大数据时代学校档案优化管理路径探讨

凌穗环

（肇庆市工业贸易学校 肇庆 526060）

大数据时代学校档案优化管理路径探讨

凌穗环

（肇庆市工业贸易学校 肇庆 526060）

大数据技术很大程度上促进了档案发展利用，给学校档案管理工作带来了新的发展机遇，同时也对其档案管理工作提出了新的挑战。学校档案管理工作必须主动适应档案管理的新形势。本文首先探讨了大数据时代学校档案管理发展动向，结合大数据时代学校档案管理面临挑战与存在问题的分析，最后提出了大数据时代学校档案管理优化的路径。

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大数据时代已然到来，大数据背景下，当前各行各业认识到大数据应用的重要性与迫切性。大数据也带来了学校档案管理工作的发展，当前云存储、云计算等技术在档案管理中的应用日渐深入。大数据时代，互联网应用将会为学校档案管理带来新的活力，促进传统档案管理模式的发展与延伸。基于校园管理而言，从大量的学校档案中挖掘出的大数据更利于学校管理部门掌握学生各方面情况，基于数据展开全面分析并做出决策，使学校档案管理从以往的关注档案实体向档案数据信息转移。因此，探究大数据时代学校档案优化管理的路径，有着重要的现实意义。

一、大数据时代学校档案管理发展动向

大数据的特征除了数据上的“大”，更在于其数据处理速度的快速以及强大的数据价值挖掘能力，其具备信息海量（volume）、数据类型多（variety）、价值（value）以及高速、时效性强（velocity）四个方面的基本特征。而就学校档案管理来看，学校档案管理经过多年累积，其档案数量与种类日渐丰富，无纸化、电子化档案不断增加档案体量。大数据时代，学校档案管理发展也有了以下几点动向：首先，学校基教档案管理迎来了数字化与信息化发展，档案在体量上发生了根本性变化。如今教育资源以海量的形式不断发展，学校档案资源正处在爆发式增长的阶段，传统单一的档案结构逐渐发展成包括图片、网页、视频以及课件等电子化数据，这也给档案管理工作提出了新要求。而大数据技术则为管理优化带来了新的机遇。其次，利用大数据，学校档案的服务功能也能够得到更深层次挖掘。应用互联网平台实现了档案共享，其能够为相关人员提供集成检索服务、一站式集成服务等，满足更多层次与范围的使用需求。[1]506例如借助一站式集成服务，将不同信息源利用数字化技术排列出来，如查阅比对不同学校的学生考试合格率，使教师从客观到主观都有一个全面认识，为日后教改工作打下基础。此外，大数据技术的另一重要价值在于深入挖掘数据价值，利用云计算等技术，可在多元与海量的档案数据中获取有价值的信息，更利于学校教学管理的完善与创新。

二、大数据时代学校档案管理面临的挑战

大数据为档案管理工作提供了更为丰富的形式与手段，当前学校信息用户对档案的需求日渐增多，越来越多的需求也给档案管理工作提出了更高要求。不难发现，大数据时代也给学校档案管理带来了诸多挑战。

首先，海量数据应用与储存使得学校档案数据处理面临更大挑战。大数据背景下，用户对档案数据的要求是全面、即时、随机的，因此这要求学校档案馆需结合用户需求提供全面、即时、交互的信息，只有构建起高效的数据分析与检索系统，才可以满足数据处理要求，档案管理人员需要及时响应学生管理、教学以及科研中所生成的动态信息，并做到及时获取。同时，大数据时代，数据的价值要远远高于介质价值，传统归档范围已经不适用，学校档案室可利用大数据特征，将各方面数据信息纳入归档范围，这对学校档案的归档范围与保管期限提出了一定挑战。

其次，互联网大数据技术的发展也影响了档案的加工方式，新时期学校档案加工业迎来了新的挑战。传统学校档案加工通常为人工识别方式展开。而在大数据时代，档案信息增长迅速，靠传统人工已难以满足要求。因此学校必须要创新信息加工处理技术与方法，唯有如此才能够对海量、多元的档案信息实施快速处理，其对于提升学校档案数据使用便捷性有着重要意义。

此外，大数据时代，学校档案管理也面临着档案服务方式上的新挑战。传统学校档案管理中，档案资源、用户数据等挖掘要求不高，对关系洞察、趋势预测等的关注度也有待提升。而在大数据时代，档案管理服务工作有了很大的变化，大数据要求学校档案管理由供给导向转变为需求导向，档案服务需满足各个部门对档案信息的不同需求，通过数据存储、集成、分析以及语义处理等各种方法，最大程度满足用户需求；通过对海量数据的分析以及数据模型的构建，找出其内在联系，使档案资源转变为知识资源，实现档案知识服务与智能服务功能的提升。[2]86

三、大数据背景下学校档案工作存在的问题

近年来，随着学校档案管理事业的整体推进，以及档案现代化工程的加速实施，学校档案管理工作得到了长足进步，档案信息化工作也迎来了高速发展。但总体来看，当前学校档案管理工作由于受诸多因素影响，仍然存在着诸多不足，面对大数据时代对档案工作所提出的新要求，学校档案工作问题更趋凸显。具体来讲主要体现在以下几个方面：

1.管理理念落后。档案管理理念直接决定着管理质量。大数据时代，档案管理工作完善不只是档案电子化或者档案系统建设，更重要在于管理思想的更新与转变。如上文所提及，大数据时代对学校档案服务提出了新的要求，其需要学校利用档案数据库提升档案收集与转化效率，加快信息流转与更新速度。而传统的学校档案管理思想显然无法满足这一要求，许多学校管理者对档案管理信息化建设缺乏系统认知，仍然停留在传统理念与方法上，缺乏创新意识与创新实践；部分档案管理人员工作中过于强调档案的私密性，忽视档案管理服务功能的全面发挥；一些管理者理念陈旧，对新的管理理念与模式较为排斥，无法适应大数据时代档案管理需求，难以体现档案工作科学性与时效性。[3]27

2.软硬件投入不足。大数据、互联网对档案工作提出了新要求，学校档案管理工作发展也需要现代化软硬件设施做支撑。但当前部分学校由于受办学层次以及经费等诸多因素影响，对档案管理信息化建设投入不足，现代信息化软硬件设备缺乏，大数据与互联网应用受到诸多阻碍。并且当前学校档案媒介多以纸质化为主，在以纸质档案为基础管理模式的前提之下，必然需要学校投入大量管理资源，在查阅、获取以及应用等各方面缺乏机动性，面临着管理效率低下等问题；部分应用软件存在标准化低、功能单一、共享性差以及数据不完善等问题。大数据时代，传统纸质化档案媒介显然已经无法适应新时期管理需求，亟待学校加大软硬件设施投入，做好档案管理基础。

3.技术应用缺乏。就当前学校档案管理工作来看，部分学校逐步加强信息化管理，强化大数据应用，一定程度上发挥了大数据与互联网的作用。但由于档案管理制度缺乏完善，导致一些档案资源难以充分发挥其作用。一些学校档案信息化通常只是纸质媒介的扫描录入，电子档案通常只作为简单的查找与备份使用，信息化程度较低；虽然引入相关管理软件与技术，但对大数据理念与手段的应用仍显不足。

4.服务形式单一。档案管理工作通常包括数据信息收集、资料整理、保管归纳以及应用服务等诸多环节。大数据环境下，档案管理重心也由收集整理与保存更新为档案的开发利用与服务，档案功能拓展至更多元领域。而目前许多学校的档案管理工作由于利用率较低，服务形式单一，显然难以满足这一需求。大数据应用目标在于充分挖掘数据，使数据功能最大化。而传统学校档案管理工作过于重视流转渠道构建，管理上仅停留在档案资源存储、备份等方面，档案管理功能单一，大数据应用也未完全发挥作用。究其原因在于学校档案管理中信息内容的收集渠道较为狭窄，服务单一，档案资料的潜在价值并未得到有效激活。[4]215

四、大数据时代学校档案管理优化路径

1.更新管理理念。大数据时代，档案管理工作强调数字化，注重互联网技术应用于档案管理所实现的价值。大数据背景下的档案管理，更需要具备互联网与信息化管理思维，以互联网信息技术完善档案管理流程，实现档案管理工作的规范化与效率化。要实现这一管理目标，就必须要树立起档案管理大数据意识，唯有以大数据意识为基础，才能够提升对档案数据信息共享的敏锐嗅觉。因此，档案信息管理工作中，需保持对大数据应用的高度重视，更新传统档案管理理念，构建起系统化信息管理模式，打造高效档案信息共享平台，利用数据发掘、语义分析等基础提升档案数据应用效率，加强对档案的深入开发与利用；其次，对于学校档案工作而言，其档案需求者不只局限在校园内部，更在于社会公众，这也是大数据赋予学校档案管理工作的新任务。因此学校需在确保知识产权、个人隐私以及不侵犯国家机密的前提之下，提升档案服务深度与广度，构建以人为本的学校档案服务理念，提升档案效度与信度，利用服务增值获取更好口碑，突出大数据应用的内在价值。[5]30

2.加强基础建设。互联网时代，技术更新与发展速度加快，大数据技术与环境对于学校档案管理而言，带来的不仅是海量数据，更是对数据管理处理能力的考验。因此，大数据背景下，学校应进一步加强档案管理基础建设。首先需完善软硬件设施，加大投入力度，注重档案管理系统软硬件升级，利用大数据技术，进一步丰富档案内容，推动学校档案数字化建设，实现档案管理高规格、高质量发展，或者可利用外包的方式展开数字化管理；其次需加强信息安全建设，构建起完善的安全保障体系。例如采用水印技术、防火墙技术、信息加密技术等；强化档案管理系统用户访问权限管理、操作权限管理等；定期展开对档案管理系统安全性能评估，加强网络监控，定期对系统数据库进行及时备份。此外，大数据时代学校档案工作也需充分认识到人才的作用，注重档案管理人员综合素质的提升，通过人才引进、培养机制的构建，不断提高档案人员业务能力与综合素质，培养专业技术过硬、基础知识扎实，拥有创新能力的档案管理人才队伍。

3.推动技术更新。互联网时代，对于档案管理而言，只有与时俱进才能够满足工作发展需求。因此学校档案部门需保持对新技术的高敏感度，积极应对，迅速反映，不断探索应用理念与技术挖掘档案管理的创新路径，及时、选择性将新技术应用于档案管理领域。大数据技术拥有数据挖掘与集成的强大功能，因此学校档案管理者必须深刻认识自身档案信息资源的价值，利用整理收集、分析挖掘与加工，构建学校自身档案资源数据库；同时也可引入第三方构建学校档案信息数据云服务，进行对学校档案数据的收集与分析，使学校档案数据资源的潜在价值得到进一步发挥。此外，目前随着智慧校园、数字校园建设地逐步深入，未来也会有更多的技术融入学校档案管理当中。[6]100例如应用云存储与云计算服务，解决学校档案资源信息储存不足问题；利用云构架模式，促进校际间档案数据信息的互联互通；利用移动智能终端的普及，拓展用户访问学校档案数据资源的渠道。

4.创新档案服务。大数据时代背景下的学校档案管理工作，不只是简单的整理、收集以及保管等管理职能实现，更应当是基于大数据背景的精准管理与深入开发服务。学校档案管理需利用大数据及时、不断挖掘档案深层次的价值，获取新发现，推动学校档案管理由大数据向“大服务”发展。首先，大数据技术使档案管理个性化服务成为可能，学校档案管理部门可结合用户倾向预测档案用户真正需求，为用户主动提供服务。[7]10其次，借助于大数据技术，档案管理服务智能化也成为现实，利用对数据的智能化抓取，可即时精准地满足用户多元化需求，将有价值的档案数据信息及时、准确地传递给用户。此外，基于大数据便捷性、及时性等特征，学校档案工作需积极向公众服务发展，结合自身事业单位开展市场经济活动的规定，通过用户资源数据库的打造，完善服务体系，及时推进定时更新、信息定制等服务功能，不断提升档案提升服务质量，充分发挥档案管理社会服务功能。

总而言之，大数据时代，学校档案管理工作需保持与时代发展步伐的一致性，充分认识大数据对档案工作带来的机遇和挑战，主动适应变化，把握大数据技术的发展动态，挖掘档案信息资源的潜在价值，转变传统管理模式，创新档案管理工作，构建起基于大数据的学校档案管理系统，提升档案管理效率，使档案管理工作全面达成服务于学校决策以及服务社会的效用。

[1]陈明九.大数据时代高校档案管理系统建设研究：以山东建筑大学为例[J].山东建筑大学学报，2015（5）.

[2]孙亚萍.浅析大数据时代高校档案管理之价值提升[J].档案与建设，2016（9）.

[3]周才云，赵晶晶.大数据时代高校档案的信息化建设探析[J].兰台世界，2015（4）.

[4]郑彩云，向少华.基于大数据的高校档案管理信息化建设探讨[J].开封教育学院学报，2016（8）.

[5]姜萍，姜叶飞.大数据背景下高校档案管理模式变革研究[J].兰台世界，2015（4）.

[6]冉晋.大数据背景下区域性高校档案资源的开发与利用[J].赤峰学院学报，2016（4）.

[7]徐子沛.大数据[M].广西：广西师范大学出版社，2015.

凌穗环，肇庆市工业贸易学校档案馆员，研究方向为档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.14.11

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2017-02-27