国土档案自动化管理的有效策略

王晓婧

（河北省国资委培训中心 石家庄 050000）

国土档案自动化管理的有效策略

王晓婧

（河北省国资委培训中心 石家庄 050000）

国土资源储备是国家经济建设重要的物质基础，其规划、利用、开发对我国未来社会经济发展产生深远影响。当前国土档案已经全面普及自动化管理，一些客观因素导致实施过程中缺乏有效执行，本文对国土资源档案管理工作重要性进行分析，介绍国土档案自动化的优点和工作实际特点，介绍国土档案自动化管理现状和改进措施，点明国土档案自动化管理对国民建设的重要意义，有助于让读者明白国土档案自动化管理的重要性。

国土档案 自动化管理 工作特性 现状 重要意义

国土资源是国家发展最重要的物质基础，国土档案对规划国土资源开发有重要作用，是国家对国有土地有效监管、进行合理规划的关键，因此不断改进国土档案自动化管理，提高工作效率，具有十分重要的现实意义。当前我国国土档案自动化管理工作并非完善，在操作过程中仍存在效率低下问题。我们要了解分析国土档案管理中的不足，采取有效措施，才能提高国土档案自动化管理水平。

一、档案自动化管理优点

国土档案管理已经完全由人工抄录收集过渡到电脑收录自动化阶段，工作效率已产生质的飞跃，经自动化管理的国土档案，使用者能依靠各种数据终端设备，根据检索快速查找相应档案数据，极大减轻了档案工作人员手工编制、繁琐的查询程序，大大缩短了查询归档时间。国土档案的自动化管理，将原有传统实地查阅变成远距离互联交互查阅，突破了时间、空间局限。为异地查阅使用档案提供便利，高效便捷的自动化管理节省大量人力、物力，有助于消除档案管理出现的各种浪费。国土档案自动化管理，还支持多人同时查阅同一份电子档案，减少时间等待，大大提升档案利用服务水平。

与手工采集档案管理相比，档案自动化管理安全性高，保密性强。档案人员能通过电脑终端查阅档案信息，还可通过权限设定区分涉密和非涉密档案文件，不同身份查询者只能查询权限范围内档案内容，对查询人员起到物理隔离效果，这样就能有效保护档案涉密程度。与纸质档案相比，纸质档案易损难以长期保存、体积大查阅不便，电脑控制的自动化档案更易于存储保管，具有纸质档案难以匹敌的优越性。档案自动化管理，以电子形式存贮占用空间少、存储媒介多样，可以将档案存储于微缩胶片、光盘、磁盘、优盘、互联网大数据库中。这些档案数据密度大、信息容量多，无论记录还是传播速度十分迅捷。自动化管理的国土档案能最大限度还原原始数据，如声音、图像、视频等，当调取查阅时能及时显现到查阅者面前。[1]

二、国土档案自动化管理出现的问题现状

1.国土档案管理安检制度不健全。国土档案管理看似有详细的管理条例约束，实则在实施过程中仍存在一定安全漏洞和管理隐患。这主要体现在国土档案管理制度没有严格落实，档案自动化设备缺乏有效的管理维护，导致自动化设备使用率和安全有效性不高。档案管理人员缺乏对国土档案重要性认识，保密等级划分不清。

2.信息自动化管理程度不高。国土档案管理上虽然以电子自动化为主，但信息化程度还没有完全落实普及，有些国土部门档案室建立较早，档案数据采集管理仍存在手工抄写归档现象，缺乏专业电子档案采集高新设备，特别是缺少信息自动化档案互动交流平台设备。即使使用电子档案管理，也仅依靠数码扫描、照相等采集设备，将图像、声音等档案文件简单保持在电脑中，缺乏对相应电子档案的重新归类管理能力，没能发挥电子档案应有的作用。

3.档案管理员技术能力不强，不能熟练操作档案自动化管理设备。档案的自动化管理有别于人工档案整理，对档案管理员有更高的技术要求，从目前国土档案管理员技术能力看，多数管理员技术能力不达标，一些人还停留在传统手工整理收集档案阶段，还有一些人虽然能操作电脑对档案进行收纳，但仅仅停留在简单使用相应系统软件上，缺乏掌握相应技术理论支持和档案自动化操控管理能力，这些档案管理人员对专业档案软件操作不熟练，难以胜任，严重阻碍制约档案自动化管理进度和效果。这需要国土档案管理者提升自身能力，要真正学习领悟相关专业知识和技能，熟练操作档案自动化管理软件和设备，以适应国土档案自动化管理发展的需要。[2]

三、国土档案自动化实施策略

随着互联网科技的普及，信息自动化给国土档案工作提出更高的要求。要想在档案自动化管理上有成效，首先要规范国土资源档案管理制度，从员工思想工作态度入手，以档案自动化新理念为管理核心，制定相应措施，以保证档案自动化管理有效实施。

1.认真贯彻国土档案自动化管理奖惩机制，所有档案管理者要责权分明、分工明晰，通过奖惩分明激励员工努力奋进，惩罚耍滑偷懒的管理人员，以此促进档案管理者工作能力提升，充分调动他们管理的积极性。加强安全管理，要根据档案自动化管理制定详细完善的制度，特别是严格管控网络安全漏洞，要定期派专业人士排查网络安全，发现系统漏洞及时修补，以确保国土档案使用管理上万无一失。促进国土档案管理规范制度化。国土档案管理员在操作规程中由于存在不规范管理现象，会出现档案收集、归档管理不及时，电子档案排列随意不规范，不能做到及时更新相应软件，更换老旧设备，使档案管理存在安全隐患。针对这些问题，要加强国土资源档案管理制度科学规范化，推进管理模式的创新，责权分明，管理制度精细化。每位档案管理工作人员都要签订岗位责任书，将岗位管理与安全职责挂钩，做到人人参与。制定严格巡检制度，要对档案管理人员进行有效排查，确保档案安全。[3]

2.推动国土档案自动、信息、数字化管理。当前我国国土档案管理部门大多更新了管理设备，大量数字信息技术设备投入使用，在这些代表科技产品的设备面前，一些档案管理人员缺乏信息化意识，没有创新意识和改革动力，自身能力和思想理念跟不上信息时代需求，导致大量先进档案管理设备不能发挥工作效率，造成设备资源浪费档案管理效率低下。所以档案管理者要跟上时代步伐，转变观念，加强国土资源档案自动化管理能力，这也是国土档案管理发展必由之路。档案管理者首先要将原有国土资源纸质档案内容进行全面扫描，转化成数字档案收录到国土资源信息化管理系统中，这样便于长久保存和管理，查阅编辑更方便、更快捷。其次，大力推动数字化管理模式，应用数字化的档案存储格式，提升国土档案自动化管理水平，加大完善国土资源档案管理系统和网站建设，优化强化网络检索和查询系统，保障国土档案自动化管理的安全性，让国土资源档案得到充分利用，实现管理规范化，设备自动智能化。将国土档案资源信息条理清晰地上传国土资源网站上，为使用者提供搜索查询，大力推进网站信息化进程。

3.加大国土资源档案的开发利用程度，强化国土资源管理意识，积极推动对外服务，满足社会各界对国土资源档案服务的需求。在提升优质服务同时要落实标准化管理，建立数字信息管理统一标准体系，以保证国土资源档案管理开发有序进行。加强国土资源档案各部门间的联络和协作，消除权限分工所导致的“信息孤岛”闭塞现象，密切与其他部门互联互通，为国土资源档案提供一个统一的数据平台，形成大众国土资源信息对社会外界开放，重要档案信息内部管理保密的国土档案管理自动化模式。使国土档案得到充分利用和开发，有效服务于人民和社会，让国土在国家建设上得到合理的规划和利用，更好地促进我国社会经济发展。

四、国土档案自动化管理的重要意义

随着计算机技术飞速发展普及，档案自动化管理产生革命性变革，档案管理利用计算机强大运算能力，使档案检索存储方便快捷，极大提升了档案检索速度和质量。传统纸质媒介的办公模式已经被电子政务所取代，人们通过计算机传递存储国土档案信息，计算机解决了数字信息的传递、收集、存档，使国土档案实现自动化管理。传统国土档案归档需要大量人力、物力、财力，程序繁琐、费时费力。而实现电脑自动化后，档案自动化管理交由管理软件平台进行，解放了劳动力，提高工作效率。国土档案自动化管理的最终目的是提升服务水平，能高效快速地为使用者服务。国土档案实现电脑自动化管理后，查阅者可通过各种智能手机或电脑平台实现异地对国土档案进行查询、存储、筛选，能随时随地为查询者提供全面真实各种档案数据，将国土档案管理服务质量进一步提升。

现如今信息化时代，数据信息更新变化极快，信息量更是与日俱增。国土资源档案所涉及的信息内容涵盖面广，内容丰富包含综合类档案，土地管理，规划利用、建设用地、基建征用、国土资源监测、地矿档案等重要档案信息。这些国土档案信息随时都在产生变动，档案自动化系统能根据数据变动做及时调整。这就使国土档案资源信息能得到及时更新，最大限度地发挥档案特有的服务功能。最大限度为社会提供服务，国土档案要与政府信息平台进行衔接，完善健全档案管理系统，这样才能丰富档案内容，为国土工作提供翔实准确数据支持，满足社会发展过程中的需要。国土档案自动化管理人员要提升工作素质，要热爱本职工作熟悉档案自动化管理操作，在工作中要能熟练使用先进设备和技术能力，同时要不断学习有关档案自动化管理技术、互联网、外语、数字化知识，不断武装自己提升业务水平，在无形中提高档案人员综合素质，做档案自动化管理信息建设中的技术复合型人才。

国土档案管理在新技术、新设备条件下，已经能够实现自动化管理模式，但随着新技术不断更新，国土档案管理也在不断更新完善，这是一个长期系统工程，需要相关部门、领导的重视，需要档案人员和各方面人员的共同努力。只有这样才能真正发挥国土档案自动化管理效果，发挥国土档案在国家经济建设中的重要作用，为国土资源工作顺利开展提供强有力的保障支持。

[1]陈芳.国土档案数字化建设之我见[J].统计与管理，2013（6）.

[2]朱梅.浅析如何加强国土资源档案管理工作[J].黑龙江史志，2014（15）.

[3]许传玲.创优国土档案管理提升服务保障水平[J].民营科技，2014（10）.

王晓婧，河北省国资委培训中心馆员，研究方向为国土资源档案管理与开发。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.14.08

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2017-04-06