信息化视角下的档案建设

2017-03-11孙立

文化创新比较研究 2017年23期

孙立

（山东省曹县红十字会办公室，山东曹县 274400）

红十字会作为我国重要的群众社团组织，在《中华人民共和国红十字会法》《中国红十字会章程》等法律法规的指导下，担负着开展备灾救灾工作，兴建和管理备灾救灾设施，在自然灾害和突发事件中，开展对受害者的救助和救护，开展人道领域的社会公益服务活动和卫生救护，卫生防病知识的宣传、普及及学术交流，组织社会捐助，进行初级卫生救护培训，组织群众参加现场救护等重要职责。可谓是使命重大。作为县级红十字会组织要努力工作，为人民群众提高更好地服务，尤其表现在档案建设方面，加快采用数字信息技术，加快从传统的档案管理模式向现代化的信息化管理方式转变，从而为人民群众提供优质服务，确保人民群众生命健康。

1 档案信息化建设的必要性

红十字会担负着多个方面的职责，形成的档案众多，这些在工作中形成的档案具有一定的保存价值，并且以各种形式和载体记录。管理难度加大，必须采用科学的管理方式，因此，对红十字会档案工作来说，推进档案信息化建设具有一定的必要性。

1.1 信息化是提高红十字会服务水平的保证

近年来各地红十字会都非常重视档案管理建设，对进一步加强新形势下红十字会档案工作提出了新的要求，要求按照人口健康信息化建设实际需要，加快实现更大范围内的数据整合，建立统一的信息互联标准，构建全人群健康大数据平台，并依托大数据分析，为健康管理提供更加精准的诊疗意见，实现这一目标的关键是要进一步加强红十字会档案的信息化管理，整合全员人口信息、电子健康档案和电子病案等资料建立完善的档案资料数据库。

1.2 信息化管理是红十字会档案管理的发展趋势

在信息化管理日益普及的今天，对于红十字会档案管理工作来说，更需要转变原有传统的档案管理模式，以全新的管理理念为指导，运用先进的硬件设施和软件系统开展档案工作，不仅可以实现各类红十字会档案资料的及时归集整理，并且更有利于实现红十字会档案的动态更新，进一步提升红十字会档案管理工作质量和效率，促进红十字会档案管理工作的不断发展提升。

1.3 信息化管理是提高红十字会档案价值利用的关键手段

红十字会档案管理一个重要工作内容是不断提升档案服务水平，加快推进档案管理信息化建设，进一步建立健全档案资源体系、档案安全体系、档案利用体系，不仅可以加强对疾病预防控制、灾害预防等专业档案的收集管理，而且依托信息化技术容易实现档案的深度开发，更好地发挥档案资料的内在价值，提高档案的服务水平。

2 红十字会档案信息化建设存在的问题

2.1 管理制度不科学

档案信息化管理是一项系统性的工作，保证各项工作的规范有序推进，需要健全完善的档案管理制度作为保障。但目前红十字会档案管理方面的规章制度和实施细则还不够完善，具体如何开展红十字会档案信息系统建设，以及对红十字会档案的数据格式标准如何要求，如何进行档案资料的有效开发利用等方面，缺少科学的指导，造成红十字会档案管理信息化水平不高。

2.2 档案开发利用程度不够

目前不少红十字会档案部门还没有建立完善的信息管理系统，档案资料还没有实现网上的及时录入、更新和调阅，这造成红十字会电子档案信息内容不够全面，再加上档案的开放程度不够高，很多档案资料的价值没有得到充分的挖掘利用，造成了档案整体服务质量不高，很多有价值的档案资料浪费损失。

2.3 信息化管理基础不牢固

现阶段红十字会档案信息化管理出现的突出问题是基础工作较为薄弱。一方面，档案的真实性和准确性有待加强，特别是档案关系到健康管理和疾病诊疗情况的重要依据，对于档案资料的准确性有非常高的要求，在这方面很多档案管理机构做得不够；红十字会档案资料在信息化的管理过程中对档案安全性关注不够，重要数据没有进行必要的备份处理，有的档案资料管理信息系统中存在漏洞，容易影响资料安全。

3 信息化视角下的红十字会档案建设

基于以上所述，县级红十字会档案部门要正视工作中存在的问题，采取针对性措施，加快档案信息化建设。

3.1 明晰信息化建设内涵

红十字会档案信息化可以对红十字会相关的工作进行横向覆盖，形成基于电子档案的档案信息化体系，从而实现红十字会档案的数据共享和互联互通，并逐步加快与其他相关职能部门的协同。红十字会档案建设本身包含广泛内容，不仅包括疾病预防、灾害救治等档案的数据库建设、有序整理资源开发、网络建设、人才队伍建设和资源开发利用，也包括做好相关法规和标准的制定。档案信息化建设内涵因为社会发展而有所变化，当前红十字会档案建设融合了信息技术、网络技术和计算机技术来对档案进行综合处理、开发和管理，从而建成一个不同地域都能够互联互通的红十字会档案体系。

3.2 完善红十字会档案信息化管理体系

信息化对于促进提高红十字会档案管理整体水平具有非常重要的作用，县级红十字会应该高度重视信息化的重要性，积极主导推动档案管理工作向信息化的方向发展。在这方面，首要工作应该是进一步健全红十字会档案信息化管理工作机制，特别是应该严格按照国家对于档案信息化建设管理的有关规定要求，对红十字会档案管理方面的资料归集整理、档案数据资料存储、档案管理权限控制等进行详细的规定，为红十字会档案管理工作的有序开展提供良好的制度保障。

3.3 提高基础化管理水平

在红十字会档案管理信息化建设方面，必须注意进一步完善相关的基础工作。红十字会应该高度重视档案管理工作，增加在红十字会档案信息化建设方面的相关投入，特别是配备齐全的软硬件设施，并完善红十字会档案管理信息系统和数据库建设，为红十字会档案管理信息化提供良好的基础；应注重红十字会档案管理工作流程的标准化管理，重点是对红十字会档案相关的文件资料进行统一规范，对档案资料的数据采集、数据应用、档案信息系统登录、电子建档、信息查询、数据上传等具体流程，进行细化规范完善；注重加强红十字会档案的检索查询使用，依托档案管理软件对档案资料进行规范的分类、编目、排序，同时通过局域网或者互联网，对相应权限内的档案资料，及时提供给有信息需求的单位或者个人，提高红十字会档案资料的利用水平。

3.4 加强信息系统功能整合

数字信息时代的红十字会档案管理要顺应时代要求，首要工作是加强对红十字会内部各类档案信息资源的有效整合。档案管理工作部門应该注重加强内部的信息归集控制，尤其是加强红十字会档案管理的前端控制和全程控制，按照档案目录，对需要归档整理的有关数据、音频视频图像、电子文档等各类资料，在档案数据资料形成阶段即进行有效的整合，提高红十字会档案管理工作的主动性、前瞻性；进一步完善红十字会内部的档案管理信息网络建设，依托档案管理信息网络，将各部门需要归集整理的档案资料及时传递至档案管理部门，通过档案资源的共享利用，提高信息采集的效率和准确性。

3.5 提高档案员素质

加快推进红十字会档案信息化建设进程，档案管理人员的专业素质水平至关重要。信息化模式下的档案管理工作，需要档案管理工作人员精通档案管理业务方面的知识，需要档案管理人员熟悉网络技术、信息管理以及卫生专业等方面的相关知识。红十字会应该加强对档案管理人员的系统培训教育，重点是围绕复合型的档案管理专业技术人才，既要加强对档案管理人员的档案学、信息传播学等方面的技术培训，同时也要开展档案信息化管理有关的软件开发、信息管理、数据库管理、办公自动化等方面的培训；应加强对档案管理人员档案法、档案保密管理等方面的系统培训，保证整个档案管理工作规范有序高效的开展。