互共享工作的顺利有序开展起到巨大推动作用。

综上,民族高校档案馆（室）应积极主动地加强照片档案工作的宣传力度，推进照片档案收集、管理和利用制度的建立，加快档案工作监督机制建立的步伐，积极开展并加大照片档案信息资源的开发利用，为民族高校的基础建设和跨越式发展提供助力。

（作者单位：西北民族大学档案馆）