浅析档案管理工作的改进

于 娅

丰满区人力资源和社会保障局

为了适应新形势，跟上时代的步伐，更好的发挥档案作用，档案管理工作，必须抛弃原来的管理模式，更新观念思想，提高管理人员素质，完善各项规章制度和提高信息化管理水平等方面下狠功夫，本文将指出档案管理工作存在的问题及如何提高档案管理工作.

1.当前档案管理中存在的问题

1.1 对档案的重视程度不够，管理意识不强

长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

1.2 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。

1.3 档案硬件投入及经费不足

近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。对档案管理必备的条件解决落实差，档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。有些单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“八防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有些管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

1.4 在信息开发和编研工作上也存在一些问题

一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。

2 是提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化。

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。

3 是在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法。

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆(室)建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

4 是提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化。

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。

5 是提高档案工作者的信息安全素质，实现档案管理的安全化。

对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识和能力。档案信息安全是现今档案管理工作的生命线，研究档案管理者的素质，有利于拓宽档案管理保护领域、发展档案管理学的理论研究；完善档案信息安全管理体系。促进档案信息化建设和档案管理事业的健康、有序、可持续发展具有非常重要的现实意义。随着信息化时代的到来，新领域、新门类、新载体档案不断涌现，给档案工作者在素质上提出了更高的要求，同时，我们深刻认识到档案管理工作历来是一项重要的基础性工作，档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性，要把工作的着力点转向未来，深化服务意识，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，充分发挥档案管理的综合功能，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。

6 是档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平。

人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息最大程度的利用。对档案信息化建设而言，这一目标具有特别重要的指导意义。档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。所以值得重视。

结束语

总之随新旧信息时代的到来，以多媒体技术应用为主体的现代化管理已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。在现代化过程中，特别是随着我国高等教育改革的日益深化，档案管理发生了巨大的变化：管理内容更加复杂、管理手段更加多样、管理水平亟待提高。针对高校档案管理工作遇到的各种挑战，本文从提高管理人员素质、完善各项规章制度和提高信息化管理水平等方面来阐述如何在新形势下更新理念，促进档案管理工作的进一步发展。

加强档案的管理，要从提高档案工作人员的综合素质，不断完善各项规章制度，提高信息化管理水平及网络技术等方面着手。档案工作者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，档案管理工作才能跟上时代发展的步伐。

[1]钱海波；浅析社会的档案意识和档案人的社会意识[J]；才智；2010.15

[2]王玉超；浅谈电子文件管理中存在的问题[J]；安徽文学(下半月)；2010年12期