卫生执法监督员档案管理方法初探

刘芳

摘 要：卫生执法监督员档案管理旨在更好地为卫生监督执法人员档案步入专业化、正规化，标准化管理提供一些理论依据，最大效用地发挥档案管理的作用，为卫生监督事业做出新的更大贡献。

关键词：卫生；监督员；档案管理

对执法人员的档案管理工作进行统一标准的探讨，是为了更好地为卫生监督执法人员档案提供一些更专业的理论依据，最大效用地发挥档案管理作用，为卫生监督事业做出更多的贡献。

一、卫生执法监督员档案概述

卫生执法监督员档案是档案的一种，主要是指国家卫生监督机构中的执法人員，在其执业过程中，为机构人事部门收集、整理、保管、鉴定、统计和利用的，记录其个人经历和德才表现的档案。卫生执法监督员档案对日后进行工作研究和科研活动具有宝贵的参考价值。

卫生执法监督员档案与其他类型档案相比，不仅地区空间范围广，而且周期性长，具有不可复得性。卫生执法监督员档案管理内容复杂多样，涉及管理范围广，管理程序复杂，要不断地完善档案的记录、整理和保存，保证卫生执法监督管理工作有效地开展。卫生执法监督档案管理工作在卫生监督工作中的地位和作用极其重要。首先，卫生执法监督员档案是对卫生监督管理活动的原始记录，为其监督工作的有效开展提供了重要的参考价值，同时也维护了卫生监督管理相对人的合法权益，对卫生监督工作公正、客观的开展提供了有效保障。其次，保证卫生执法监督工作的质量能够提高卫生监督档案管理工作的效率，指导着卫生执法监督工作的有序开展。此外，卫生执法监督员档案中记录的大量原始数据可以作为考核卫生监督人员工作成果的依据，从而加强对卫生执法监督工作人员的素质建设。

二、卫生执法监督员档案管理的意义

（一）具有凭证依据

档案可为各级卫生执法监督机构资质评定，人员职称及职务晋级等提供原始、完整而系统的材料；为各项评估提供原始和真实的数据和资料。专家组通过对工作档案的查阅，可迅速、全面地对各项工作及指标完成情况，质量水平等进行准确判断，给予客观评价。可见，档案的完整性，系统性和准确性能全面体现工作成绩，为各项工作评定和考核提供多方面资料支持，也是记录和反映卫生执法监督机构发展历史的重要表现和载体。

（二）是绩效考核的重要组成部分

绩效考核是科学评价卫生执法监督工作落实程度，促进各级卫生执法监督机构切实履行基本公共职责的重要举措；是衡量政府投入效率，促进政府部门切实履行管理指导职责的重要手段，规范的档案管理是绩效考核的重要内容，按照绩效考核要求，将日常工作真实而原始的工作形成的记录或资料及时、全面地收集整理，并对其分类归档和完善，规范的档案管理为绩效考核提供大量丰富、准确而规范的资料，能够真实反映卫生执法监督机构实际工作开展情况，是绩效考核的重要组成部分。

（三）可以提高卫生执法监督管理和决策水平

卫生监督工作档案具有系统性等特点，因此对档案资料进行统计分析和综合评价，能直观地反映出各级卫生监督机构工作质量和水平，通过纵横向比较，可及时发现工作中的不足，有针对性地加以完善和改进，促进工作整体水平提高可为及时调整各项业务技术指标，开展新业务或新技术评估以及人力资源、财务、设备设施等投入和管理提供准确、真实的依据，为政府和卫生执法监督部门科学决策和管理提供指导，全面提高卫生执法监督工作水平。

三、卫生执法监督员档案管理现状

（一）卫生执法监督档案管理制度不健全

卫生执法监督档案在文件的归档和整理的过程中，无法为后期档案工作的进行提供完整的资料。而且，有部分人员在档案信息查找过程中不遵守相关查阅规定，对资料胡乱翻阅而且不爱护资料；在借阅档案时不进行登记，也不及时归还，更甚至会丢失，这些现象导致档案缺乏完整性。因此，在档案监督管理工作过程中，要不断地健全管理制度，保证卫生执法监督工作的有效进行。

（二）监督人员业务素质低下

卫生执法监督员的档案管理业务水平及素质对卫生执法监督档案管理的影响是非常大的，通过调查发现，卫生执法监督机构档案管理的绝大多数监督员都是由办公室的文职人员兼职的，这些文职人员一没有专门的学习过档案管理技巧，二没有专业管理档案的资格，因此这样的一种团队是非常容易受到外界影响的。

（三）管理人员的管理意识不高

从当前我国的档案管理情况来说，一部分卫生执法监督部门的领导们对档案管理的意识不够，尤其是在卫生执法监督管理体制的改革中，对档案管理不是很重视，这也就非常容易丢失档案材料，领导对档案的不重视也直接造成了档案的利用率低，也会影响到档案管理的最终质量。

四、卫生执法监督员档案管理的方法

（一）优化卫生执法监督档案管理机制

相关卫生执法监督管理部门要进一步建立健全卫生执法监督档案管理的规章制度，对档案的归档、整理、分类、保密等制度进行相应的完善，实现档案管理制度的科学化和规范化。卫生执法监督员要针对档案管理的每个步骤和环节都要认真查阅和审核，再进行签字确认，对于其中出现的问题要及时处理，从而减少档案管理工作过程中的疏漏，保证档案管理工作高质量、高效率地完成。对重大项目的档案文件资料要进行严密保存，强调其重要性，保证其相关机密性。

（二）加大宣传力度，提升卫生执法监督员档案管理意识

可以组织各种活动提高现代化的管理意识，例如，组织监督人员到优秀单位进行参观学习、举办专业培训班、继续教育等，大力宣传档案管理工作的重要性。在新形势下，卫生执法监督员的档案管理必须树立信息观念、时效观念、联合协作观念与竞争观念。在信息时代的今天，许多传统观念必须改变，档案工作作为一门科学，要掌握档案的规律，卫生执法监督员一定要更新观念，正确认识档案管理在卫生监督工作中的重要地位和所能发挥的巨大作用。要全面理解档案管理现代化的内容，如果仅把档案管理现代化局限于管理手段现代化方面，则难以有新的突破和提高。

（三）档案管理人员，应具备条件素质

档案管理人员应具备的素质：①具有良好的思想政治觉悟。政治立场坚定，纪律观念强，原则性强，保守秘密能力强。②具有良好的服务意识。才能信任该工作。如果这个人不愿意从事该项工作，不安心本职工作，档案管理工作是无法做好的。档案管理是一项服务很强的工作，只有服务意识强，热爱本职工作，才能信任档案管理工作，才能完成上级赋予的任务。③要具有一定的综合素质能力。综合素质能力是多方面的，即要具有卫生监督法律法规知识，又要具有档案管理基本知识，还要具有良好政治品德素养，特别是工作要有耐心和细心，与时俱进，掌握基本的电脑技术运用。④要具有良好自学能力。自学开始时要从基础、自然、根本去学，直接学习是受益最快的方法，自学对个人来说成本是最低、是最基本的要求。

（四）提升卫生执法监督员档案管理工作的信息化技术手段

卫生执法监督员档案管理工作要适应现代化卫生事业的发展，首先就要加强档案管理工作的信息化程度。档案信息化以智能化为主，通过网络技术手段将原本纸质信息进行数字化处理，建立全面的档案数据资料库，提高档案资源的利用效率，实现档案资源共享。

五、总结

总之，卫生执法监督员档案管理工作是对内部人员执法工作再查工作，是实施内部监督管理的手段，内部管理严格才能使这个卫生监督新兴职业立于不败之地，才能使卫生监督事业兴旺发达。

参考文献：

[1]张中良.卫生档案在监督执法工作中的作用及管理体会[J].中国卫生工程学，2010（s1）：103-104.

[2]赵朝红.浅谈卫生监督档案管理现代化[J].中国保健营养：临床医学学刊，2009（8）：233-234.