大型民营企业档案管理体系的构建

林未名

（红星美凯龙家居集团股份有限公司 上海 200333）

大型民营企业档案管理体系的构建

林未名

（红星美凯龙家居集团股份有限公司 上海 200333）

遵循灵活实用的原则，本文结合实例较为系统地介绍了某大型民营企业集团档案管理体系的构建。档案管理体系主要包括体系构建的原则与各级档案室的基本任务、档案的收集与归档范围、档案归档和整理要求、档案的分类和案卷编号规则、档案的保管及期限、档案的鉴定与销毁、档案的利用以及档案工作的考核与激励机制等。

民营企业 档案 管理 体系 构建

企业档案是企业生产、经营活动真实的历史记录，不仅记录了企业发展的历史，而且记载了企业所形成和积累的知识，是企业重要的知识资源。民营企业档案管理对于积累和保存企业知识，维护企业发展真实的历史面貌，保护企业合法权益不受侵犯，保持企业核心竞争力等，都具有十分重要的战略价值[1]5。

民营企业最大的特点是私有性，以盈利为目的的机构性质决定了企业对档案管理的特殊需求[2]3。因此，对民营企业的档案管理一般都强调灵活实用的原则[3]104。对民营企业的档案管理，一是不要把其看成是一种固定不变的单一的管理思想与方式；二是在工作中不要力图去套用某种模式，而要着力研究适合本企业的档案管理模式，适合的就是最优的[4]5。如湖南省就明确民营企业档案的归档范围、档案的分类、项目的设置可根据企业规模大小、档案数量多少适当增减。

由此可见，在遵循档案管理一般原则的前提下，民营企业的档案管理应该是灵活的、与企业实际情况相符的。结合实例，本文介绍某大型民营企业集团公司档案管理体系的构建。

一、大型民营企业档案管理体系的构建

1.体系构建原则与各级档案室的基本任务。集团档案管理工作实行统一领导，分级管理的原则。集团档案的所有权归集团所有，由集团档案室或指定档案人员集中统一管理，任何部门、个人都不得私自保存。每个独立法人单位作为一个立档单位，设立一个单独全宗。

集团档案室主要从宏观方面贯彻执行档案有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全档案工作规章制度；制定各分公司档案员工作职责，建立公司档案管理网络，组织档案人员的培训。监督和指导集团各部门、分公司档案的收集、整理、保管、利用等工作。

作为档案管理的执行层，各分公司档案室要贯彻执行集团公司有关管理规定，根据实际情况拟订完善分公司档案管理制度。集中统一管理本公司各种门类和载体的档案，积极提供利用，为本公司各项工作服务。

集团设专职档案管理员，各分公司设专（兼）职档案管理员。

2.档案的收集与归档范围。档案管理人员应主动根据档案归档范围及归档时间要求积极主动地与相关人员联系，催促其归档，经催促无效后，发送文件归档催收单进行催收。任何员工均应主动将自己手中与公司有关的文件及时交相关档案人员归档，不得自行保存或者占为己有。在办理文件归档时，需在文件归档登记簿上进行登记，专（兼）职档案管理人员仔细验收，确认档案的合规性及齐全性后再签名确认。

凡是反映集团各项活动，具有查考利用价值的各种文件材料都属于归档范围。

（1）政府有关部门文件材料。政府有关部门召开的需要本集团及所属公司贯彻执行的会议的主要文件材料；政府有关部门颁发的属于集团及所属公司经营范围并要执行的文件；政府有关领导视察、检查本集团工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料等。

（2）集团文件材料。集团及所属公司设立、变更、转制、歇业、清算、注销等文件材料；股东会、董事会、监事会有关的材料；集团及所属公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件修改稿；集团及所属公司的工作计划、总结、报告；集团及所属公司领导公务活动形成的文件、电话记录、声像材料；集团及所属各公司有关项目工程建设、生产管理及购置大型设备、基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸、文件、证书等材料。

（3）不属归档范围的材料。普发供参阅、不办的文件材料；各公司文件材料中，无查考利用价值的事务性、临时性文件（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的定稿除外）；从正式文件中抄录或复印的以及从各方面收集的供工作参考的文件材料；参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行的无查考价值的文件材料；非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料等。

3.档案归档和整理要求。电子合同（扫描版）及纸质合同原件应每月移交集团行政档案管理专员，并做好交接登记手续。办理完毕的一般文件，到第二年移交集团档案室归档；会计档案、审计档案由财务部门、审计部门立卷编目后自行保管，2年后给档案室归档。各公司一旦发生撤销、合并或歇业时，公司必须提前一个月指定人员对本公司所保管的全部档案进行系统清理，并移交给集团档案室，办理移交手续。

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。归档案卷整理应做到下述几点。

（1）归档的文件材料应为原件。归档的文件实行“双套制”管理，即在文件形成、处理、归档、保管、利用等过程中，纸质文件和电子文件二者同时存在，同步归档。电子归档应以光盘的形式进行保存。

（2）归档文件必须齐全完整，遵循文件形成规律与特点，层次分明。不同年度、不同保管期的文件材料一般不得放在一起立卷。卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号，案卷必须按规定的格式逐份填写卷内目录。声像材料应由拍摄者用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（3）归档文件原则上按卷为保管单位。有关卷内文件材料情况说明，应都逐项填写在卷内备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表应置卷尾。案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名简明，确切地反映卷内文件材料内容。一般包括责任者、内容和名称。

（4）每年应该形成全年档案的全引目录，全引目录包括卷内目录、案卷目录和档案汇总目录。案卷目录应具备案卷号、题名、页数、期限、备注等项目，案卷目录、卷内目录需要打印出来并装订成册，形成档案索引目录卷。

4.档案的分类和案卷编号规则。以集团的全部档案为对象，参照国家有关规定，结合集团档案的内容及其形成特点，并保持档案间的有机联系，使集团档案管理工作走向标准化、规范化，以利于科学管理及综合开发利用。

（1）一级类目的设置。集团档案分为：党群宣传类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类等，分别由0-12阿拉伯数字代表。

（2）二级及二级以下类目的设置。党群宣传类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的二级及二级以下类目按职能性质或问题设置；产品类、设备仪器的二级及二级以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置；科学技术研究类按课题性质或课题项目设置；基本建设类按工程性质或工程项目设置；会计类按文件形式（名称）设置；人事类按人力资源工作模块及员工个人档案进行设置；特殊载体类档案二级目录按载体形式进行设置。

（3）案卷流水号用三位阿拉伯数字标识，从001开始编制。各类目间用“.”分开，类目号与流水号间用“—”分开。中间用“/”分开。不同的二级类目流水号分开编制。案卷编号中的年度用4位阿拉伯数字标识。

5.档案的保管及期限。

（1）各公司应设置档案专用库房，配置相应的设施设备（如带锁档案柜或密集架、空调、去湿机、温湿度记录仪、消防器材等），使档案库房符合八防，即：防盗、防火、防潮、防高温、防霉、防虫、防光、防尘、防有害气体等要求，确保档案的安全。

（2）档案管理人员应将档案柜进行系统编号，编号规则为：从左到右，从上到下的顺序进行，编号细化到X柜X排。档案管理人员要将档案实体的存档位置存入目录中，以便检索用。

（3）档案的保管期限定为永久、定期两种，定期分为30年、10年。凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对集团有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映集团一般活动，在较长时间内对本集团工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管，期限为30年；凡是在较短时间内对本集团有参考价值的文件材料，列为定期保管，期限为10年。

6.档案的鉴定与销毁。各分公司档案室对所保存的档案要每5年清理一次，对于保存期限已满，无保存价值的档案编制拟销毁档案鉴定表，提交档案鉴定小组进行鉴定。档案鉴定小组各成员必须出具具体的鉴定意见，写出鉴定报告，如“同意销毁”、“因为XX原因，建议再保管XX年”。档案室根据档案鉴定小组的意见，编制档案销毁清册，批准销毁的档案由该档案保管部门再保存两年后销毁。

销毁档案材料，须由二人以上并在指定的地点进行监销，严禁将需要销毁的档案作为废纸卖出，销毁人、监销人在销毁清册上签署姓名及日期，销毁清册永久保存。

7.档案的利用。档案利用主要指档案查阅、借阅、提供复印件、提供电子文件等。利用档案材料前，利用者必须经审批同意后档案管理人员才能提供档案利用。

各部门、分（子）公司因工作需要利用与自己工作有关的一般档案时，经利用人所在的部门领导审核后，送办公室负责人批准。借阅重要的、机密的档案或利用与自己工作业务无关的档案时，须经利用人所在的部门领导、本部门分管领导及办公室负责人批准。非人事工作人员、非财务工作人员、非企业证照年检人员等一般不得利用人事档案、财务档案；如特殊情况需要利用的须报集团总裁最终批准后，方能提供利用。外部公司，原则上不得提供档案利用，特殊情况下需要利用的，应经集团总裁批准后，方可利用；利用单位只能在档案人员视线范围内查阅，原件不得外借，不得复印。档案、文件利用批准手续，只限一次有效。

查阅档案只限在档案管理人员视线范围内进行，查阅时不得任意更改、涂划、拆散、剪挖、携带外出。档案借阅期限最长为十天，如需延期，必须重新按审批程序审批，凡借阅的档案、文件一律不得私自复印。档案管理人员在提供档案利用的时候，必须在相应的档案查阅登记表、档案借阅登记表及档案复印件登记表上登记，并让利用人签字确认。归还的档案要进行当面检查、清点，并在登记表上注明归还日期。借阅人对档案要妥善保管，不得遗失和损坏，不得转借他人，不得泄密。档案利用申请表及利用登记表要保存10年。

8.档案工作的考核与激励机制。为了将档案管理各项规定落实，各部门、公司要将专（兼）职档案管理员纳入绩效考核范围进行考核。

集团办公室将根据各部门、公司日常档案工作情况及结合半年度或年度检查情况，评选出“年度档案工作先进单位”及“年度档案工作先进个人”，并在集团范围内公开表彰。对不执行集团档案管理制度，对档案检查过程中发现需要整改事项整改不力的部门、公司和有关人员，将视其情节轻重给予处罚。

对损毁、丢失属于集团档案，擅自提供、抄录、公布、销毁集团档案，涂改、伪造档案，倒卖档案牟利或者擅自将档案卖给、送给别人，将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有，拒不归档或不按规定期限向集团档案部门移交档案，以及档案工作人员以及对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失，将责令限期改正，情节严重的对直接责任人员给予经济处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。

三、结语

民营企业的私有性决定了其档案管理灵活实用的原则。结合实例，本文介绍某大型民营企业集团公司档案管理体系的构建。集团档案管理工作实行统一领导，分级管理的原则，集团档案室与各公司档案室分别承担宏观管理和执行层的角色，并设立专职档案管理员；档案收集的范围主要有与政府部门相关的文件以及集团文件，并明确不属于归档范围的材料；对档案归档和整理作了详细要求，包括归档的时间、案卷整理的具体要求等；参照国家规定及企业实际，制定档案分类与案卷标号原则；对档案保管的要求与期限，明确档案专用库房的要求与档案柜编号原则；根据企业实际确定档案保管分永久和定期两种，对各类文件的保管期限进行明确要求；对档案鉴定与销毁有具体程序要求，销毁材料要事先鉴定，销毁清册要永久保存；制定了档案利用的程序与范围，要求档案利用申请表及登记表要有一定的保留年限；为了将档案管理各项规定得到落实，制定了档案工作的考核与激励机制。

[1]覃兆刿，张斌.“自觉”“、自主”与“自我完善”：民营企业档案管理究竟应该选择怎样的模式？[J].档案管理，2008（6）.

[2]刘婉娇.民营企业档案管理存在的问题及对策研究[D].辽宁大学硕士论文，2015.

[3]项桂芳.新时期下民营企业档案管理模式的创新[J].科教导刊，2012（6）.

[4]宗培岭.民营企业档案管理模式研究[J].浙江档案，2005（2）.

★作者林未名为红星美凯龙家居集团股份有限公司档案管理部副部长，长期从事档案管理工作。

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2016-09-19