数字档案背景下高校档案工作面对的困境与突破

王可

（辽宁对外经贸学院 大连 116052）

数字档案背景下高校档案工作面对的困境与突破

王可

（辽宁对外经贸学院 大连 116052）

随着我国现代化和信息化建设进程不断加快，数字档案这一新生事物也在蓬勃发展,以高校档案管理工作为研究对象，以数字档案为背景，讨论数字档案的特点，以及目前高校数字档案工作面对的问题，最后提出相应的解决措施，为相关专业提供可以参考的理论依据。

数字档案 高校 困境 突破

一、高校数字档案管理的特点与意义

高校传统的档案信息服务是向师生以及社会相关企业提供信息资料，有助于个人需要以及学校自身发展，信息获取方式一般通过开辟阅览室或者外借，再或通过档案馆的方式实现档案文献的传递，而数字档案的信息服务内容完全不同，具体来说具备以下特点：

1.数字档案工作更加智能化。在数字档案模式下，既不会破坏档案完整性，又可以利用信息技术为档案建立起新的联系，形成多网状的档案关系网，可以多角度地显示数字档案之间的各种联系。师生用户在检索利用时，一个检索式可以将与之相关的所有档案信息都检索出来供用户参考。这将会极大地提高高校档案信息查询效率。

2.数字档案信息管理具备网络化特点。传统的高校档案部门，档案信息的传播主要是纸质档案及其复印件的传递，高校档案部门工作人员与用户直接接触，而在数字档案背景下，信息的传播已经发展为数字化、网络化。由于档案信息转变成可在计算机和网络之间传播数据，这使得档案的受众更加广泛，传输速度更加快速，利用更加便捷。

3.数字档案信息处理超时空化。传统档案馆用户利用档案时，必须亲自到指定场所进行查询，然后将所需要的档案资料进行复制，而数字档案馆的档案资源数字化，其传播网络化，所以在家中或者宿舍就可以利用网络查询自己所需要的档案信息，实现了档案信息管理与服务的超时空化。

当然对高校档案工作来讲，将数字档案这一新模式运用到日常档案工作之中是具备重要意义的。一方面可以促进学校信息的公开化，比如高校大学生可以在宿舍或者家里查询自己的学期成绩以及档案情况。另一方面，满足社会信息的需求，比如在高校学生毕业之后，需要进行档案交接工作，数字档案可以使这项工作更加效率化与安全化，使得学生以最快的速度到达用人单位，同时用人单位也可以获得该学生的一些在校基本信息，实现数字档案服务的价值。

二、高校数字档案工作存在的问题

无论是何种工作，其面对的问题无非是人、制度、资源以及技术四个方面，高校数字档案工作目前面对的问题也离不开这四个方面，分析清楚这些问题能够为之后采取解决措施提供明确的方向。

1.档案工作人员素质专业水平不高。首先来说，不管是传统档案馆还是新建成的数字档案馆，新晋年轻工作人员都是通过公务员考试选拔进入，这种体制目前为止还是“铁饭碗”，因此工作人员的危机感不强，缺乏竞争意识，思想上也是得过且过。在对数字档案学习与应用方面也是无所作为，不求有功，但求无过。加之目前高校对数字档案工作人员的分工不甚明确，很多一人兼数职，使得数字档案的发展更加缓慢，直接影响到数字档案信息服务在高校档案部门中的发展。其次，就是高校档案管理人员选拔过程中存在“走后门”的问题，甚至出现了高校档案部门档案管理工作人员是安置家属的情况，这些人员进入高校档案部门时，不会受到对其文化水平、文化程度的考察，造成了这部分档案工作人员文化素质低，不能接受新技术和新事物，严重影响了高校档案部门数字化的开展。最后，由于高校数字档案在信息处理过程中需要相关人员具备计算机和网络运用能力，致使目前很多高校档案部门人员出现了“专业能力”欠缺的现象。如果不能及时、有效地提高高校档案部门工作人员的综合素质，其可能会成为制约数字档案发展的瓶颈。

2.相关数字档案工作制度不完善。数字档案模式在我国正处在尝试建设阶段，虽然在一些高校已经建成了数字档案馆，但是在全国范围内，大面积的高校数字档案建设没有铺展开来，或者开展不到位。其一方面就是相关制度存在一定的“滞后性”，数字档案信息服务的法律标准的出现晚于数字档案信息服务的出现，要求已建成的数字档案部门遵照“后来”的法律和标准进行变动，这其实是很难的，也会变相制约数字档案馆信息工作的发展。

3.服务资源相对贫乏。数字档案资源的分布不均主要表现在两个方面：第一，不同环境导致高校档案数字化建设存在困难，例如东部多于西部，一线城市多于二、三线城市，造成这种情况在于相关理念普及不到位，以及资金资源匮乏。第二，专业针对性不明显，目前我国高校一方面在扩大招生，另一方面专业类别也在不断增加，而针对大学当中不同专业的数字档案归纳工作却很少受到人们注意，使得我国高校单就某一专业来说档案资源不多，满足不了学生与社会的需求。

4.数字档案相关技术薄弱。在技术支持方面，高校数字档案建设也存在问题：第一，数字档案馆档案信息的更新速度非常快，但档案的检索不能及时适用档案的更新，检索工具的覆盖面有限，检索不全面，查全率低，不能检索出新的档案内容。更有甚者，有的高校数字档案馆“一劳永逸”，只是在数字档案建设初期进行著录和建立索引，新进的数字档案只完成了必要的归档步骤，没有进行必要的著录，使得检索缺少必要的索引，导致不能进行档案的检索和利用；第二，高校数字档案检索工具多数只能进行一次检索，不能在结果中进行二次检索，所以每次检索都要重新输入检索的检索式和检索字段等，费时费力，用起来也非常不方便。

三、提高高校数字档案建设的对策

通过上述讨论，高校档案工作在数字档案建设方面存在着较多问题，那为了适应社会需求，为广大师生提供更好的档案服务，就需要采取针对性的措施进行应对，接下来笔者就从三个方面谈一下提高高校数字档案建设的对策。

1.加强人才队伍建设。首先要更新服务理念，增强服务意识，高校数字档案建设必须要求工作人员在理念上进行学习，特别是高校作为人才培养的重点，数字档案工作人员更不能固守原有的服务理念，应该积极地“走出去”，在思想上变被动为主动，积极推广高校数字档案建设工作，让数字档案信息服务被更多的师生和社会大众所知悉、所认同、所应用。其次，引进专业的技术人员，无论是何种工作，专门的技术人员队伍建设是提高工作发展的最直接方式。高校数字档案建设发展引进专业人才主要有以下几种方式：一是招聘，高校数字档案馆可以通过公开招聘，选择所需要的不同专业的人才，这是最普遍的一种引进人才方式；二是劳务派遣，我国由于档案馆自身体制的限制，招聘需要层层报批，招聘人员数量有着严格限制，大量地招聘工作人员不可能实现，这种情况下高校档案部门可以与专门的计算机技术公司合作，将他们的技术人员派遣到档案馆，以帮助高校档案馆完成技术上的工作和难题，高校数字档案部门只需要支付一定的费用。最后，加强对高校数字档案部门的人员考核，考核是提升工作人员素质的一种重要途径。定期或者不定期地对高校档案部门工作人员进行考核，对于考核中不合格人员再进行培训，对于多次考核不合格予以一定的惩罚，使高校档案工作在数字化建设过程中，形成一种竞争氛围，使工作人员更加积极主动提升自身素质，自觉接受新知识和新技术。

2.加强数字档案馆信息资源的整合。正如上面提到的，由于数字档案观念普及程度不同以及相应的经济扶持力度不同，导致我国高校在不同地区、不同城市数字档案信息资源整合方面存在较大的差异，而高校数字档案馆要加强信息服务的建设必须克服这一困难。对于观念普及不到位的高校地区，政府应该加大宣传力度，尽量开展数字档案宣传活动，号召高校参与其中，了解特点，为数字档案馆提供一个信息分布和集成应用服务的平台，保证数字档案概念普及的效率。而对于经济扶持不高地区，高校应该改变传统保守观念，与其他高校共享、共建数字档案资源，在数字档案信息服务的建设中秉持着一加一大于二的思想，积极分享，这样数字档案馆信息服务的资源才会越来越多。

3.重视数字档案相关技术的提高。在技术方面，一方面需要改进档案检索工具并及时更新检索数据库，高校数字档案工作所采用的检索工具直接影响着师生利用档案的过程和结果，也是影响数字档案信息服务质量的一个重要技术因素，改进数字档案馆检索工具首先是要将数字档案馆档案建立多项的索引，以方便从不同的方面和角度进行检索。例如：高校数字档案部门可以根据年级、专业不同建立人事档案、文书档案等不同门类的索引，以适用不同年级师生的用户使用。再例如，增加多次在结果中检索的功能。对于用一个检索式表达不能实现的检索，可以在结果中继续检索，增加检索的深度。另一方面，提高高校数字档案网站建设与服务水平，档案网站建设的首要工作是明确自己的工作任务、分清主次。突出网页的实用性、科学性、人性化，档案网站的网页设计可采用根形结构，主页设置导航和超链接体系，形成完整的信息回路。高校数字档案部门工作人员要明确数字档案资源公开以及档案数据库是档案网站的主体内容，对其进行重点建设，其他政务和行政的内容不应占用过多的网站部分和建设的精力。

综上所述，高校数字档案开展依托于现在计算机技术和网络技术，是高校档案信息系统的重要组成部分，是衡量高校信息建设的重要指标。所以数字档案信息服务应将传统服务与现在数字技术相结合，这是高校信息资源开发和利用的基础，也是文化传播的重要手段。数字档案馆信息服务的质量将直接关系到高校档案部门功能的发挥，我们应该重视起来，不断促进这一工作的发展。

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辽宁省档案科技项目（L-2016-R-18）。

王可，辽宁对外经贸学院图书馆馆员，研究方向高校数字档案。

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2017-01-06