公共管理视阈下的档案利用服务研究

文/刘子梅

公共管理视阈下的档案利用服务研究

文/刘子梅

档案利用服务是档案界一直以来关注的重点问题。在专业方面，它是检验档案保管和编研等各环节工作质量并推进其发展的主导性环节，代表着档案工作的根本目的；在社会方面，它是档案工作与社会联系的窗口，是满足社会需求、实现档案专业社会功能的基本途径。公共管理形势下的时代在进步，人们对档案的利用需求越来越多，对服务要求也越来越高，对于档案相关工作者来说，需要主动适应，才能更好地应对新时期的挑战。

一、公共管理视阈下开展档案利用服务工作的必要性

1.信息社会发展的客观要求。为了适应当下瞬息万变的社会，几乎各个行业都与信息化有着千丝万缕的关系，这种客观因素无论是谁都无法回避。在信息化社会中，档案信息资源更加多元化，不仅仅局限于最初的纸质档案，还融入了声像档案、电子档案等载体形式的档案，人们利用档案的形式更加多样，档案利用服务工作的开展更为广泛，档案事业取得的进步也更加迅猛。

2.档案事业建设的主观要求。信息时代的档案事业需要提升自身的高度，增强其在社会上的认可度，需要从其利用服务方面来加强。档案各项管理工作对于档案信息资源的处理更接近于信息化，而想要真正立足于与其他各个部门各项工作竞争的不败之地，档案工作者就必须为更多的社会公众服务，就必须从提供利用服务着手，总结以往的工作经验，吸收更广泛的工作技巧，制定出更加方便快捷的工作方案，将提供利用服务工作做更好，为更多的人所熟知、所称赞。

3.档案部门进步的必然选择。在信息社会的客观要求和档案事业的主观要求下，档案部门想要取得更大的进步，还需要更大的认知度和认可度。尽管时代在进步，但是档案这一资源对于绝大多数人来说，依旧是相当陌生的。档案部门需要开展各项宣传活动，尽可能地使档案走进寻常百姓家，使人们打破常规观念，重新认识档案，积极利用档案，从中得到收获，从而转变看法，并彼此宣扬，使档案的利用服务更加深入、广泛，最大化地发挥档案的价值，让其真正地做到取之于民用之于民。社会的进步、档案事业的进步以及档案部门的进步，都与档案利用服务工作相互影响相互作用不可分离。

二、档案利用服务的发展现状和挑战

（一）我国档案利用服务的发展现状

1.利用价值凸显。我国政治、经济、文化等方面的发展变化，使得各个行业对档案价值和作用的认识有所提升，档案利用服务越来越受到重视。档案利用目的呈现出多元化的特点，利用价值也越来越广泛，从过去基本的行政管理和编史修志，逐步扩展为学术研究、工作利用、宣传教育、经济建设甚至维护自身权益等诸多方面，涉及公民生活的方方面面，人们从利用服务中感受到了档案自身的价值魅力。

2.利用群体广泛。公共管理视阈下，档案用户的群体呈现出日益广泛的趋势。过去，利用档案的用户以机关工作人员和史学研究者为主。而现在，用户的范围已经不断扩大，不仅包括企、事业单位的管理者，机关的工作人员，还有科研人员、文艺和教育工作者，甚至普通公民以及在校学生们也包括在内。当然，这也从一个侧面说明了我国的档案利用服务工作已经引起了社会各界的关注，利用群体也将越来越广泛，人们对档案的利用也将越来越普及。

3.利用需求丰富。由于档案利用群体十分广泛，而且利用目的各有千秋，因此档案的利用需求变得非常丰富：一是利用者查档的范围和内容涉及面广、时间跨度大，利用目的不同，使得用户查档的内容和范围非常广泛；二是利用者查档的节奏不断加快，利用需求更加急迫；三是利用者查阅档案的针对性较强，对档案的查准率和查全率要求比较高；四是利用方式复杂、形式多样，包括咨询服务、编辑出版、制作交互式光盘、网上自助查询、信息交流、宣传报道等等。

（二）我国档案利用服务存在的问题

1.观念制度趋老态。档案利用服务工作在思想观念上体现为很落后，在档案制度上也体现得较为陈旧。档案利用依然只是更多地为本单位本机关相关工作所服务，而忽略了更多的用户群体，人们的观念依然墨守成规，致使档案利用服务至今没有表现出很好的发展势头。思想的老旧，制度的落后，使得档案工作还是保持在重保管轻利用的阶段。利用者没能更贴切地了解档案，管理者没能很好地做好宣传服务工作，档案利用处于相对尴尬的境地。所以，急需我们打破传统，打开大门，主动提供利用服务。

2.馆藏建设受局限。从收集范围看，我国大多数档案部门中收集保存本机构的档案比较多，而那些非官方形成的档案却较少；从收集内容看，记载公务性档案居多，贴近百姓生活和地方特色的私人档案较少；从收集门类看，多数为纸质档案，其他载体形式的档案则甚少。而且还可以看出，基本上档案部门比较重视文书、科技和专业方面的档案，对于包括实物、声像等方面的档案都不够重视。事实上，大多数公民很难查询到直接反映个人经历的档案，单一的馆藏信息，使档案馆的馆藏尽失吸引力和民心，其局限性给档案的利用也带来了一定的局限。

3.技术手段显落后。档案工作发展到现在，我国大多数的管理部门对于档案的接收依然多以纸质档案为主，对于新型载体形式的档案的接收还很少。在信息化日渐弥漫的今天，我们这种单一的档案形式根本无法支撑整个档案事业来适应这个社会。在对现存档案信息资源的技术操作层面，我们只是单纯的手工作业，效率非常低。公共管理下我们的档案资源越来越多，也将越来越复杂，如果不能及时创新，而继续使用现有的传统的技术手段的话，我们的档案事业的发展将受到更多更大的制约而无法正常前行。

4.利用效果不理想。我国档案提供利用服务的效果依然很不理想、提供服务的方式还是很单一的，即以被动等待为主。档案工作没有能很好地把握住科学技术进步、信息化的发展所带来的机遇。档案管理工作人员缺乏积极主动意识，档案管理工作缺乏宣传力度和广度。

5.电子档案多风险。信息化时代，电子档案应运而生。档案管理各个阶段都受到了相应的影响，档案利用服务也不例外。虚拟网络的不确定性，使得电子档案工作存在很多风险。电子档案不仅会受到外在的保存环境的影响，还会受到内在的病毒的威胁，会使档案的完整、原始、安全等方面受到质疑。在这个人人喊着“大数据”的时代，电子档案只会更多而不会减少，所以这些风险绝对不容小觑。

三、公共管理视阈下档案利用服务的发展前景

1.更新服务理念。档案管理相关部门的工作人员应当转变以往传统的服务观念，充分发挥主观能动性，转变自身意识，变被动服务为主动服务，更多关注与相关行业相关部门的联系，更多培服务能力。当然，工作人员还可以适当地对其工作作出调整，不只是坐等利用者上门，还可以主动进行档案宣传和档案开放服务，使档案为更多的人所认知、所熟悉、所传播。

2.丰富馆藏内容。从长远来看，我国档案利用服务工作将越来越趋于公众化。档案管理部门应当以满足公众需求为目标来丰富馆藏内容。一方面，应尽可能地把反映社会生活、对人们生活有利用价值的档案收归馆藏；另一方面，应有广度、有深度地确定收集范围，加大接收和征集的力度，调整方向，使馆藏更接近公众化，以适应更多公众不同的需求。

3.创新技术手段。随着档案数目增多和电子档案的增加，创新技术手段已经刻不容缓。当前的社会形势要求我们通过运用先进的技术，使用新知识新工具，创造新价值，使档案为公众提供更多服务。过去老旧的技术手段根本无法适应时代的步伐，更无法满足信息化的要求。档案利用服务也需要建设自己的创新型和服务型产业，借助于数字化手段，打造自己的文化产业，丰富档案利用形式，让档案服务常态化。

4.优化利用功能。信息社会发展到现在，公共部门都在竭尽全力地向社会公众展示着自身独特的优势，档案部门也应当变被动服务为主动开放，以馆藏档案资源为基础，在已有服务的基础上，拓展利用档案更好地服务社会的功能，更多渠道、更多途径地吸引更多的公民，以更多形式来尽量发挥更积极的社会效应。在服务社会的内容上，要贴近公众的需要，在服务社会的形式上，要便于公众的参与。

5.发展数字管理。大数据时代，信息技术的发展，给档案工作也提出了数字化的要求。纸质档案的那些传统的管理模式以及无法完全适应档案形式发展演变的过程，无纸化和电子化占据各行各业工作的重心。对于档案利用服务工作来说，更应该将计算机技术和网络化服务运用到档案管理甚至利用中来，建立起档案数据库，将自动化和智能化引入到人们的生活中来，提升档案利用服务工作的效率，促进档案信息资源的传播。

（作者单位：天津市河北区宁园街劳动保障服务中心）