关于民政社会救助档案管理的思考

1.刘雅彬 2.付冬梅

1.洮南市社会救助事业中心 2.洮南市档案局

民政社会救助档案工作由民政部统一领导，业务上接受国家档案局的监督、指导。省级民政厅(局)和档案局负责本行政区域社会救助档案工作的指导，结合本地区的实际，共同制定相应的管理办法；县级人民政府民政部门、街道办事处、乡镇人民政府和救助站应有专(兼)职人员负责救助文件材料的归档和档案的管理；居(村)委会(社区)应协助做好职责范围内的救助档案工作。为了充分发挥民政社会救助档案的作用，以下就民政社会救助档案管理进行探讨。

一、民政社会救助档案的概述

民政社会救助档案一般是指民政部门主管的各类救助工作中形成的各类文件材料，既包括文书档案、会计档案，也包括救助专业档案。具体而言，民政社会救助档案主要是指救助专业档案，是县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居(村)委会(社区)在居民最低生活保障救助、低收人家庭医疗救助、贫困孤残人员供养救助、特殊困难人员临时救助、灾后灾民生活救助及灾区倒塌民房恢复重建救助的审核、审批、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录以及救助站(流浪未成年人保护机构和救助管理机构)在对求助的流浪乞讨人员实施救助过程中形成的、具有保存价值的、整理归档的各种文件材料。

二、民政社会救助档案管理的主要特征

民政社会救助档案管理工作对于提高民政工作效果非常重要，同时其也是民政工作开展中所不可忽视的一部分内容。在民政社会救助档案管理过程中，其特征主要表现为：第一、来源广。民政社会救助档案来源于县级民政部门、乡镇政府、街道办事处、居(村)委会及救助站。第二、基础性、工具性强。民政社会救助档案是其形成单位开展各项救助工作的原始记录，这些记录包含了救助对象大量的基础信息，是各项救助工作延续的基础和工具。第三、种类多。按救助工作的性质，可分为基本生活救助、专项救助、临时救助档案等；按救助对象的特点，可分为城乡居民最低生活保障、农村五保供养、城乡医疗救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助、临时生活救助、流浪乞讨人员救助档案。

三、民政社会救助档案管理的要求及其措施

1、民政社会救助档案管理的要求。主要表现为：(1)民政社会救助档案要求分类管理。例如临时生活救助档案、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助档案等等在文件材料的形成上有共同特征，都是待遇审批和待遇批准后救助金的一次性发放，形成的材料比较简单；对流浪乞讨人员的救助不实行审批制，其档案材料是救助站对求助对象进行甄别和实施救助过程的真实记录，所以这类档案应当单独搞一个管理规定；最低生活保障档案管理比较复杂，它是一个动态管理的过程，业务主管部门应当结合实施过程中遇到的一些问题，制定具体的管理办法。(2)民政社会救助档案要求分级管理。结合救助工作的有关规定，各级民政部门和乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站的救助工作职责范围不同，形成与其职能相关的救助档案也有区别。省市级民政部门负责制定救助档案管理的政策性文件和指导、监督、检查工作，县级民政部门、乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站负责各自救助工作职能活动中形成的救助档案实体的管理。(3)民政社会救助档案要求依法管理。救助档案属于专业档案，其管理无法可依，必须加强调研，由国家档案局和民政部共同制定各类救助档案的管理规定，规范救助档案的管理。

2、加强民政社会救助档案管理的措施。具体表现为：(1)严格民政社会救助档案管理的保管。救助档案分散形成于县、乡(镇)街道、居(村)三级机构和救助站，虽然各单位的条件不同，但应积极创造条件，使救助档案的保管达到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗的要求。根据救助管理机关和救助对象以及社会利用的实际需求，救助档案应当短期保管。具体说，流浪乞讨人员救助档案的保管期限为5年；其他救助类档案中的审批类材料保管期限最低3年(低保审批材料的保管期限为低保户停保后不少于3年)，日常管理类档案的保管期限最低5年。(2)强化民政社会救助档案管理的利用。救助档案属于部门档案，又涉及公民的隐私，不宜对外开放，因此，其主要供救助管理部门和救助对象使用。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅救助档案，但要履行一定的查阅手续。救助档案保管部门应当建立利用制度：细化利用条件；明确利用程序；建立安全利用的措施。(3)民政社会救助档案管理的移交。救助档案是短期保存的档案，本不存在移交问题，期满后应当鉴定销毁，但考虑到历史研究的需要，救助档案保管期满后，地方国家综合档案馆可将适当比例的档案抽样接收进馆。

结束语

综上所述，民政部门日常工作量较大，其肩负着联系国家与群众的重要职责。作为民政管理工作中的重要内容，民政社会救助档案管理工作的开展对于民政工作具有重要影响，因此民政社会救助档案管理人员要认识到档案管理工作的重要性，提高对档案资源利用的重视程度，结合相关的管理体制及其原则，采取科学有效的策略，从而提高民政社会救助档案资源的利用效率，帮助民政部门开展好各项工作。

[1]于涛等.浅谈民政社会救助档案的管理体制与原则[J].办公室业务，2013(10)

[2]洪坦秋.关于民政社会救助档案管理的思考[J].大陆视野桥，2016(09)

[3]刘淑芹.浅谈民政社会救助档案的管理体制与原则[J].卷宗，2017(11)