人事档案数字化在人事管理中的重要性

2017-03-10蹇明涛

环球市场 2017年23期

关键词：人事管理信息管理载体

蹇明涛

武汉铁路局襄阳房建生活段

人事档案数字化在人事管理中的重要性

蹇明涛

武汉铁路局襄阳房建生活段

人事档案管理是人事工作的核心，而传统档案管理存在材料碎片化、管理离散化等缺点，人事档案数字化是对传统人事档案管理工作的创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查借阅等日常工作的数字化管理，并可以通过网络系统，实现档案信息资源的共享，告别以往只能到阅档室翻阅纸质档案的传统方式，切实提高档案的利用效率，真正有效地发挥好档案材料的凭证、依据和参考作用。

人事档案管理；传统档案管理；数字化

人事档案数字化建设是对传统人事档案管理工作的创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查借阅等日常工作的数字化管理，并可以通过网络系统，实现档案信息资源的共享，告别以往只能到阅档室翻阅纸质档案的传统方式，切实提高档案的利用效率，真正有效地发挥好档案材料的凭证、依据和参考作用。

1、实施干部人事档案数字化管理的优势

1.1 科学规范人事管理工作业务，不断强化档案基础支撑服务效果

人事档案数字化为企业人事管理提供了统一档案管理平台，实现企业档案信息资源统一调度、多点利用、一点查询、多维印证，最大限度的提高了对拟选拔任用干部、交流任职干部、新进干部队伍等人员人事档案信息查阅、审核准确性和利用频率。进而为人事档案在干部选拔任用、考核评价、人力资源合理配置等具体业务中提供更加科学有效支撑服务起到了积极意义。信息管理系统存储三版原文图像(系统自动存储扫描原文、原始图像以及高清图像三版图像)，有效深入贯彻落实了中组部《关于进一步从严管理干部人事档案的通知》和中央从严管理干部相关精神，从源头上杜绝了档案后期“三龄两历一身份”涂改造假等各类违法违规现象的发生。在人事档案信息管理系统中首创关键信息采集，建立了“重大历史事件”、“挂职挂岗”、等八大类关键信息字库，植入信息系统，破解图像存储、检索困难的难题，极大提高干部人事档案利用效率。

1.2 全面优化干部人事档案管理工作机制，大幅提升人事档案集约管控水平

数字化人事档案创建完成后，干部人事档案管理机制实现了集约管控的多维立体管理模式，明确了相应层级人事档案管理职责，规范了层级内和跨层级人事档案管理流程，统一了人事档案数字化管理平台，构建了一体融合，纵向到底，横向到边，各业务部门协同配合的“大档案”管理格局。全面完成数字化建设后，上级单位通过干部人事档案信息管理系统可实时在线监控和检查下级单位的人事档案归集、转递、查询、统计和库房管理情况，可直接调阅各层各级人员人事档案，档案借阅的流程简化为信息网络平台的1界面1审批，极大程度上提升了人事档案集约管控水平。

2、人事档案信息数字化管理完善对策

2.1 合理选择人事档案信息数字化管理的载体

载体作为人事档案信息数字化管理的硬件基础，其在人事档案信息数字化管理中具有直接影响作用，所以要能够在与传统人事档案管理载体相结合的基础上，合理选择人事档案数字化管理载体。在对载体进行选择的过程中，首先需要考虑的第一要素是人事档案信息相关数据是否具有安全性和不可更改性，以及载体寿命长短的问题，这与许多组织所考虑的速度和便捷因素是有较大不同的。

2.2 加强人事档案信息数字化管理的安全性

安全性作为人事档案信息数字化管理的重要挑战，要求人事档案信息管理部门必须要高度重视安全性教育。但是，在市场经济条件下，我国人事档案管理部门的职能已经越来越多向服务方向开始进行转变，人事档案信息管理部门必须要能够尽可能多地进行人事档案共享系统的建设，尽可能多地对人事档案信息进行公开，从而实现人事档案信息的共享。所以说，在市场经济条件下，人事档案信息的共享性和安全性是一对难以调和的矛盾。

在这样的条件下，我国人事档案管理部门一方面要能够以法律为依据，主要是以计算机病毒防治管理办法、保密法、档案法等相关法律法规为基础，根据本组织人事档案管理工作开展的实际情况，制定较为严格的人事档案信息数字化管理制度，重点建设人事档案信息计算机网络管理安全保障体系，从而确保本组织人事档案信息数字化管理各项制度能够不断完善，各项责任能够落实到人。其次，人事档案信息数字化管理部门要能够加强安全性教育，要能够把人事档案信息安全性教育作为一项长效机制来抓，不断增强人事档案信息管理人员的安全保密意识。再次，针对现代网络病毒较多的问题，人事档案信息管理部门一定要能够采用正版杀毒软件，定期对本组织人事档案管理系统进行防毒和杀毒，从而确保人事档案信息的安全性。最后，人事档案管理部门在进行人事档案信息管理的过程中，要能够对传统人事档案信息保管方法和现代人事档案信息管理方法进行有效结合，对于一些非保密信息可以采取数字化方式进行保存，但是对于在一定级别以上的人事档案则采取传统方式进行保存。从而实现人事档案信息管理的效率和安全的有效统一。

2.3 完善人力资源激励体制以及约束体制

以往的人事管理的人力资源激励体制较为单调，很难与职员的需要吻合，笔者认为，新时代的人力资源激励应按需进行。其一，应建立科学的薪酬体制，将职员的业务水平与薪酬挂钩，调动职员工作的热情。其二，应建立精确、对等的考评体制，对职能不同的职员，应引入当代考评模式，进行全面考评，并参考考评结果进行奖励或处罚。其三，建立竞争激励体制，单位内部使用优化组合、竞争上岗的形式，让人力资源能够获得最合理的配置，让每一位职员都感受到竞争的压力，并让其将提升工作质量放在首位。