浅谈加强民政档案管理的措施

2017-03-10孙大伟

环球市场 2017年1期

关键词：民政部门民政工作民政局

孙大伟

公主岭市民政局

浅谈加强民政档案管理的措施

孙大伟

公主岭市民政局

在民政部门中民政档案管理部门是组成民政部门的一个非常重要的部门，也是组成国家档案的一个重要部分。民政档案管理部门是按照国家相应法律、标准以及科学的手段来对民政工作中所具有保存价值的不同种类的不同类别的文件档案进行收集立卷，归档统计以及保存等等。能否科学的正确的管理利用好民政档案影响着深化改革民政工作以及健康发展民政事业有着重大的联系。这也关系着国家档案事业的发展以及财富的积累。

民政档案管理；措施；

民政档案是民政事业的重要组成部分，它真实地记录了我国民政工作发展的历史，记载了我们党和国家在探索社会福利、社会保障以及基层政权建设进程中的重大事件和重大决策，反映了我国改革开放和现代化建设的巨大成就和丰富经验。民政档案不仅是开展民政工作的重要依据，而且是国家信息资源的重要组成部分。民政档案主要包括社团、低保、优抚、救助、社区、地名、婚姻、勘界等专业门类档案，是记述和反映各个历史时期民政工作中形成的具有利用价值的纸质和电子文件材料。

一、民政档案的管理

一要大力宣传档案法规，强化档案意识，进一步加强档案资料的收集。首先，要加强对档案工作的重要性、现实意义的宣传，使广大领导干部真正懂得档案管理的目的、要求和方法，不断提高他们参与档案管理工作的主动性、积极性、自觉性，督促各科室主动上交归档资料，实行集中统一管理。其次，要动员和组织全体工作人员参与档案工作，加强对日常各类文件资料的收集、保管，注意为日后积累史料。对不能立即收集的，要做好清理和交接登记，掌握资料的着落，便于以后的整理归档。

二、要充分认识民政档案工作的重要性

档案是历史的足迹，民政档案工作是民政事业的重要组成部分，是一项很重要的工作。我们很多工作都是在过去的基础上发展起来的。随着时间的推移，时间越长，民政档案显示的价值和作用就越大。不仅要知道今天，也要了解昨天，研究明天，这些都要靠档案提供参考。要高度重视档案工作，只有充分认识档案工作的重要性，才能自觉地把档案工作融入民政工作的全局来考虑，更好地发挥民政工作在构建社会主义和谐社会中的作用。

三、工作中存在的主要问题

1、档案管理意识不强。不少档案人员档案意识薄弱，档案知识和档案法律法规严重缺乏，轻档案重业务的思想根深蒂固，更有少数领导干部片面地认为档案工作只是档案员的事情，因而造成了档案资料残缺现象的普遍存在，严重影响了档案的保存寿命。2、档案资料收集不全。由于在档案管理中存在相关业务科室各自为阵的现象，致使办公室在收集和整理档案材料时，往往收不齐，收不到，一些有价值的必须归档的资料被遗漏，给民政档案工作造成了很大的损失。3、档案人员业务不精。近年来，民政局虽然建立了一些档案工作管理制度，但在实际工作中这些制度的作用没有很好地发挥出来，近似“名存实亡”。究其原因，主要有两个方面：一是多数档案人员未接受过专业培训，缺乏档案管理及档案开发建设的基本知识；二是相关业务科室档案人员认为，只要把现有的业务工作资料简单地收集后装订整齐就行了，不清楚哪些资料应该上交，也不明白怎样整理才算科学规范。4、档案利用效率不高。民政工作的特点决定了民政部门形成的档案不仅种类多、数量大，专业性强、管理复杂，而且有些档案需要直接为社会提供利用，为广大民政对象服务。民政部门虽然在地方档案部门的指导下积极开展了档案利用工作，但因档案存在缺、漏现象，显得“只可远观而不可细瞧”。总的看来，民政档案在收养、优待抚恤、复退军人接收安置、婚姻登记等方面的利用仍有欠缺，略显单薄。

四、做好民政档案管理工作的措施

1提高认识、加强领导。民政档案门类和数量较多，民政档案工作又与民生息息相关，与维护社会稳定密不可分。为此，民政局领导应十分重视档案工作，成立了以局长为组长的档案工作领导小组，由分管副局长任综合档案室主任。建立定期工作会议机制，及时研究解决档案工作中遇到的困难和问题，健全工作制度、落实职责任务，扎实地做好各项档案收集、整理、归档工作。

2建章立制、规范整理。民政档案涉及到群众的社会权益和切身利益，具有不可替代性和不可再生性。民政局应依据制度管理，按规程操作，建立健全的收发文登记、归档立卷、案卷借阅、库房管理等一系列规章制度，严格按照各项档案管理归档制度，注意把好文件材料收集、归档、保管借阅、保密、移交鉴定、销毁等各个环节，确保民生档案真实、完整。.3立足民生、科学管理。民政部门是社会公共服务的窗口，民生档案更是窗口中的“窗口”，县民政局在档案管理中，坚持以人为本、为民服务的工作理念，使民政档案在改善民生中发挥出更大的作用。

五、档案整理存放的注意事项

1、收文要按阅办单上领导的批示，及时向有关人员送阅并督促退还，如果一时未办理完毕不能及时退还，要让主办人员在收文登记本的备注栏签名，以防文件丢失。2、会议纪要、记录本很重要，要连同当年收发文件一并保管。3、组织关系、人事调动介绍信、业务工作中形成的电子文件、重要照片、声像资料等都要妥善保存。4、收文发文登记本，电话记录，值班名单，考勤表等也要存档。5、上级机关发来的业务杂志，简报等也要作为参阅资料存档。6、每年三月份归档月，必须将上年度的所有文件资料收集整理归档。县级民政档案的收集与管理，不只是文档人员的工作，而更重要的是要得到民政部门领导的重视和支持。因为，管理档案要设施：档案柜、档案室；整理档案要费用：档案盒、装订材料、案卷目录等。实践证明：机关领导经常过问重视档案，该单位档案就能管得好、用得上。反之，工作不认真、不过问、不支持，本单位的档案非但管不好，而且有可能丢失，给民政事业造成不应有的损失。