影响高校办公室工作效能的因素分析

谭 明

(潍坊职业学院 办公室，山东 潍坊 261031)

影响高校办公室工作效能的因素分析

谭 明

(潍坊职业学院 办公室，山东 潍坊 261031)

办公室作为高校各项工作协调运转的指挥调度中心，其工作效能直接影响着高校教学、科研、社会服务等功能的发挥。高校办公室工作效能的发挥既受到高校层面管理理念、管理体制等外部大环境的制约，也受到规章制度、工作机制、工作人员素质等办公室内部因素的影响。

高校办公室；工作效能；内部机构；工作机制；素质能力

高校办公室(下文简称“办公室”)在高校管理系统中处于中枢地位，承担着综合、参谋、协调、督办、服务等职能，发挥着总揽全局、沟通上下、联系内外、协调各方的特殊作用，是高校各项工作协调运转的指挥调度中心。办公室的工作效能在很大程度上直接影响着高校管理、教学、科研、社会服务等各项工作的开展和功能的发挥。因此，提高办公室工作效能，是高校管理的重要课题。本文对当前影响办公室工作效能的主要因素进行分析，探究这些因素影响办公室效能的机理，以便为办公室更好地提高效能、发挥职能提供依据。

一、办公室内部机构设置和人员配置与部门所承担的职能不协调

就目前大多数高校的情况来说，内设科室少、人员编制不足，是影响办公室工作效能的主要因素。目前办公室一般设文秘、行政(综合)、档案、车辆管理等内部科室，这些科室的设置并不能完全覆盖办公室的全部业务范围，对信息调研、督察督办、机要保密等一些非常重要的工作，一些高校办公室并没有设立专门的科室或安排专门人员负责，只能由相关的科室或人员来承担，这在一定程度上加重了这些科室和人员的工作负荷。办公室的人员配置与其他职能部门，尤其是教学部门比较起来也较精简，一些规模较小的专科院校的办公室甚至不设内部科室，人员配置也较少，很多工作只能在科室内部人员之间做一些大概的分工，并不十分明确。这就导致了办公室业务职能广、工作量大而内设科室少、人员配备不足的矛盾。

面对繁重的工作，办公室经常出现人员“捉襟见肘”的窘况。在人手比较紧张的情况下，原本主动性的工作就会变得被动，从而限制了工作效能的提升和部门职能的发挥。比如，调研、参谋、督查等职能。办公室很难有充足的时间到校内其他部门做深入细致的调查研究，社会调研更是无从谈起，也很难安排专职人员负责信息的收集、整理、分析和汇总，导致这些本应经常化、机制化的工作处于弱化状态。调研不扎实，信息收集不全面，对国家的方针政策和上级工作部署获悉不及时、把握不准确，对涉及学校改革发展的重大问题了解不深入、对策论证不足，在为领导决策提供参谋时就会谋划不到位、点子出不到关键处。督办查办等工作缺乏连续性，会导致学校工作部署落实不到位。在人员配置不足的情况下，办公室人员不得不经常加点加班，长期处于超负荷的紧张状态，而这种状态极易造成工作人员精神上的疲沓和身体上的疲劳，不仅直接影响自身的工作质量，进而影响办公室整体工作效能，而且极容易在工作中出现不应该出现的失误，甚至导致重大损失。比如，在一些正式发布的重要文件或上报材料中出现错别字、统计数字前后矛盾等问题。对这些问题，人们往往认为是低级的技术性问题，一般归咎于工作人员责任心不强。其实，责任心不强仅仅是一个方面，工作人员长期的疲劳和紧张是造成这些问题的重要原因之一。人在精神和体力都高度紧张的环境中工作，不出现任何的差错或瑕疵，并不现实。

高校内部工作分工不明、责任不清，也是影响办公室效能发挥的重要因素。随着经济社会的发展，人们对高等教育事业提出了新要求，高校办学涉及的领域也在不断地发生变化，新的工作随之不断出现，在高校领导还未为这些新工作确定明确的责任部门时，就极易造成分工不明、责任不清、工作交叉、落实不力的现象。一些工作，看似与办公室业务无关，实质上却是办公室业务的扩展或是原有业务的新形态，对这类业务，办公室容易出现“缺位”和“不作为”现象；有的工作表面上看应该由办公室承担，但实质上却是其他部门的事情，这类工作如果由办公室来承担，就会导致“越位”或“错位”现象。现实是很多部门一看到有办公室参与，就认为是办公室的职能，全盘推给办公室。比如，一涉及起草文件、领导讲话、会议材料，很多职能部门人员，甚至包括一些领导，第一意识就是这些事情是办公室的工作范畴，应由办公室来完成。而实际上，这些文字工作，很多是涉及各职能部门具体业务的，应当由相关职能部门来具体起草，这些部门比办公室更了解具体情况，起草的材料也更具针对性，更符合实际情况。办公室的职责是对这些材料进行润色、加工、把关，但不是包办代替。在实际工作中，由于受经验主义和思维定势的影响，“缺位”和“越位”的现象时有发生，导致一些工作不能及时处理或处理不到位，降低了办公室的工作效能。

二、高校办公室规章制度和工作机制不健全，缺乏创新

办公室管理制度不健全，是制约工作效能的主要因素之一。办公室在长期的工作实践中已形成了一系列的管理制度，但这些制度在“完善性”和可操作性上仍然存在问题。首先是制度不完善。有的制度制定时本身就存在内容模糊、责任不明、缺乏操作性等问题，有的制度则是为应付检查评估而临时制定的，针对性差，不能很好地适应实际需要，发挥作用自然有限。其次，制度缺失，不能覆盖全部工作。办公室工作涉及高校的方方面面，千头万绪、十分庞杂，要为每一类工作制定相应的规章制度本身就十分困难，况且，办公室的业务范围也在不断扩展，新的制度也需要不断制定和完善。最后是已有制度执行不力。有些办公室人员对制度缺乏“敬畏感”，在执行过程中经常出现不按规章制度办事、选择性或变通性执行规章制度，甚至随意突破重要制度等现象，导致工作被动甚至带来负面影响和重大损失。只有加强制度建设和落实规范管理，才能保证办公室工作高效运转。

与制度建设不完善相对应的是运作机制不健全。一方面， 缺乏创新机制，在常规工作中习惯于墨守成规、安于现成的经验和办法，一旦遇到新业务、新情况、新问题，就缩手缩脚、束手无策，不愿想新办法、找新路子。不敢创新，不善创新，办公室工作就无法迅速有效地应对。高校办学职能不断拓展，给办公室工作提出了新要求。另一方面，办公室的工作具有很强的综合性，许多工作需要众多人员和部门的通力协作才能做好，包括办公室内部人员和科室之间的协作，以及办公室与校内其他部门、校外有关方面的协作。当某项工作突然因工作人员出现特殊情况而不能继续开展时，需要其他人员及时补位跟进；当面对重、大、急、难、险工作时，需要有人主动担起任务，而不是任何工作都需要办公室负责人亲自挂帅、部署安排才能推得动。这就需要办公室建立起完善的协作机制、补位机制、激励机制等运作机制，但实际情况是在工作机制构建方面，距离高校办学新形势的要求还有较大差距。

三、工作人员思想素质和业务能力与工作实际需求存在差距

工作人员个人素质能力和队伍建设方面存在的一些问题，也影响着办公室的工作效能。一方面，部分工作人员思想不稳定。由于办公室工作的特殊性，高校为办公室配备的人员素质都比较高，但是，在高校以教学为中心的大环境下，这些高素质人员的身份

认同却处在比较尴尬的状态——他们是教师，但却难有时间和精力像专业教师一样承担教学和科研工作，这导致了他们在职称评聘、工资收入等方面与专业教师存在比较大的差距，因为我国高校并没有为办公室人员设立专门的职称系列，绝大部分办公室工作人员的职称走的是高校教师系列。一部分办公室工作人员具有行政职务，但行政职务和相应的专业技术职务相比，在收入待遇上也处于劣势，而且这些人员行政职务的晋升受到职数和诸多瓶颈的制约，这就使得这部分高素质人员，容易对自己的工作产生认识上的偏差，导致思想波动。反映到工作上，就是态度不够端正，缺乏动力和热情，服务意识淡薄，工作效率不高。一些年轻同志不安心办公室工作，对外面的世界憧憬不已，想换一份工作或调到教学部门；一些老同志不求上进、惰性滋生、工作拖沓，团队的整体战斗力不强。

另一方面，办公室工作兼具宏观管理和微观运行双重属性，这要求办公室工作人员的素质应该是“全能”的，不仅要熟悉国家的方针政策，把握教育改革发展形势，还要具有组织、沟通、协调、公关和应变等较高的综合工作能力；除了要熟悉办公室的业务范围，对高校各个方面的工作也要有所了解。相对于“全能”素质要求，目前办公室各个岗位上的工作人员都不同程度地存在知识和业务上的缺陷。而办公室人员的日常学习和培训教育跟进不够，又限制了工作人员素质的提升。面对繁重的工作任务，办公室人员每天能够较好较顺利地完成常规性工作，不加班加点已属不易，能自由支配的业余时间少之又少，这使得基于提升个人工作能力的自主学习根本不能保证。而在培训教育方面，高校对外出培训的安排更倾向于业务性职能部门，尤其是教学部门，办公室人员外出培训学习的机会较少，即使有机会，办公室人员也往往因工作缠身而难以参加。没有学习和培训作保障，办公室人员素质提升较慢，视野和思路就不够开阔，结果只能是在寻求创新上力不从心，工作难有大的突破，办公室整体工作持续发展就存在一定困难。

综上，可以得出，办公室工作效能的发挥既受到高校层面管理理念、管理体制等外部大环境的制约，也受到规章制度、工作机制、工作人员素质等办公室内部因素的影响。要提高办公室工作效能，既需要高校管理这个大系统为办公室运转提供良好的环境和条件，更需要办公室内部创新思路，加强内部制度和工作机制建设，持续提高工作人员综合素质和干事创业的积极性、主动性。

[1] 高珊. 高校办公室的管理效能[J]. 天津市经理学院学报，2014，(01)：99-100.

[2] 赵颖. 试析高校办公室管理的常见问题与改进对策[J].管理观察，2015，(20):135.

[3] 倪乐一. 提升高校办公室管理工作成效的路径探索[J].产业与科技论坛，2015，(7):220-221.

(责任编辑：张连军)

2017-04-02

谭明(1980-)，男，山东潍坊人，潍坊职业学院讲师，硕士。

10.3969/j.issn.1009-2080.2017.03.006

G647

B

1009-2080(2017)03-0028-03