档案社交媒体的最佳实践：基于NARA的案例研究

黄榆涵 李晓昱 洪页子 周文泓

（四川大学公共管理学院 成都 610064）

档案社交媒体的最佳实践：基于NARA的案例研究

黄榆涵 李晓昱 洪页子 周文泓

（四川大学公共管理学院 成都 610064）

随着社交媒体应用广泛普及，档案与社交媒体的结合也愈发受到关注。本文将通过分析NARA社交媒体战略中部分社交媒体平台应用实例，从社交媒体平台和制度理念两大方面着手，剖析成功经验，并结合我国国情分析其实践的可能性，以指导我国档案机构在社交媒体方面的制度构建、理念塑造和实践，最后得出符合我国国情的具有可借鉴性的启示。我国档案机构应提升应用工具多元性，深化社交媒体的资源创新共建与共享功能，制定并丰富社交媒体应用制度，将鲜明的人文情怀融于社交媒体应用中。

社交媒体 档案机构 工具使用 制度构建

一、引言

信息与通讯技术正引发各个领域的数字革命，社交媒体作为其中极具代表性的应用平台，档案和社交媒体的融合成为档案领域创新业务活动与信息服务的热点议题。中国档案机构也应利用这样的新型媒介创新服务，尤其在微博与微信的应用热潮中取得一定成果，建立起“一站式”的档案资源服务与共建共享平台。然而，中国档案机构对社交媒体的应用还并不成熟，在平台运营、内容建设、规章制度等方面依旧存在管理不善的问题，究其根本，是档案机构对于应用社交媒体要创建怎样的档案服务以及如何创建缺乏足够清晰的定位。在这样的背景下，既需要中国档案机构与工作者独立自主的创新探索，也有必要借鉴全球领先的档案社交媒体最佳实践。

以NARA（美国档案与文件署）为代表的档案机构对社交媒体的应用从制度建设到社交媒体平台运营都卓有成效。在美国开放政府框架下，社交媒体作为NARA开放政府的十大旗舰项目助力于NARA成为联邦机构开放政府的领导者，为各国与各地区档案机构应用社交媒体起着示范作用。因而，本文将以NARA的社交媒体应用作为最佳实践进行案例分析，从工具使用与制度建设两大方面剖析它的成功经验，最后基于我国国情提出启示。

二、NARA对社交媒体的应用概览

NARA对社交媒体的应用最早是从博客开始，随着社会与技术的发展，NARA也开始采用新出现的各类工具，如信息分享与社交类的Facebook、图片社交类Instagram、视频分享类YouTube等。然而，NARA对社交媒体的应用不只限于信息互动与资源共享，而是指向更多与社会、文化、技术前沿相关的功能，这使得NARA的社交媒体应用处于创新之中，能够提供更加多元的服务，也拓展了自身业务，在获得更多的社会关注与互动的同时也提升了业务实力。本部分的介绍重点将指向Facebook、Tw itter之外的2016年最新战略重点关注的平台：GitHub、谷歌文化研究所、Foursquare和Historypin。

1.NARA在GitHub上的应用。GitHub使用Git作为版本控制系统（version control system）提供在线源码托管的服务，同时是个有社交功能的开发者社区，用户能通过简单的版本控制和管理步骤来共享与协作软件开发项目。区别于Facebook、Instagram等对用户没有技术要求的社交媒体平台，GitHub则更强调“开发者”的社区，与前两者相比学习门槛更高，这反映出NARA希望进一步集合高精尖人才的力量打造更优质社交媒体实践的愿望，通过利用不同社交媒体平台的特性来实现社会各阶层全面参与档案社交媒体的实践过程。

目前美国国家档案数字化服务处已开发出了一些应用程序并发布在GitHub上，希望在使内部人员受益的同时也方便大众。主要成果包括：（1）NARA文件分析器（NARA File Analyzer），它在文件目录中对每个文件执行“文件测试”，文件测试是对单个文件执行的一组简单操作，例如文件名验证，文件大小统计分析，校验和计算，文件类型提取。通过执行文件测试可以将文件中可读取和不可读取的内容划分出来。在完成文件测试后会生成一份文件分析结果的摘要报告，有利于之后的查对。（2）NARA视频帧分析仪（NARA Video Frame Analyzer），该软件自动执行数字化视频文件的质量控制过程，并提供对视频帧级元数据的分析。两者的运行原则都较为相似，都是将大型的整体划分为具体的小的部分进行逐步检查监控，从而实现最优的质量把关。（3）NARA AVI编辑程序工具（NARA AVI MetaEdit Tool），该软件能够为AVI文件执行各种元数据编辑，并提供嵌入、编辑、导入和导出元数据的功能，有助于规范文件格式，便于管理、整理和开发。（4）NARA MediaInfo，作为一款视频参数检测工具，可获取多媒体文件的信息，如标题、作者、编码器、采样率、声道数等，并支持多种多媒体文件格式，同时其支持自定义数据显示和导出格式的优势，成为NARA选择将它共享在GitHub上的重要原因[1]。

2.NARA在谷歌文化研究所上的应用。谷歌文化研究所利用在线展览的形式展示来自全球文化机构的内容。用户有能力创建高度可视化和引人入胜的展览专栏，用以讲述不同的故事或向观众呈现一系列特定的主题。NARA在谷歌文化研究所创建了各种网上展览。

截至目前，NARA在谷歌文化研究所已经建立了44个专题“展览”。专题类型丰富，主要包含了关于历任美国总统的相关事件、历史战役、法律典籍、历史中的大学等方面。“展览”以图片和文字为载体，丰富的历史档案将一段相对完整的历史还原在浏览者的面前。而在个别专题的“展览”中，NARA还附加了相关的谷歌网络地图板块，直接将重要的几个历史事件发生的地点进行定位，当然浏览者也可以根据自己的需要用鼠标滑轮对地图进行缩小和放大。除了大段文字优美的历史描述，NARA对“展览”里的图片创建了链接，使浏览者点击链接即可进入该图片的介绍页面。

借助平台的支持，NARA使用3D虚拟技术将这三个地点的展览场景进行了细致的还原，通过还原“富兰克林·罗斯福总统图书馆”“威廉·J·克林顿总统中心及公园”“乔治·W·布什总统图书馆及博物馆”，访问者仿佛身临其境，看到展品的同时还可以欣赏展馆的环境，从而挖掘了三个展馆作为历史建筑本身所具有的重要保存价值[2]。

3.NARA在Foursquare和Historypin上的应用。在NARA提出的二十多种社交媒体工具中，有一些社交媒体是基于地理位置分享的。NARA意在让公众能够意识到自己每天走过的再平常的场景都可能蕴藏着丰富的历史事件，敦促他们热爱生活关注档案，从而挖掘其中的乐趣，培养起大众的档案意识。

Foursquare就是一家基于用户地理位置信息（LBS）的手机服务网站，并鼓励手机用户同他人分享自己当前所在地理位置以及身边有趣的事。用户一旦关注了美国国家档案与文件署和总统图书馆，就会自动解锁这个位置所发生的历史事件。NARA希望可以帮助用户发现日常生活中身边的历史事件，培养起大众的档案意识并挖掘其中的乐趣。只要在Foursquare中搜索“usnatarchives”就能了解学习定位中蕴含的历史事件，这些事件发生在这个城市甚至整个国家，并且NARA也在努力扩大覆盖范围。在Foursquare的主页中，NARA已经发布了147条相关事件，覆盖了20个城市定位。

Historypin同样是一个基于图片和地理位置的社交媒体工具。形象来说是一个互联网化的时间机器，让人们通过谷歌地图、街景，以一种全新的方式记录与分享老照片及其背后的故事，并希望成为世界上最大的用户产生内容的、世界性的历史档案图片和故事平台。NARA希望网友可以通过Historypin来分享图片、视频等电子文件，添加个人描述和自身独特的回忆来体验我们身边熟悉的环境经历的变化。为此NARA也作出了以下收集：马修·布雷迪内战照片；环境保护署20世纪70年代文档摄影项目的图像；华盛顿的街道、建筑和历史事件的图片等[3]。

三、NARA社交媒体应用的制度构建

除了积极探索工具的应用，NARA极其重视顶层设计与制度保障，它于2010年出台了第一份社交媒体战略，其内容简单，仅提供了一些档案机构利用社交媒体发展的基本构想和蓝图，提出两个关键词：社区和对话。六年后，随着移动设备普及和人们生活方式的转变，2016年NARA针对新情况又颁布了一份面向未来三年新的战略规划。在顶层战略指导下，又有具体的指南用以规范使用流程，在这份战略中，制定了严格的规范和准则以达到全程的管理。这使得NARA的社交媒体应用有着开放政府与人文情怀的战略高度，又对每一社交媒体有着高效的运营。其制度构建主要包含如下方面：

1.账户运营指南。对档案机构以及管理社交媒体账户的工作人员而言，掌握账户内容形成的流程、发布与管理的相关规范是最基本的素养；对NARA而言，这也是NARA制度建设的重点。目前，NARA出台的一份暂行规范主要规定了有关应用和管理社交媒体网站、机构员工和承包人的原则和责任。严格的审核制度要求每一条社交媒体上的内容都是可控的：内容一经查实发现是并未得到允许而发出的，将被要求立即撤销直到错误被纠正，即使该内容是发布在外网上，也要按照相应的规则行事。对于应用和管理web2.0和社交媒体网站，该规定提出了领导人负责制，对于构成应用和管理社交媒体平台运行程序的内容/产品拥有者、内容作者、内容/项目管理者、内容/网站仲裁人都提出了各自负有的责任，从这个方面明确了作为一个整体的一部分推进社交媒体运行有序化的义务。另外，针对具体情况下可能出现的问题，如何避免政治敏感性问题、建立web2.0和社交媒体项目的合法程序等，规定也作出了可供参考的建议。另一方面，针对机构员工和承包人的合法行为作出明确界定：使用机构办公设备进行的所有私人行为、传播不公开的内容都视为不合适的行为，代表机构对某些问题发表个人观点同样不被允许；在自己的专业领域内向社交媒体网站发布内容则是可以被接受的[4]。

2.风险管理。NARA为帮助代理机构工作人员管理其网络记录，制定风险管理指南，以维护网站的可信赖度为宗旨进行风险评估，评估的因素主要包括记录管理威胁、能见度、后果和灵敏度。NARA认为，风险评估应该解决不可信赖的、丢失的或不可恢复的记录所引发的可能后果。例如，每一种社交媒体工具的使用，每一个社交媒体账户的开通都需要提交“Web2.0和社交媒体项目提案”。提案需要根据NARA公布的表格规范填写，涉及的事项有项目名称、目标、时间、概述、何种工具、服务商地址、合规性、受众、资源需求、是否产生文件、文件的捕获与保存措施、项目负责人以及联系方式。相关主管部门对提案进行审核，然后作出批示。这样的程序可以尽可能保证社交媒体工具应用的合法性，通过提案的策划，也可以为使用工具提供规划，做到全程监控[5]。

3.数据分析。区别于之前的社交媒体战略，NARA在2016年颁布的社交媒体战略中第一次提出建立并领导一个社交媒体创意实验室来训练他们的员工社交媒体技巧。它包括四个专业领域：数据实验室（Data Lab）、创意实验室（Idea Lab）、技术出借馆（Technology Lending Library）、学习图书馆（Learning Library）。

其中最值得关注的便是数据实验室。数据实验室的目标是通过对于什么内容能表现得更好以及为什么的深刻见解来培养对社交媒体数据敏感并有创造力的团队。为此他们建立了每周研讨会，以便内容创建者在社交媒体数据分析中获取亲身实践经历。内容创建者利用每周的研讨会去追踪读者在邮件、频道和活动的参与。他们学习使用分析工具并通过公布的内容理解发展趋势。在数据公开的精神下，该团队还使用了一个社交媒体数据分析仪表每周向员工和公众总结和分享数据趋势，内容创建者利用这些信息去设计活动和岗位。各个实验室之间也并非独立工作，往往需要互相配合。例如谷歌历史文化研究中心就是在数据实验室、创意实验室和技术出借馆的共同支撑下，将创意与技术结合，用最生动直观的方式为大家呈现最为全面立体的档案，而数据分析贯穿始终。NARA在Foursquare、Historypin这两个社交媒体平台上的应用概括来说就是对用户个体在该平台发布的信息包括地理位置信息进行统计与分析，从而准确地进行相关信息推送。而在众多用户的集体大数据分下预测新闻潮流，有意识地跟随或领导该潮流[6]。

4.隐私评估与保护。隐私影响评估是NARA针对不同社交媒体平台所指定的一套对用户个人信息的收集范围、利用途径、保存期限、保存载体和安全保护进行有效规范的方案。具体来说，NARA对于社交媒体上出现的纷繁复杂的用户个人信息遵守着不主动获取用户信息的原则，而只保存自愿公开的、通过联邦文件管理的部分。NARA还规定了如何对这些信息进行利用、储存、分享和安全保护，将隐私保护的理念贯穿整个信息管理的过程。这包括：（1）对各类信息进行分类，明确“什么信息被包括在数据库或列表内”。（2）对于能够收集的信息，NARA要求做到真正了解“为什么这些信息能被收集”，在符合规范和法律的前提下进行信息的收集。（3）规定“如何利用这些信息”，保障利用过程的合法和信息的安全。（4）规定“这些信息应与谁分享”以确保在安全的范围内进行传输。（5）规定“这些信息如何被储存”，既要求明确保存的材质，又规定了保存的期限。（6）对“如何保护这些信息的安全”的方式进行了规范。NARA信息保护的依据来源于NARA的内部指令；那些因敏感而被移除的PII信息①将会通过电子手段被保存在秘保文件夹里；各办事处文件系统的信息相互独立，以确保这些信息不会被集中或是定期被分享[7]。

四、启示：基于NARA最佳实践的中国社交媒体应用展望

档案机构对社交媒体的应用还处于探索阶段，依旧存在工具单一、交互功能有限、资源共享不足、缺乏个性化服务和活力等问题，从NARA的工具使用与制度建设呈现的实践来看，我国档案机构与工作者可从如下方面优化升级对社交媒体的应用：

1.提升应用工具的多元性。对我国而言，应用工具的多元化将是拓展受众与丰富档案服务内容以及形式的关键。从NARA的实践来看，所使用的社交媒体平台极具多样性，包含Blogs、Citizen Archivist、Facebook、Flickr、Foursquare、Github、Historypin、IdeaScale（Have Your Say）、Our Archives Wiki、RSS Feeds、Today's Doc Mobile App、Tw itter、Tumblr、YouTube等，可应用于网络发布、社交互动、文件共享与存储、技术创新等，且同功能的工具表现形式也不尽一致，这使得档案信息资源可以以多元的形式、在多样化的平台、通过多类渠道、指向不同的受众，大大提升社交媒体应用的效率。

相比之下，我国档案机构当前聚焦于社交类的应用即微信公众号与应用效果不佳的微博，应用工具的单一性使得服务内容与形式大大受限，社交媒体实现的功能主要为发布资源，对公众互动与档案资源社会化的助力有限。在未来的发展中可以借鉴NARA的社交媒体应用工具群建设，考察与采用种类更加丰富的工具。例如，我国也有类似于GitHub这样的开发者社区—coding，主要功能包括代码托管、项目管理和WebIDE，并提供付费服务。我国档案馆可以在该平台上注册政府档案馆的官方账号，不定期分享档案有关社交媒体运营的项目和资源，面向广大码农和有兴趣的档案人员，接受并实践其修改意见，实现技术上的交流沟通。此外，以聚集了各行精英和自由开放的讨论氛围两个显著的优点，成为中国互联网最大的知识社交平台的知乎，也同样值得关注。以政府名义设立档案馆账号，积极回答知友有关我国档案的问题，并主持档案专栏或者live（知乎直播），将促进我国档案馆从又红又专的刻板形象向亲民友好又专业的人民之友方向发展。

2.深化社交媒体的资源创新共建与共享功能。就当前来看，社交媒体主要是作为档案资源共建与共享的创新平台，这也需要我国借鉴NARA的经验，通过社交媒体来创新档案资源共建共享的内容、途径、形式与方法。在资源呈现方面，可以借鉴NARA对谷歌文化研究所的应用，通过在线展览的形式展示来自全球文化机构的内容，创建高度可视化和引人入胜的展品。目前，我国的许多档案馆，如“上海档案馆”的官网上已经有了“网上展览”类的栏目，但其展览的内容往往过于单一，形式也主要以文本与平面图为主。可以通过社交媒体平台强大的多媒体功能支持，提升内容与形式的趣味性，例如将像谷歌这样平台提供的3D展示技术应用于档案展览中。另一方面，我国档案机构可以借助社交媒体的互动与社区功能推荐档案资源的共建共享，突破实体档案馆与档案官网受众方面的局限，社交媒体平台有强大的潜在的受众基础，且提供资源互动的技术支持。依据NARA对Historypin和Flicker的成功应用，我国可以在合适的平台设计有趣和有吸引力的项目，吸纳公众参与贡献档案或是帮助开放档案，例如可以借助社交媒体平台让公众补充年代久远的照片的“身份信息”（包括年代、图片中的历史事件、人物、编号、馆藏等）。

3.制定与丰富社交媒体应用制度。利用政策做好顶层设计。政策作为顶层设计的最佳形态，不仅可以为社交媒体提供依据，推进社交媒体的应用，并为社交媒体应用提供指南。相比于NARA形成了一整套分步骤与针对不同职责的相关利益者可用的指南和工具，我国当前的相关制度几近空白。对我国而言，也需要注意从政策上进行顶层设计的意义。一方面，可借鉴NARA的经验，制定用于指导社交媒体应用方向、方法与目标的战略，实现社交媒体应用的顶层设计。另一方面，构建与细化指导社交媒体应用的具体制度，规范社交媒体应用的环节与相应流程。例如，通过制度提升社交媒体账户运营人员的合规性，针对机构职员发布信息相应的语言、内容、形式、流程、责任人等方面制定指南与要求。

4.将鲜明的人文情怀融于社交媒体应用中。档案机构对社交媒体的应用很大程度上是服务于公众，与公众需求密切相关，因而需要将人文情怀融于社交媒体的使用，这也能够推进档案机构通过社交媒体实现更好的社会互动。NARA的社交媒体应用有着极为鲜明的人文精神，以用户为中心的开放、包容、积极主动与拥抱社会的理念，在社交媒体平台上体现得淋漓尽致。NARA提供服务的主体可谓是形形色色的群体，或是关注时事、或是关注历史、或是关注美国社会百态的用户都是NARA所面向的用户。而在资源方面，更是公开了从政府到社会、从政治家到普通公民、从经济到娱乐的各类型资源。在方式上，更是考虑到用户的个性化需求，文本、音频、视频、地址、图片、软件等都是呈现档案资源的重要形式。这些无疑彰显着NARA浓浓的人文情怀。因而，对我国而言，社交媒体的应用不应只是传统服务的“物理”迁移，而是应当伴随时代精神的变化，融入关注人文的理念，将社交媒体开放、参与、分享与社区的特点发挥至极致，从而真正实现档案服务的创新升级。

总之，NARA推行社交媒体战略的丰富经验为我国档案社交媒体运行和发展提供了极具价值的借鉴。本文着眼NARA在社交媒体运营上的制度、平台、理念三个方面的建设，在此基础上结合我国实际进行了探讨。待未来中国档案社交媒体发展愈加成熟后，会有更实际的例子将NARA与中国的社交媒体实践进行对比分析，我国档案社交媒体实践与研究也会有更广阔的空间。

注释

①PII的定义：PII包括任何有关由一个机构维护的个人信息，包括但不限于教育、金融交易、病史和刑事或就业的历史和可以被用来区分或跟踪一个人的身份的信息，如他们的名字，社会安全号码，出生日期和出生地，母亲的娘家姓，生物识别记录等，其中包括被链接或可链接到个人的任何其他个人信息。

[1]The National Archives on GitHub[EB/OL].https://www. archives.gov/social-media/github.htm l

[2]The National Archives on Google Cultural Institute[EB/OL]. https://www.archives.gov/social-media/gci.htm l

[3]The National Archives on Historypin[EB/OL].https://www. archives.gov/social-media/historypin.htm l

The National Archives on Foursquare［EB/OL］. https://www.archives.gov/social-media/foursquare.htm l

[4]NARA Interim Guidance 831-2［EB/OL］. https://www.archives.gov/files/social-media/policies/831-2.pdf

[5]NARA.Web 2.0 and Social Media Project Proposal[EB/OL]. http://www.archives.gov/social-media/policies/831-2-proposal-form. pdf.2016-06-11.

[6]National Archives SocialMedia Strategy FY17-20［EB/OL］. http://nara-web.github.io/social-media-strategy/

[7]National Archives Privacy Program Resources［EB/OL］. https://www.archives.gov/privacy/privacy-impact-assessments

Best Practice of Social Media Use by Archival Institutions:a Case Study Based on NARA

Huang Yuhan,Li Xiaoyu,Hong Yezi,Zhou Wenhong

(Public Adm inistration School of Sichuan University,Chengdu 610064,China)

With the widespread use of social media, the combination of archives and social media has become an increasingly big concern. By analyzing an application example of some social media platforms in NARA social media strategy, this paper summarizes successful experience from the aspects of social media platform and system concept, and analyses the possibility of practice in combination with China's national conditions, in order to guide the archival institutions of our country in social media system, concept and practice, and finally obtain referential implications that are consistent with Chinese national conditions. Chinese archival institutions should enhance the diversity of application tools, deepen the function of building and sharing resources in social media, develop and enrich the social media application system, and put the distinctive humanistic feelings into the social media applications.

ocialmedia;archival institution;tool application;system construction

黄榆涵、李晓昱、洪页子，四川大学公共管理学院秘书档案系2015级本科生；周文泓，博士，四川大学公共管理学院讲师。

G270

A

2017-03-05