探析直管公房档案管理存在的问题及对策

2017-03-10许传平

环球市场 2017年27期

关键词：公房直管档案资料

许传平

吉林省通化市公有房屋安全维修中心

探析直管公房档案管理存在的问题及对策

许传平

吉林省通化市公有房屋安全维修中心

随着改革的不断深化，人们对档案的认识发生了很大的变化，直管公房档案管理工作也随之发生了变化，从领导到档案工作者，对直管公房档案管理越来越重视，从过去的只有纸质档案到现在的电子档案，可以说直管公房档案得到了迅猛发展，本人在房产档案岗位工作了十多年，有经验也有教训，下面我就直管公房档案存在的问题以及如何应对谈一下自己的看法。

直管公房；档案管理

1、当前直管公房管理面临的突出问题

1.1 传统管理观念落后，脱离市场经济规律

随着我国经济的飞速发展，社会主义市场经济体制发挥了超乎想象的爆发力，这是计划经济时代所不能比拟的。而随着计划经济转为市场经济，面对着住房制度的改革和住房保障制度的建立，直管公房的基本属性也发生变化，可是我们的直管公房管理思路却没有太大的变化，依然在坚守着过去的传统落后观念，坚持着计划经济时代落后的做法，和当前社会主义市场经济规律相脱离，因此，在直管公房管理问题上迈向新时期的第一步便是对传统落后的管理观念进行更新。

1.2 直管公房收益旁落，管理秩序遭遇破坏

通常情况下，政府住宅类直管公房的租金与市场上其他房屋的租金相比有着较大的差距，而一些个人或者单位为了获取不正当利益，私自将直管公房转租出去，从中赚取差价，从而使得直管公房成为了某些个人单位的敛财工具。同时，很多直管公房承租人租住了公房，就取得了长期“饭碗”，租赁关系成了“终身居住制”，老人逝世后，后代继续住，甚至转租出去，租住公房变成了增加收入的渠道。

1.3 直管公房面积萎缩，管理维护成本过高

当前，随着经济发展和城市化进程的加快，直管公房面积萎缩成为一个明显的事实，而且这种趋势还在不断加快，突出的现象便是随着市政建设的加快，很多位于老城区内的直管公房大量被拆，承租户在拆迁安置中获利，公房管理部门利益却无保障。加之近年来，原使用直管公房的部分企业进行股份制改造，直管公房也被列入改制资产而随之出让。直管公房赖以生存发展的资源逐步丧失，从而陷入捉襟见肘的困境。还有一个突出的现象便是直管公房的租金和市场租金差异过大，以租难以养维，再加上有很多直管公房都是老旧房屋，维修成本过高，当前人工、物资等维修成本也在不断攀升，给管理维护带来了较大的难题。

2、如何做好直管公房的档案管理

2.1 充分认识直管公房档案管理的重要性

直管公房档案和房产一样是国有财产，应得的重视和保护，各级领导和档案工作者必须重视直管公房的档案管理工作，把档案管理工作列入议事日程，充分发挥主观能动性，使其完整、准确、安全，并不断更新档案管理观念，敢于探索和尝试新的管理手段，使直管公房档案发挥其应有的作用。

2.2 建立健全直管公房档案管理的各项规章制度

俗话说“没有规矩，不成方圆”，规矩也就是规章制度，是各项事业成功的重要保障。直管公房档案管理制度建设是直管公房档案收集完整、系统、准确、按时归档的重要保证。

因此，要做好直管公房档案管理必须建立健全各项规章制度，如直管公房档案的收集制度、直管公房档案的整理制度、直管公房档案的归档制度、直管公房档案查阅制度、档案室安全制度、档案管理人员岗位责任制、档案管理人员培训制度等。

2.3 加强直管公房档案的数字化工作

实现直管公房档案数字化是现代档案管理的主要趋势。由于这是一项技术活，管理人员需要事先做好材料调查和搜集，对房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。再者，其档案内容要精确简洁，减去档案中不必要的内容。最后，必须保证档案资料中内容的清晰，排序也必须符合规定。数字化后，还应对数据质量、图像质量进行检查，保证万无一失。

2.4 实行纸质档案和电子档案双套并存

直管公房档案数字化是档案工作中的新内容，也是新的发展，但我们还有许多问题需要解决，如数字化档案中信息归纳问题，档案的执行凭证问题，数字化档案的安全访问和安全管理问题，或者信息的规范化、存储等方方面面的问题。所以，我们必须根据实际，在相当长的一段时间内，对档案管理实行双保险，就是在使用电子计算机保存的同时，还做好纸张档案储存，这样就能保证直管公房档案的安全可靠了。在现代化管理中，我们首先要做好数字化管理，建立相关的档案信息搜索平台，可以方便的搜索到信息。在直管公房档案提供利用过程中，只要是关于档案的修改、阅读、检查等方面的，都应使用电脑查看等科学技术，这样也能减少档案过多的与外界接触，保证其安全。

2.5 加强前期资料的收集

根据我国相关法律，房产档案必须是真实、准确的，不得与事实相违背，如果直管公房档案本身存在一些记录错误或者其它误差，那么档案的法律效力就会大大降低，在发挥凭证作用的过程中就会出现证据错误和证据不足的问题。为了避免这一问题的发生，直管公房档案必须做好事前控制，在档案归档前，应该严格把关，一是加强文件资料审核的管理，相关人员在搜集资料时，一定要做到真实、完整，并保证所有资料都是合法有效的，只有做好资料的事前审查工作，才能为后期的档案管理打下基础；二是档案资料移交的管理，这是档案资料管理中最重要的环节，档案在交接过程中，管理人员必须对档案资料再一次进行检查，如果发现错误或不足的资料文件，档案管理人员可以拒收，但要说明原因，以便当事人及时采取补救措施。