水文基建档案规范化管理刍论

罗大放

摘 要：基建档案，全称是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘测、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档的科学技术文件材料。一个具体项目的基建档案是指从整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当保存（归档）的文件材料。

关键词：基建档案；规范化管理

随着我国经济社会的不断发展和综合国力的提高，国家和地方对水文工程建设的投入日益加大，水文工程建设是水利工程的重要基础建设。近年来，长江委水文局进行了包括水文巡测基地在内的一系列水文工程建设。这些水文工程项目具有高度分散、单位建设工程复杂、专业性强且各项目相对独立的特点给水文工程基建档案管理造成了很大的困难。加强水文工程建设项目档案资料的管理是提高水文基建工程质量的一项重要工作。

目前，水文工程基建档案的管理主要是依据水办【2005】480号（水利工程建设项目档案管理规定）、水办【2008】366号（水利工程建设项目档案验收管理办法）及水建管【2008】38号（水利部直属单位基础设施建设项目验收管理办法）。这些管理文件从管理制度、收集归档范围、归档责任人员、验收等方面均作了详细的规定，为水文基建档案规范化管理奠定了坚实的基础。

一、水文基建档案的特点

（一）水文基建点多面广、小而散

水文基建项目投资从几十万到上千万，分布在房屋、堤防、设备设施、测报系统建设等方面。

（二）系统成套性强

水文基建项目，大多是独立的项目，从前期设计、施工、验收及后续使用的资料均可完整收集归档。

（三）专业性强

水文基建，涉及面广，专业不一。要求资料收集责任人员具备较广的专业知识。

二、水文基建档案管理的现状

（一）档案管理机制欠完善

水文局下辖7个勘测局，机关有项目办，主要负责项目的申报、管理、验收等，而项目的实施多在7个勘测局。项目管理人员和档案管理人员参与项目的设计、施工、验收及资料收集的力度不够，项目管理和档案管理要求的“同步管理”还有待加强，材料收集、整理的责任落实不到位。

（二）归档材料不齐全

水文基建项目有的建设年度跨度长，中间经手的人较多，收集、归档的材料不齐全，不能反映工程项目建设的全过程。如有的缺乏相应的声像资料和照片档案，竣工图收集不全、标准也不一。

（三）档案资料归档质量不高

归档材料中，有的缺少原件，复印件较多，而很多复印件没法补盖单位印章，整理装订不符合组卷要求，页码编制也不符合有关规定。

三、加强水文基建档案规范化管理的措施

为使水文基建项目的归档资料符合有关规定要求，提高水文基建项目的建设质量，改进和规范档案管理，须采取以下措施。

（一）完善体制，加强组织领导

水文基建项目档案质量取决于相应制度保障和组织领导。必须完善有关项目资料的收集、整理的有关规定，明确相关归档责任人，从源头规范归档质量，从制度上保障归档质量。

（二）建章立制，明确岗位职责

根据有关管理制度，完善组织机构，对每一个项目层层指定相应层次的归档责任人，明确其归档责任，跟踪项目，实行项目建设和档案管理同步进行。做到项目完成，须归档的资料也收集完毕。

（三）加强教育培训，提高归档工作质量

水文基建档案质量同专职或兼职档案人员职业素质密切相关，因此，必须定期对有关人员进行档案业务知识培训，了解有关档案规定及操作规程，明确档案管理工作职责。

1.强化监督检查，加强指导

专职档案人员应参与项目建设的过程，对资料收集、归档人员定期指导，提出归档的有关详细要求，对资料的合规性进行检查，发现问题，及时补救处理。

2.转变观念，以利用促发展

水文基建项目的归档，一是为了存有关证据，二是为了信息共享、開发和利用，为后续水文基建项目提供借鉴和参考。为此，必须大力开发、利用已归档的资料，充分发挥这些档案的价值。这些成套的系统性档案资料，可以节省大量人力、物力，避免重复设计、建设，少走弯路，为水文的发展提供基础性数据支撑。