汇文Libsys V5.5采访模块统计功能解析

刘学燕 韩 洁

(1山东大学图书馆，山东济南 250100；2山东管理学院图书馆，山东济南 250100)

工作方法研究

汇文Libsys V5.5采访模块统计功能解析

刘学燕1韩 洁2

(1山东大学图书馆，山东济南 250100；2山东管理学院图书馆，山东济南 250100)

本文结合在实际工作中对“汇文文献信息服务系统”采访模块统计功能的使用，分析了汇文LibsysV5.5版本采访模块统计功能的特点，解析了一些使用技巧，指出了统计功能的不完善之处，旨在为汇文系统升级、采访模块统计功能的完善提供参考。

汇文LibsysV5.5 采访模块 统计功能

统计分析是采访工作不可或缺的重要环节，通过统计使我们能及时了解读者需求、图书的订购、到书情况、经费支出、学科分布、馆藏结构等。从而对采选方式是否科学、采选结果是否可靠、经费使用是否合理、藏书结构、布局是否优化等作出判断，保证文献采访计划的顺利实施及采访工作的顺利完成，从而提高采访工作的水平和质量。由江苏汇文软件有限公司研发的“汇文文献信息服务系统”，从1999年在全国范围内推广至今，已有近700余家知名高校馆和公共馆使用[1]。多年来汇文软件公司不断采用国内外先进技术，对系统各项功能进行优化、升级。2015年3月汇文软件公司推出了汇文LibsysV 5.5新版本，新版本基于大数据、云服务，有利于提升馆藏质量，更加注重读者体验，其采访模块统计功能也有了较大提升。

1 汇文采访模块统计功能的特点

1.1 统计功能的多样性[2]

提供了采访工作所涉及业务的多项统计项目，如关于图书订购的有：图书来源统计、书商订购统计、订户订购明细统计、订购分类统计、书商订购统计、出版社统计等；关于图书验收加工的有：订户经费到书统计、订户经费到书明细、到书分类及外借比例、订购逾期未到统计、财产帐清单等。比较全面、系统地反应了采访工作流程中所需要的统计项目。采访人员可以根据工作需要，通过不同的统计项目对采访工作各项业务进行系统的统计，及时调整、纠正采访工作中的偏差，使采访工作按计划有序进行，使文献资源的建设更加符合读者需求，提高入藏图书的水平和质量。

1.2 统计功能选项的多元化

就汇文统计功能选项而言，多元化、实现更加灵活是其又一特点。如供应商、订户、时间、文献类型、语种、订购目录号、验收批次、送编交接批次、验收批次流水号、经费项目、CNMARC、USMAR等诸多选项，可以根据实际工作需要选择限定条件进行统计，统计方式更加灵活,统计结果更加准确、更符合预期要求。

1.3 统计功能的多路径化

汇文系统提供了多路径化的统计功能，如我们既可以通过采访模块对采访工作业务内容进行统计，也可以通过统计模块中采访业务诸项目进行统计，除工作日志外，与采访模块统计选项基本相同。便于我们从不同路径实施各种统计和验证。而采访模块同一项目的统计也可通过两个或多个路径实现。如订书未到统计既可以通过订购未到统计，也可以通过订单组织里的催缺、退订统计。通过催缺、退订可将某一供应商所有未到的书目数据全部显示出来，及时掌握图书未到情况，进行催缺、退订或改订。再如在采访模块的窗口有通用检索和批查重，同样通过订购子模块下的选项也可以进行通用检索和批查重，殊途而同归。

1.4 平均复本和平均书价的统计(见图2)

在订户经费到书统计中，可以对某一时期图书馆所有订户各经费项目到书的平均复本率和平均书价进行统计，颇具特色。此统计功能可以让我们了解所购置图书的复本情况是否符合图书馆所制定各学科门类的复本原则？项目图书经费支付情况是否符合经费预算？某一时期所购置的图书价格的变化情况。同时通过对多年平均书价的统计分析，可以掌握图书价格走势，为做好图书经费预算提供重要的参考依据。

1.5 完善的统计结果明细及输出功能

每种统计结果都有明细，如书商订购统计可以看到每批征订的种数、册数与实际订购种数、册数，适藏率等；再如订购逾期未到统计，可以统计一段时间内某一供应商所有批次中未到的图书种数、册数未到率等，也可以点击详细查看具体每一批次订购的种数、未到种数、未到率等。当然从订单组织中同样能查看未到情况，点击具体的订购批次，如果显示“验收完成”则表示图书已到馆；若显示“已发订”状态则是图书未到馆。让我们非常清楚地了解、分析未到图书所属学科门类、所涉及的出版社、供应商情况，以便在改订时可以选择其他的供应商。此外，几乎所有的统计项目都具有打印输出功能，方便对统计结果信息及时反馈或进行对比分析。其中通用检索对出版社和丛书项等的统计结果具有导出功能。如输入“哈佛百年经典”得出如图1所示结果，点击导出书目信息就可将这套丛书的供应商情况、书名、作者、种数、册数等数据导出。此功能帮助采访人员查询丛书或连续出版物的订购和到货情况，及时补订漏订的卷册，催缺未到的卷册，保证丛书及连续出版物的系统、完整。同理对出版社的统计也具有导出功能。

图1

2 采访模块统计功能使用技巧

2.1 订户订购统计

订户订购统计用来查看指定时间段各订户的订购情况，如图书馆总馆和各分馆以及各经费项目(校拨经费、文科专款等)订购情况。对于总、分馆设置的订户，通过指定时间段内的统计，可以避免各订户间不平衡，特别是各订户应购置的图书品种是否已及时报订。供应商订购统计有助于对书商提供的书目数据的数量和质量进行评价提供依据，从中可以看到实际采选的品种占供应商所提供征订品种的比例。

2.2 订购分类统计

订购分类统计有助于保证各学科图书均衡发展,避免出现比例失调,保障重点学科文献需求、保持馆藏特色。到书分类外借比例统计为采访人员了解所选图书是否符合读者需求？哪些学科门类图书更受读者青睐？因为仅凭采访人员的主观印象和记忆来把握每类图书的订购情况和借阅情况，难免带有盲目性和随意性[3]。因此，通过到书分类外借比例对借阅情况的统计，了解读者阅读倾向、借阅情况，为补充复本提供了准确的参考依据，如可以规定对流通次数达到多少次的图书在有条件的情况下补充复本。此外，利用统计模块的图书排行榜也可以详细了解读者热衷于借阅哪类书籍，哪本书借阅流通次数最多，我们曾对2015年读者借阅次数最多的书籍进行统计，结果显示高居榜首的有《明朝那些事儿》456次、《藏地密码》439次等，从中我们也可以掌握读者对哪些图书认可度高：是哪些畅销书亦或是哪些经典名作？到书分类统计也体现了入藏图书相应类别比例情况，既可以作为对入藏图书结构进行评价的依据，又可以借此判断入藏文献结构的合理性，是否与学校学科专业设置、科研相符？是否与图书出版发行趋势趋同？是否与图书馆的定位、未来发展、馆藏发展政策步调一致等。

2.3 订购逾期未到统计

订购逾期未到统计可及时了解供应商在限定时间段内图书未到情况，平均未到率？是哪类图书或是哪些出版社出版的图书未到？从而进行催订、退订或改订处理。特别是对一些时效性强的图书，如各类考试用书、计算机类图书等，要及时进行催缺。但对未到图书原因的分析还需从出版社、供应商、学科分布等方面综合分析。同样我们也可以通过订购模块下的催缺、退订进行统计,对未到图书进行催缺、退订、改订，只是统计途径的不同。

2.4 订户经费到书统计(见图2)

图2

通过订户经费到书统计可及时掌握各专项经费的使用情况，包括各订户经费使用、支付进度等，与经费预算和分配原则是否一致，从而做好经费的使用和规划。通过订户经费到书明细统计可以查看某一时间段，特定经费项目的到书明细，及时掌握订购图书的到书情况。

2.5 到书分类统计

这项统计与订购分类统计相呼应，也反应了所订购的各学科门类图书到书情况如何？对综合性院校来说，由于学科门类比较齐全，要保证各学科文献的均衡发展至关重要。当然文献资源建设需要突出重点、形成特色，特色资源也是文献资源建设的灵魂。特别是学校的一级学科、重点学科是学校的支柱，为这些学科提供文献保障是文献资源建设的重中之重。通过到书分类统计，可以了解重点学科文献配置、保障情况、各学科门类图书比例是否合理、是否与学校的发展、学科专业设置、教学科研需求相适应，及时发现存在问题，调整采购计划、保证文献资源建设的均衡发展，同时还要突出重点、形成特色。

2.6 出版社统计

出版社统计是采访工作经常用到的,如统计一年内或一段时间内采购某一出版社的图书品种和册数是多少?统计方式是通过通用检索,选择出版社，在更多选项中选择文献类型、文种、起讫时间便可获得限定时间内在某出版社订购的全部图书，点击导出，可以将统计数据全部导出。通过对订购某一出版社品种的统计，再与出版社全年的出版品种作比对，从中发现漏采的品种，及时进行查漏补缺。

通过对出版社的统计还可以测定本馆采选图书的核心出版社，一般可以取排名前20位或30位左右的出版社进行排序，并与前几年的排序进行对比分析，掌握出版社图书出版变化情况，同时还可以了解出版社图书出版的特色、学科侧重点、出版发展趋势等。

2.7 自然科学、社会科学分学科统计(见图3)

此统计功能可以使我们判断人文社科图书与自然科学类图书的比例是否合理？是否与出版趋势一致？是否与学校学科发展匹配？社会科学与自然科学类书籍的复本率以及图书的外借比例等。具体方法：点击到书分类外借比例统计，在分类模板选择中文图书，就可以得到一定时间内自然科学、社会科学的统计数据，也便于我们能够及时纠正社会科学和自然科学购书比例的偏差。

图3

2.8 汇文系统批次统计功能

汇文系统强调批次的使用，所有形成批次的图书能准确统计馆藏情况[4]。通过通用检索的批次信息，如订购批次、验收批次、送编批次、发票号、验收批次流水号等途径也可以了解图书的详细信息以及借阅情况、流通率等。

3 有待改进的统计选项

3.1 未设定对随书光盘的统计

目前图书中随书光盘的占比越来越高[5]，而且在编目MARC中的记录头标区ISRC 016字段可以进行著录。但无论是采访还是编目模块都没有设定对随书光盘的统计选项,无法对配盘书情况做全面的了解和统计。

3.2 时间限定数据非限定

对出版社统计时，通过年代的限定统计出的数据往往不是限定时间内的数据,如输入2014-2015年，统计出来的结果往往含有多年的数据，我们需要对统计数据进行筛选，造成很大不便，这是需改进的地方。

3.3 缺少对丛书和多卷书的统计功能

目前只能通过通用检索对具体的某一套丛书进行统计，没有对所有丛书或多卷书进行统计，采访工作中经常会遇到一套丛书或连续出版物缺少分册或卷期的情况，这种情况往往是一次未出齐、配齐或陆续出版，如果知晓丛书名尚可查询，进行补订。若数量比较多又不知道具体丛书名，加之常常是每分册有一个ISBN号，就比较棘手。因此为保证丛书的系统完整、避免多卷集丛书的残缺不全，建议增加这项统计项目，而此统计功能也有助于采访人员了解本馆所购置的大型图书、连续出版物，避免重复订购,造成资金浪费。

3.4 缺少对读者荐购的相关统计分析

在采访模块中设有读者荐购选项，搭建了采访人员与读者互动交流平台，读者通过OPAC可以看到图书馆的订购目录，方便读者向图书馆推荐图书。但缺少读者推荐的相关统计，如一定时期内读者荐购图书的数量，图书馆选择订购的数量、比例、荐购图书的类别等。

3.5 汇文系统的图书验收核对功能尚存欠缺之处

到货周期的统计,采访工作经常需要统计图书从发送订单到图书到货的时间周期，但目前采访模块的验收业务注记中只有验收时间的记载，无法统计各供应商从订单接收至到货的时间，而这项指标是我们评价供应商到货速度的重要指标。再者就是每批订购图书到货的详细信息，只能在订单组织中看到验收完成者即为已经到书，对每批次订购逾期未到统计没有明细，因此，有的学校基于汇文系统研发了软件来解决此问题[6]。期待汇文系统未来进行功能升级和完善时能将这些因素考虑在内。

综上所述，汇文系统采访模块所涉及的统计项目，其功能基本能满足业务工作需求，但仍有一些功能有待开发，有一些细节需要完善。因此，期望汇文软件公司将来进行系统软件升级时能考虑上述因素，使汇文系统功能更加完善，更符合采访工作的实际需求。

〔1〕 张志毅，蒋大伟.汇文文献服务系统改进与升级[J].中国科技信息,2016(7):103-104

〔2〕 周伟.汇文系统中采访模块的应用[J].盐城工学院学报(社科),2002(4):65-66

〔3〕 周柏海，郑洵.汇文系统与文献采访[J].江苏图书馆学报,2001(5):25-26

〔4〕 赵国红.汇文Libsys5.5和ILASII馆藏统计功能对比分析[J].图书情报导刊,2016(5):153-155.

〔5〕 张学勤.论汇文系统的统计功能[J].图书情报工作,2014(24):186-188.

〔6〕 张雪松.基于汇文系统的验收核对管理软件设计与实现[J].图书馆学刊，2015(10):115-118

Analysis of the Statistical Function of Huiwen LibsysV5.5 Acquisition Module

Liu Xueyan Han Jie

The paper focuses on showcasing the strengths of the statistical tools of Huiwen LibsysV5.5 acquisition module based on the case studies in the application of Huiwen Literature Information Service System. Besides, the paper points out the weaknesses of the system and shows useful skills. The goal of the report is to provide feedbacks and suggestions for the improvement of the next release of Huiwen System.

Huiwen LibsysV5.5; Acquisition module; Statistical function

G250.71

A

刘学燕(1962-)，女，副研究馆员，山东大学图书馆采访部主任，研究方向：文献资源建设，已发文10余篇。韩洁(1958-)，男，山东管理学院图书馆副馆长，副研究馆员，研究方向：图书馆管理。