档案信息资源开发和利用探究

2017-03-11郑莹

文化创新比较研究 2017年23期

郑莹

（山东省曹县爱国卫生运动委员会，山东曹县 274400）

县级爱国卫生运动委员会（以下简称“爱卫会”）担负着县域爱国卫生工作规划和年度计划，组织县域爱国卫生工作相关法规、规章和政策的实施与监督，组织指导城乡病媒生物预防控制工作，组织开展爱国卫生运动方面的科研活动、信息交流及经验推广等工作。可谓使命重大。这就要求县一级爱卫会要勇于担当，顺应时代发展要求，满足人民群众日益增长的健康安全需求，正视档案信息资源开发与利用存在的问题，加快自身改革，创新档案管理工作，提出完善档案信息开发与利用的措施，实现实体管理向信息服务转变，从而确保爱国卫生运动委员会事业长期可持续性发展。

1 开发与利用爱卫会档案信息资源是时代需要

爱卫会所担负的使命和职责决定了爱卫会必须高度重视爱卫会档案信息资源建设，特别是做好档案信息资源的开发与利用，从而更好地发挥其社会效益和经济效益，服务于人民群众，满足人民群众身心健康安全需要。需要指出的是，爱卫会档案信息资源及其管理由众多子系统构成，环环相扣，包括爱卫会档案部门基础设施建设、爱卫会信息资源建设、人力资源建设。其中，爱卫会档案信息的开发与利用是爱卫会档案信息化的目标及核心任务，这是衡量爱卫会档案信息资源管理的重要标志，现代数字信息技术及其设备是爱卫会档案开发与利用的基础和保障。

随着我国进入社会主义建设新时期，人民群众的获得感、成就感日益明显，要求包括爱卫会在内的政府部门加强政府职能，提高所在区域包括卫生治理在内的环境建设水平的呼声愈加高涨，这就要求爱卫会增加档案信息透明度，做好档案信息资源开发与利用。不仅如此，数字信息技术的普及给爱卫会档案信息资源管理带来史无前例的变化，推动着爱卫会工作的发展。爱卫会档案信息化必然包含着档案信息技术的应用，否则爱卫会信息资源管理无从谈起。

爱卫会档案信息管理需要以信息技术及硬件设施作为基础，将信息技术应用于爱卫会档案信息的传递、处理、开发、利用。爱卫会档案信息资源共建共享是爱卫会档案信息资源信息化的重要组成部分。在爱卫会档案信息资源开发与利用过程中，爱卫会需要高质量、高集成的档案信息，以及科学有效的档案信息管理。爱卫会档案的开发与利用的最终目标是实现爱卫会档案信息资源的有序组织和开发利用，从而使爱卫会档案资源开发利用建设迈上新台阶，从而使爱卫会具有更强劲的生存力。需要指出的是，爱卫会档案信息资源的开发利用不是信息技术的简单应用，而是要依托先进的档案管理思想，规范爱卫会档案工作业务流程，将信息技术融入爱卫会档案信息资源收集、整理、开发、利用等活动中，以增强爱卫会事业的生命力。

2 制约爱卫会档案信息资源开发利用的因素

2.1 开发利用理念滞后

部分爱卫会档案管理人员对新形势缺乏清醒认识，思想观念重管轻用，把管好档案作为爱卫会档案工作重点，简简单单认为按时接收、开放，提供凭据就可以了。对如何开发爱卫会档案信息资源，提高爱卫会档案利用率不加考虑，没有认识到爱卫会档案信息的价值，致使爱卫会档案与新形势不相协调，开发与利用思想认识狭隘、落后，导致开发与利用工作进展迟缓。

2.2 基础工作不牢固

爱卫会档案室服务功能不完善，设施设备简陋，保管条件差，对外主动宣传不够，社会对爱卫会认知程度不高，爱卫会档案难以为社会利用；馆藏资源结构单一，许多爱卫会档案馆藏门类不全，文书档案占比偏大，科技、专业、声像档案占比偏小，内容贫乏，缺乏吸引力，开发利用范围小。

2.3 编研手段不科学

不可否认，现阶段的编研工作限制了爱卫会档案信息资源的开发，表现为编研材料内容单一，重文书、轻科技；编研材料档次低，一次性成果多，深层次成果少。编研材料模仿多，编研与现实脱节，成果利用率不高；档案编研人员缺乏业务素质，人员数量少。

2.4 服务质量不高

受制于经费短缺，爱卫会档案部门教育培训活动不够，档案人员专业知识匮乏，开发能力低下；加之日常待遇不高，部分管理人员不思进取，缺乏责任心、使命感和奉献实干精神；提供利用方式单调，服务方式落后，提供信息手段被动，限制了利用者获取利用信息的时间和空间，挫伤了利用者利用档案信息的积极性，导致爱卫会档案资源闲置浪。

3 爱卫会档案信息资源开发利用策略

3.1 更新思想观念

开发利用是爱卫会档案管理的最终目的，爱卫会档案管理人员要更新观念，明确开发利用是衡量档案的尺度和标志，消除重管轻用观点，克服不求进取落后认识，锐意进取；爱卫会领导层要重视对爱卫会档案信息开发利用工作的领导，实施人、财、物等开发利用条件的倾斜，使爱卫会档案信息开发利用高起点、高标准开展，服务经济建设和社会事业发展。

3.2 强化基础建设

爱卫会领导层要首先做好档案馆库建设，加大设施设备经费投入，加强对爱卫会档案信息资源开发利用工作的组织协调、统筹规划，制订开发利用计划，争取所在区域政府把其纳入地方信息化规划；严格执行档案开发与利用规章和技术规范，按照技术标准开展档案数字化、电子文件归档、数据库建设，确保爱卫会档案数据规范、长期可读、便于共享；建立爱卫会档案信息安全规章制度，保证数字档案信息管理系统运行安全、可靠。

3.3 建立开发利用制度

爱卫会档案信息资源的利用，必须有科学严谨的档案信息利用制度。首先，要实施科学的编研工作，适时编研适应形势发展的信息资料，重点放在“精、管、用”上；建立爱卫会档案信息利用预测制度，了解社会的需求动向和发展趋势，掌握社会各界需求重点，对爱卫会档案信息利用率进行信息反馈，明确阶段利用重点；加强爱卫会档案征集工作，建立起数量充足、内容丰富、结构合理、质量优并富有特色的档案信息数据库；完善爱卫会档案补充机制，改变文书档案居多的局面，实现馆际交流，资源共享。

3.4 完善服务机制

爱卫会档案部门要加大档案信息资源开发利用宣传活动，采取专题、举办展览等形式，公布爱卫会档案内容，宣传爱卫会档案在经济和社会发展中的作用；改革服务方式，日常做好接待查档工作，配备齐全复印机等设备，提高查全率和查准率；调整档案利用开发服务重点，主动服务、超前服务、上门服务、定点服务，全方位实施社会服务；加快爱卫会档案编研步伐，围绕所在县域工作中心，注重卫生、健康调查等专题编研，把具有地方特色、富于利用价值的档案资料按专题编排。

3.5 加强新型专业人才培养

人才是爱卫会档案信息资源开发与利用的关键，爱卫会领导层要站在时代高度，提高开发利用认识，努力提高爱卫会档案信息开发人员素质，着重培养一支既懂得技术又精通档案业务的高层次爱卫会档案信息管理人员。要时不我待，要勇于担当，加快培养步伐，加强对爱卫会档案管理人员的继续教育和培训，使爱卫会档案管理人员更新知识结构，拓宽知识层面，提高业务技能，突出掌握数字信息技术、微缩技术等新知识、新方法；要大力引进、选调计算机专业人才，对他们进行爱卫会档案管理知识培训，使之尽快适应爱卫会档案管理工作。

3.6 搞好爱卫会档案宣传

爱卫会要珍惜荣誉，要维护自身在社会中的良好形象，就要做好自我宣传，为爱卫会档案信息资源开发利用创造良好的社会环境。爱卫会档案部门要大力宣传《档案法》等法律、法规，适应形势需要，采取灵活多样的宣传形式开展爱卫会档案宣传活动；注重爱卫会档案价值、作用及利用效果的宣传，使社会各界知道什么是爱卫会档案，爱卫会档案有什么价值，激发社会各界利用爱卫会档案的热情，引导更多的社会阶层如何利用爱卫会档案，知晓利用爱卫会档案的益处。