高校教学档案管理体制和运行机制探析

周小平 莫家莉

（攀枝花学院档案馆 攀枝花 617000）

高校教学档案管理体制和运行机制探析

周小平 莫家莉

（攀枝花学院档案馆 攀枝花 617000）

建立科学高效的教学档案管理体制和运行机制，是高校发展的内在要求，也是教学档案规范化管理的必然要求。基于全面质量管理视角，提出在高校教学档案管理中建立分层领导与管理体制，构建分层管理网络体系，全面厘清分层管理职责，并通过教学档案管理制度机制、收集机制、规范机制、考评机制、服务机制和保障机制等的构建，提高高校教学档案的管理水平和服务质量。

全面质量管理 教学档案 管理体制 运行机制

高校教学档案是高校在教学、科研、党政管理和其他活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。其作为高校档案的主体和核心，是维护学校历史真实面貌的重要凭证，是衡量高校教育教学质量和管理水平的重要标志。近年来，随着高校规模的不断扩大，学科专业建设的日趋完善和细化，教学管理的逐步规范，高校教学档案的数量和种类急剧增加，但学校教学档案管理滞后于学校整体发展要求。鉴于此，本文基于全面质量管理视角探索科学高效的教学档案管理体制和运行机制，以期提高教学档案管理的现代化水平，充分发挥其在“人才培养、科学研究、服务社会和文化传承与创新”中的功能。

一、构建分类、分层、权责匹配的网络化教学档案管理体制

1.建立分层领导的管理体制。按照《高等学校档案管理办法》要求，实行校长负责制，设立以学校校长为主任，学校分管档案工作、教学工作的副校长为副主任，各二级学院负责人和相关职能部门负责人为委员，档案馆负责人为办公室主任的“档案管理委员会”，明确各方职责，强化组织领导。在“统一领导，分级管理”的原则下，确立教学档案校、院两级管理体制，即根据学校行政管理层次的划分对教学档案进行分级管理。档案馆负责全校档案工作的整体规划和统一管理，并承担涉及学校宏观层面的重要档案的集中保管和利用；各二级学院建立文档室，确定档案工作分管领导，配备档案工作人员，具体负责教学档案的收集、整理和保管工作。在各部门共同参与的档案工作体制下，确保分工明确、各司其责、齐抓共管、形成合力，推动教学档案和谐发展。

2.构建分层管理的网络体系。构建立体式、全景化的档案工作网络体系是实施教学档案分层管理的重要环节，也是提高教学档案管理效率的关键。根据教学档案形成规律，构建以“档案馆—二级学院办公室—教学科研科—各教研室”为主线的教学档案管理网络体系。其中各二级学院教研室是教学档案管理网络体系的源点，负责收集学院各专业教学管理工作档案资料；教学科研科负责汇总整理各教研室档案资料，并移交至办公室；办公室负责定期将重要档案移交至档案馆，并负责对归档遗留下来需要续存的档案资料（主要是过程依据性资料）的整理、保管和利用。确保教学档案建设工作深入到教学管理活动的各个微观领域，实现由粗放式管理向集约式管理的转变。

3.全面厘清分层管理职责。为切实履行教学档案分层负责的管理，应明确档案馆和文档室的管理职责。其中档案馆主要承担档案业务管理职能，具体包括：贯彻执行档案工作法律法规和方针政策，拟定全校档案管理工作规划、年度计划，制定学校档案工作规章制度；监督、指导、检查各二级学院教学档案的管理情况；负责征集、接收、整理、鉴定、保管、统计学校宏观层面的各类重要档案；开展档案的开放和利用工作，组织档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用；培训全校专（兼）职档案工作人员等。各二级学院文档室主要履行教学资料的收集整理职责，具体包括：按照学校有关规定，做好本学院文件资料的收集、整理、鉴定、保管和统计工作，保证移交档案的齐全、完整、准确、规范；负责室藏档案资料的分类、组卷、编目、登记、保管和利用等业务工作；负责对室藏期满档案资料进行鉴定、销毁；接受学校档案馆的业务指导、监督与检查等。

二、构建系统、科学、规范的教学档案管理运行机制

1.完善制度机制，确保教学档案工作有据可依。以制度建设为抓手，确保教学档案工作有据可依，有章可循。在教学档案管理过程中，以《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》等为依据，制定相应管理实施细则，对教学档案的归档范围、归档立卷原则、归档立卷程序、保管期限等作出详细、明确的规定。其中归档范围的确定，应符合学校教学管理工作特点，突出学校教学特色，具有可操作性、实用性，并能消除现有的归档盲区；保管期限的制定，应注意期限、条款的明确和细化，探索划限与标时（年）结合之路。同时还应制定和完善档案分管领导和专兼职档案人员职责，档案管理工作考核办法等配套的档案工作规章和考核制度，把工作分解到个人，保障教学档案工作贯彻落实。

2.构建收集机制，保障教学档案齐全、完整。以全员参与为基础，确保教学档案工作质量责任纳入相应的部门和岗位中。教学档案来源分散，除上级业务部门和本校下发的各种文件、二级学院的内部文件外，还有大量文件材料散存于一线教师。实现档案的全员化管理，明确办公室、教学科研科、教研室和所有教师所承担的角色，有利于提高档案资料的归档率、完整率和齐全率。其中二级学院领导是“档案工作的总指挥”，各教研室主任是“联系学院教师的纽带”，办公室主任是“领导的助手和联系各学科主任与教师的桥梁”。在具体的管理实施过程中，各教研室在每学期初备好档案盒，根据本学院归档范围要求，结合每位教师本学期教学内容，确定各教师上交的教学文件材料；审核文件材料，并于期末移交至学院办公室。各教师按照打印的归档材料目录，于本学期期中、期末分批将需上交的教学文件材料放入档案盒，并对所交材料签字确认。办公室负责统一整理归档，定期将涉及学校宏观层面的重要档案移交至档案馆统一保管，并将归档遗留下来需要续存的档案资料（主要是过程依据性资料）进行保存和利用。主管领导负责协调解决工作中的问题，监督检查工作执行情况。

3.强化规范机制，促进教学档案工作规范化、标准化。以过程管理为根本，确保教学档案工作规范化、流程化。教学档案是在教学过程中形成的文件材料，因此各二级学院应按照“四同步”原则，实现安排教学计划任务与提出教学文件材料归档要求同步，检查教学计划执行情况与检查教学文件材料积累情况同步，鉴定教学质量、评审教学成果与审核教学档案文件材料同步，教师考核、晋升、评优等与档案部门出具个人相关文件资料归档情况证明同步。学院依据归档范围和工作规范要求，对收集的文件资料科学分类、组卷、微机录入，实行统一编制档号、目录和检索工具，并按档号排架、入库保管、及时反馈档案工作信息。档案馆则需将主要精力投入到对二级学院档案工作的指导、监督、检查和协助中去。在对教学档案从形成到永久保存或销毁的整个生命周期的全程监控中，要突出重点，严把关键环节，并设计补偿性控制，即对关键环节预设数目不等的补偿性控制点以保障档案工作流程质量，实现全方位、全范围和全阶段的管理。这有助于将档案管理工作的重点由传统的“事后把关”转移到“事前预防”，从管理“结果”转变为管理“因素”，使不符合规范要求的档案消失在其形成过程中，做到“防患于未然”。

4.深化考核机制，落实教学档案工作职责。以绩效考核为手段，确保教学档案工作质量的可持续改进。学校根据制定的教学档案质量评估方案、实施细则，以及配套奖惩措施进行评估考核。考核采用过程考核与年终目标考核相结合的方式，其中过程考核的实施有利于激励和约束各二级学院将档案管理和建设的质量落实在平时的积累中，当为考核的主要方式。通过考核评估，对在教学档案管理和服务工作中成绩显著者给予表彰、奖励；凡年度考核不合格的学院，取消其所在学院整体评优和相关责任人的评优资格，取消相关教师职称评定和各项奖项的评定资格，让教师切实从思想上重视自己在教学和管理过程中形成的档案文件材料。同时，为确保教学档案管理的客观性和现实性，教学档案管理应遵循教学的基本规律，将教学档案工作纳入学校教学质量保证体系考核之中，确定其考核分值占比，以确保教学档案建设的基础工作落到实处。

5.建设服务机制，实现教学档案价值。以利用需求为主导，确保教学档案工作有的放矢。教学档案的管理应打破传统的内向封闭系统状态，实现由单纯的保管向开放服务转变，以服务促管理，以管理完善服务。编研是开发利用教学档案的重要手段，对教学档案编研内容、编研方式、编研形式和编研途径的选择，是提高教学档案服务水平的切入点。教学档案编研应根据学校和学院工作重点、难点以及热点问题，结合教师的档案利用需求，将那些重要的、利用频率高的教学档案，整理汇编成册，实现由一次文献、二次文献向三次文献加工发展，形成系统、权威、深层次的档案信息产品。在教学档案的编研过程中，通过对原始材料的提炼，可形成以“综合管理”、“教学与实践”、“学科专业”、“教材”、“学籍管理”和“毕业生工作”等为主题的系列汇编；形成“试卷管理”、“教案讲稿管理”、“精品课程”、“重点课程”、“教研活动”、“学生成绩”等专题汇编。这种全方位和整体性的编研工作，能有效拓展档案信息内涵，实现教学档案利用率根本性的突破。同时档案馆和档案资料室要做好教学档案资料的开放利用工作，通过丰富查阅方式，简化利用手续，建立信息联系网络，举办专题档案展览等形式，促进档案价值实现。

6.建立保障机制，提高教学档案工作积极性。以全员素质的提升为前提，确保教学档案工作质量的贯彻落实。档案产品和服务的质量取决于人的档案工作质量，而人的档案工作质量又取决于人的素质，因此，提高全员整体素质成为做好教学档案管理工作的出发点和落脚点。首先要建立完善的档案专兼职人员培训、考核机制，定期开展档案管理业务培训，通过校内培训为主、校外培训为辅，集中培训与重点培训相结合的方式，提高各二级学院档案管理人员的专业技能。其次，加强档案宣传力度，变被动为主动，化消极为积极，争取学校各部门和各组织管理层面的了解、认同和支持，争取广大教师成为档案工作的利益相关者和支持者，变档案管理员的“独奏”为全员的“合奏”，最大限度化解来自各方的阻力和疑虑。

高校教学档案是高校档案工作的主体和重点，是衡量学校教育教学质量和管理水平的重要标志，也是学校开展教育教学改革和各项评估工作的重要依据。高校档案管理部门应在把握教学档案运行规律的基础上，结合学校实际和利用需求，借鉴先进的管理理念和方法，转变传统封闭的经验式管理，提高档案管理的现代化水平和服务能力，以寻得更大的生存和发展空间。

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[2]卢宏伟.教学研究型高校教学档案管理模式研究[J].北京档案，2009（8）：30-31．

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[4]武玲娥.高校院（系）教学档案管理模式初探——以宁夏大学政法学院为例[J].山西档案，2014（3）：96-98．

[5]莫家莉，史仕新．档案全面质量管理的模式与机制探析[J].山西档案,2014（3）:92-95.

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Analysis of Teaching Archives Management System and Operational Mechanism in Universities

Zhou Xiaoping,Mo Jiali

(Archives Department of Panzhihua University,Panzhihua 617000,China)

To set up a scientific and efficient management system and operational mechanism of teaching archives is an essential requirement for universities’development and an inevitable demand for standardizing the management of teaching archives. The paper aims at, from the perspective of overall quality management, the establishment of hierarchical management system, the construction of layered network system and the clarification of stratified management responsibility; meanwhile, it targets at promoting the management standard and the service quality of teaching archives in universities through the construction of teaching archives’ management system mechanism, collection mechanism, regulatory mechanisms, evaluation mechanism, service mechanism and security mechanism.

overall quality management; teaching archives; management system; operational mechanism

四川省社会科学“十二五”规划2015年度项目（项目编号SC15B031）。

周小平，攀枝花学院档案馆馆员，研究方向：档案管理；莫家莉，攀枝花学院档案馆副研究馆员，研究方向：档案信息资源管理。

G271

A

2017-01-19