基于公众参与的档案志愿服务项目影响因素研究

黄佳慧

（岭南师范学院档案馆 湛江 524048）

基于公众参与的档案志愿服务项目影响因素研究

黄佳慧

（岭南师范学院档案馆 湛江 524048）

基于公众参与的视角，探讨了现阶段档案志愿服务项目的影响因素，提出影响公众参与的档案志愿服务项目因素包括社会需求、项目主题与内容范围、公众诉求、人员招募与推广方式。以期更好地推出社会反响好、服务水平高、公众参与积极的档案志愿服务项目。

公众参与 档案志愿服务 项目 影响因素

一、档案志愿服务项目开展意义

1.有利于推动档案领域的志愿服务发展，提高馆藏档案资源利用效益。自第一个义务工作团体——深圳市义务工作者联合会成立以来，我国各领域学者开始把志愿服务发展纳入到学术研究的范畴，且在社区志愿服务、青年志愿者服务等内容研究上取得一定成效。在当下档案访问量不断攀升、档案保护与档案资源利用倡导环境下，开展档案志愿服务项目，有助于加快完善档案服务工作，不断健全档案管理体制。同时，在志愿者的参与下，其在档案征集与采集、加工与整理、检索、编研、统计、数字化工作等方面也将发挥重要作用，使得馆藏档案信息资源得到有效整合、开发利用与即时共享。

2.有利于增进与融洽公共服务机构与公众的关系，引导与鼓励更多的社会公众参与其中。党的十七大指出：“要建立健全党务领导、政府负责、社会协同、公众参与的社会管理格局”。在当前志愿服务活动蓬勃发展和信息大数据时代下，公众参与档案志愿服务项目已不仅成为社会管理创新的一种方式，社会管理创新的主体之一，也成为公众信息素养提高与公众信息能力获取的一种途径，在尊重历史与尊重档案的前提基础下，公众能够根据自我需要参与到档案志愿服务中，不断探索与挖掘档案价值。

3.有利于传播并推广档案志愿服务理念，转变档案志愿服务态度。公众参与档案志愿服务其不仅仅是对历史的追根溯源，探求真实面貌，也是公众对自身的一种自我教育，对档案过往与发展动态的反思与关注。通过公众参与的档案志愿服务的亲身经历，公众对与自身利益息息相关的档案的认知，不再是神秘与深不可测，而更多的是亲切感和自豪感，在这种态度的转变下，公众的积极参与性被大大激发，公众对档案志愿服务作用也能够得到准确定位，有意愿地参加到志愿服务中来，推广档案志愿服务理念。

二、档案志愿服务项目实践探索

以国外部分档案馆为例，在已开展20多年志愿者活动历史的英国国家档案馆，其档案志愿者服务方式涵盖了以下三种：国家档案馆内志愿服务、在家从事志愿服务、网上志愿服务[1]54；世界上第一个企业档案馆——德国克虏伯公司档案馆共有2.5个雇员，10个志愿者，1905年成立至今，与许多社会团体、博物馆、私人档案馆一起，通过讲座、展览、大型宣传活动等形式为社会公众服务[2]；在志愿服务项目方面，意大利科莫丝绸博物馆充分调动大学师生和丝绸研究人员的积极性，开展志愿服务，让他们为馆藏实物和丝绸样本做好整理工作的同时，也为学生提供从事丝绸艺术工作的实习机会，将一些老师和学生的作品推荐给丝绸企业[3]；在志愿服务队伍结构组合方面，美国国家档案馆馆长David Ferriero在博客中倡议“培育公民档案工作者”，即欢迎来自社会各界的非档案专业人士来档案馆做档案工作，可在各实体档案馆或网站从事志愿服务[1]54。

另外，以近两年《中国档案报》有关档案发布信息为来源依据，在山东省莱芜市徐家河社区创建活动中，该社区充分利用档案建立激励机制，对经常参加志愿服务活动的居民及时记录在册，作为评选表彰的重要依据[4]；北京市昌平区档案馆以志愿服务为主要形式，开展适合大学生参与的档案工作志愿活动，包括案卷维护、档案查阅、档案裱糊修复、展览讲解等[5]；广东省档案馆在全国档案部门率先推出档案馆会员制，设置档案利用“志愿服务岗”，实现“异地查询，跨馆出证”等服务，是近年来广东省档案馆不断创新档案服务形式的一次有益尝试[6]；江苏省档案馆与南京大学合作开展与确立档案资源利用项目，为莘莘学子提供档案志愿服务岗位，开辟研究档案和研究史料的第二课堂[7]；天津经济技术开发区泰达档案馆自开馆之初即开展志愿者服务活动，其服务领域从简单劳动扩展到日常辅助性工作，充分发挥志愿者的专长及特点[8]；从2014年上半年开始，本校综合档案室试推行招收本校大学生志愿者前来参与本校档案数字化、信息化工作，在本室档案工作人员指导下，完成馆藏库房档案数字化近5000卷，一定程度上激发了学生对档案的保护意识，使其认识到档案的利用价值。综上，社会志愿者团体、志愿者个人发挥作用的空间日益增大，尝试让志愿者对已有馆藏进行智慧型开发已成为必然发展趋势，也定将推动志愿服务活动的机制化、规范化、常态化与社会化[9]。基于以上国外与我国在实践领域的探索，如何推动我国档案志愿服务项目的发展，接下来笔者就档案志愿服务项目开展的影响因素进行探讨。

三、档案志愿服务项目开展的影响因素

1.社会需求。

开展基于公众参与的档案志愿服务项目讲求实际、实效、实用与有意义，这就要求开展档案志愿服务的各类主体——政府机构、档案机构、高校、企业等，能够根据自身实际发展需求与愿景，设定志愿服务项目主题与内容范围，更好地服务社会与公众。

档案志愿服务主体的社会与公众需求是开展档案志愿服务项目的首要具备条件。在当下档案资源利用倡导环境下，为了充分挖掘、整合与利用档案资源，开展档案志愿服务项目无疑成为一条有效、可持续发展的良好途径。是否满足社会、公众及档案志愿服务主体自身发展的需求，明确与创新档案志愿服务项目的主题与内容范围，预计与达到后期的成果与效果，也将成为衡量该项目的社会意义与实用价值的评估标准之一，或将成为各类档案常态化整理的基本要求。譬如，谢尔本博物馆档案工作的文档整理项目，旨在收集、保存、修复与博物馆有关的重要档案资料以供今后的行政管理和历史研究所用；又如，其档案部的“档案鉴定与文书处理”项目，志愿者需要对博物馆馆藏照片进行鉴定评估工作，确定是否有继续保存的价值和进行修复的必要，以及审核鉴定哪些照片适合归档保存，还包括档案参考咨询方面的研究工作，以及公务文书档案的初步归档鉴定工作[10]73。

2.项目主题与内容范围。

档案志愿服务项目主题与内容范围的设定能够在一定程度上影响公众的参与积极性，其项目主题能够吸引公众关注档案志愿服务项目的近期发展现状，了解档案志愿服务项目发展的最近前沿内容，让公众反思与响应档案志愿服务活动；其内容范围能够拓宽公众档案视角，让公众发现与探索档案志愿服务项目中的档案奥秘，更能让公众进一步了解档案具体开展业务。

在美国国家档案与文件管理局总部的“军功授地档案文件标引”项目中，由于馆内主要馆藏包括与美国内战、二战期间日裔美国人扣留以及移民有关的行政部门文书及其他相关档案文件，且馆内员工有260名志愿者和30名实习生[10]74。因此，志愿者不仅能够充分利用馆藏特色内容开展项目研究，还能够多人共同协助完成项目。又如在杜鲁门总统图书馆的“网络图像数据库”项目中，志愿者需要将部分馆藏图片进行扫描，并将著录信息上传至数据库，同时，志愿者还需配合开展科研工作，研究与图片内容相关的馆藏手稿、运用不同手段描述图片[11]。由此，笔者认为，档案志愿服务项目主题与内容范围应符合以下要求：其主题应是符合档案机构意愿与需求的，包含馆藏特色内容的，其项目完成能够达到一定目的与预期成效的；而其内容范围应是具体详细的、多类别的、多人参与协助的。总之，明确详细的、有真正需求并带有特色的主题与内容范围更能让公众接受与参与。

3.公众诉求。

公众参与档案志愿服务项目是公众表达诉求的渠道之一，是公众积极参与档案服务事业，了解档案发展历程，发挥自身余力的重要途径。也就是说，公众参与到档案志愿服务项目中来，自身能够发挥哪些作用？具体能够做些什么？能否从档案志愿服务中获取新知识，掌握新技能，或通过努力、凭借经验为档案志愿服务奉献自己一份力。

要想满足与实现公众在档案志愿服务方面的诉求，就离不开志愿服务项目组织与实施者、志愿团队、招募对象、志愿服务内容、志愿服务时间成本与报酬，以及志愿服务后期取得的成效等需要考虑的因素。组织与实施者包括政府、档案服务机构、高校、企业等有档案志愿服务需求的主体，可以向社会发布档案志愿服务项目信息，便于公众能够选择参与各个机构的志愿服务项目；志愿团队可以是专业性较强的团队，也可以是临时组织的，有助于公众有目的与灵活参与档案志愿服务项目；招募对象面向广大公众，不分年龄、行业等，但必须通过实施主体的资格审核，公众需要参与上岗培训，有利于提高公众参与积极性，快速适应岗位要求；志愿服务内容应明确项目发布的内容范围，应尽量具体并多样化，便于公众自身兴趣与需求对志愿服务项目的选择与参与；针对志愿服务时间成本，主要包括志愿服务时间的设定、限制和不确定性与公众时间的利用、坚持和付出，这将是档案志愿服务项目所要面临的一种挑战。针对志愿服务报酬，即指项目完成后，志愿服务项目的组织与实施主体可聘请或签约志愿团队或个人志愿者参与其他项目，可以是长期有一定年限的项目，也可以是相似服务工作内容的项目，有利于志愿服务工作的连续性与传承性；志愿服务后期效果应是可预估与可达到的，公众能够感受到参与档案志愿服务项目的成就感与意义存在感。

4.人员招募。

根据档案志愿服务项目开展目的与完成质量要求，引导社会公众参与的人员配备至关重要。增加志愿服务项目的人员配备能够实现人力资源、物力资源与财力资源的有效结合，有利于促进馆藏档案资源的深度发掘与充分利用。在人员的来源选择方面，不应只局限与倾向档案相关专业，而应根据档案志愿服务项目现实与人才需求，合理选择与吸收有助于档案志愿服务项目开展与完成的社会志愿者；在人员调配与合理使用方面，在确定人员数量的基础上，应根据人员层次与知识结构，将所选人员配置到合适的岗位上，尽其所能，使人与职位、工作的动态协调平衡；在人员年龄考虑方面，在提倡青年志愿者积极参与的同时，志愿者还可以包括老年退休群体。值得强调的是，所选人员都应参加上岗培训，熟悉档案整套整理、保管与操作流程，提高档案保护与保密意识。

以德国默克公司为例，该公司现有的12名档案馆工作人员，其专业涉及工程、建筑、化学、医科、历史、哲学、神经学等各种领域。他们中既有在编员工，也有不定期帮忙的博士实习生，还有退休后自愿参加工作的志愿者。尽管专业背景、工作经历等各不相同，他们在参加工作前都会由档案馆工作人员统一培训，最后再经过合理调配开展各项档案馆工作，虽然人数不多，但也能使档案馆工作进行得井井有条[12]。

5.推广方式。

如何对档案志愿服务项目进行推广，采用何种推广方式是衡量档案志愿服务项目是否顺利完成与成功的评估方式之一。由于公众的参与档案志愿服务意识不强；志愿服务项目在服务范围上分散、服务方式上单一、服务模式上固定；志愿服务项目设定的相关主题内容与要求模糊等因素，以致志愿服务项目的创建过程缓慢，志愿服务项目实施效果不佳。以下笔者以“志愿北京”和“樊城历史街区文献档案项目”为例，以此作为志愿服务项目推广的成功案例进行探讨。

以网络信息发布平台——“志愿北京”为例，在该网站注册过的志愿团体可以发布志愿项目，根据需求，志愿者可以选择参加某一志愿团体，也可以报名参加某项志愿项目。笔者以“档案”为关键词搜索志愿服务项目，即可找到有关近期档案志愿服务的项目，譬如，发布日期为2016年5月31日的国际档案日主题志愿活动，项目标明了项目地点、服务类别、服务对象、招募截止日期、项目日期、服务时间、志愿者保障、招募岗位、招募人数、岗位描述、岗位条件、项目详情等，以供志愿者们进行参考与选择。

以口述访谈——“樊城历史街区文献档案项目”为例，该项目的实施者——拾穗者利用工余时间开展活动，通过采访、记录和测量开展田野调查；运用摄影、摄像和绘图实现多重记录；在发现、考证和研究的基础上撰写发表成果[13]。根据《襄阳晚报》报道，2014年，据不完全统计，口述记录60余位居民，拍摄图片万余张，DV拍摄20小时，实物采集1200余件。中国新闻社、《湖北日报》《襄阳日报》、襄阳电视台、《新襄阳》专题报道了该项目[14]。

综上，不论是新型的多媒体途径、还是传统的采访与口述形式，找到正确与合适的推广方式，不仅能够满足档案志愿服务项目主体的需求，完善档案志愿服务项目，还有益于社会公众的广泛参与，吸收潜在的志愿者加入其中，更好地推广档案志愿服务项目。

[1]闫静.英国“档案志愿者”和美国“公民档案工作者”的思考[J].中国档案，2013(9):54-55.

[2]黄鹤.德国柏林—勃兰登堡经济档案馆[EB/OL].http://www.zgdazxw. com.cn/news/2015-08/04/content_107733.htm，2015-08-04.

[3]肖芃,谢静,卜鉴民.法、意丝绸档案之旅[EB/OL].http://www.zgdazxw. com.cn/news/2015-03/25/content_91860.htm，2015-03-25.

[4]李郑实,张修亚.社区档案刷新百姓新生活——山东省莱芜市徐家河社 区 档 案 工 作 纪 实 [EB/OL].http://www.zgdazxw.com. cn/news/2015-03/12/content_90323.htm，2015-03-12.

[5]周淼,秦德仲.馆校共建育学子——北京市昌平区档案馆与北京化工大 学 共 建 活 动 纪 实 [EB/OL].http://www.zgdazxw.com. cn/news/2015-03/16/content_90680.htm，2015-03-16.

[6]何奕忠.国家开放档案信息手机可查[EB/OL].http://www.zgdazxw. com.cn/news/2015-04/09/content_94506.htm，2015-04-09.

[7]张少敏.敢立潮头领风骚——江苏省档案馆查档利用科荣获“全国工 人 先 锋 号 ” 侧 记 [EB/OL].http://www.zgdazxw.com. cn/work/2014-05/04/content_44534.htm，2014-05-04.

[8]志愿者服务.泰州图书馆档案馆[EB/OL].http://www.tedala.gov. cn/gywm/zyz.asp.

[9]闫静.档案事业公众参与特点及新趋势探析——基于英国“档案志愿者”和美国“公民档案工作者”的思考[J]，2014(3):81-84.

[10]冯怡.美国档案工作志愿服务发展现状初探——以两个档案工作志愿服务项目为例[J].档案管理，2015(2):73-75.

[11]张学斌.美国的档案志愿服务[J].中国档案，2015(8):62-63.

[12]黄鹤.德国默克公司档案馆[EB/OL].http://www.zgdazxw.com. cn/news/2015-07/28/content_107729.htm.，2015-07-28.

[13]湖北文化遗产的守望者 襄阳拾穗者在行动[EB/OL].http: //www.xymxw.net/dtview.asp?id=1905，2013-3-20.

[14]关注“汗水文化”系列之三.寻觅与守望——“拾穗者”十年一瞥[EB/OL].http://xfrb.hj.cn/Read.asp?NewsID=1129034.2015-8-23.

On the Influencing Factors of Archives Voluntary Service Project Based on Public Participation

Huang Jiahui
(Archives of Lingnan Normal University,Zhanjiang 524048,China)

From the perspective of public participation,this article tries to discuss the influencing factors of archives voluntary service project at the present stage,and proposes that the influencing factors include social needs,project theme,extent of content,appeals of the public,personnel recruitment and the way of promotion for the purpose of promoting archives voluntary service projects with good social reaction,high service level and active public participation.

the public participation;archives voluntary service;project;influencing factors

岭南师范学院人文社科研究青年项目“基于公众有序参与的档案志愿服务研究”（QW1418）。

黄佳慧，岭南师范学院档案馆馆员，研究方向为档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.14.14

G271.6

A

2017-03-14