浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施

吴兴龙

会泽县城市建设档案馆

浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施

吴兴龙

会泽县城市建设档案馆

随着我国建筑行业的飞速发展，给建筑企业内部的管理方式与经营理念均提出了更高的要求，建筑档案管理工作在建筑工程的建设与发展过程中占有非常重要比重，其完整性与有效性将成为建筑行业未来发展的重要质量保证。所以，相关人员一定要对建筑工程档案资料管理工作具有的重要性加强认识，并希望通过对管理方法的创新、提升管理人员的综合素养和规范管理流程等方法，使我国的建筑工程档案管理水平不断提升。鉴于此，本文主要分析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施。

建筑工程；档案资料；管理

1、建筑工程档案管理重要性的分析

由于建筑工程施工程序复杂，加之涉及的领域多，所使用资料的数量就可想而知，因此，实现档案管理的完整性是保障建筑工程施工质量的基础。而采用科学的建筑档案管理制度，既能够体现出建筑企业内部控制体系的整体管理水平，同时还能够体现出企业管理层对内部管理的重视度。此外，国家建设部针对建筑施工档案管理的相关要求指出：建筑工程中必须严格管理档案资料，若档案资料不合格，则认为相关工程不合格，由此也能够在一定程度上提升施工单位针对项目档案管理建设的认识，从而使工程项目建设中的档案管理的重要性与紧迫性得到加强。

2、目前建筑工程档案管理中存在的问题

2.1 管理意识薄弱

目前仍然有很多建筑企业认识不到建筑工程档案的作用，档案管理意识比较落后，甚至会认为档案管理工作毫无意义。另外，目前建筑企业仍是习惯沿用传统的档案管理模式，不仅耗费了人力、物力，还降低了档案管理工作效率。可见，建筑企业管理人员并不重视建筑工程档案的管理工作。

2.2 档案管理制度落后

虽然我国对于建筑工程档案的管理有工作要求。但是在实际的工作中，建筑企业并没有按照国家的规定进行档案管理工作。此外，虽然建筑企业制定了完善的工作管理制度，但是缺乏有效的档案管理制度。而且在进行档案管理工作时，也是随机而定。

2.3 缺乏专业的管理人才

随着社会的进步，档案管理的模式在不断的发展和创新。但是仍然缺乏专业的建筑工程档案管理人才。而且在实际的工作中，建筑企业还会临时指调一些管理人员兼顾档案管理。况且，随着我国信息技术的发展，档案管理人员除了要了解档案管理工作内容以外，还必须要掌握一定的信息管理技术。因而，相关部门应当重视培养专业的管理人才。

3、提升建筑工程档案管理工作质量的处理措施

3.1 提高工程资料管理的意识

为了提高建筑工程资料的规范程度，首先要做的就是提高建筑单位的管理意识，有助于总体管理水平的提高。这需要通过三个方面来培养：一是加快完善相关的法律规章制度，加快建设资料管理体系，从制度上明确规定建筑施工单位的各项义务与责任；二是加大宣传的力度，宣传工程资料管理对整个建筑项目的重要性，提高人们的重视程度；三是对建筑单位人员进行培训，通过培训提高所有人员的职业素质，普及建筑工程资料和法律法规的相关知识，扩大影响范围，让建筑单位的所有员工都能够认识到规范管理工程资料的重要性，倡导工程资料的现实意义，确保整个单位中，上到领导，下到每一个施工人员，都能够了解工程资料与自身工作的联系，这样就可以相互监督，增强管理工程资料的可行性。

3.2 规范工程资料收集过程

规范工程资料的收集管理过程，加强培养建筑单位从业人员的职业能力，注重工程资料收集过程的规范化要求。收集和管理人员必须清楚的认识到工程资料重要性，明白这是一项最基础、也是最重要的工作，收集到的工程资料的质量会直接影响到建筑工程项目的整体建设水平，这对收集管理人员的要求也就比较高。

3.3 提高资料管理人员的专业性

提高资料管理人员的专业性，为管理工作配备高素质的专业型人才。首先对单位中员工的潜力进行挖掘，积极鼓励员工发挥自身的管理能力，可以让管理工程资料的岗位竞争上岗，选择最具有管理能力的员工来管理工程资料。然后可以将资料管理的效果纳入员工的绩效考核中，对管理效果差的部门实行一定的惩罚措施，从而提高工程资料在人们心目中的重视程度。在施工之前的资料收集过程，最好是采用专业的人员来收集和编制，这样一来，可以保证资料的专业水平，为后期施工提供一定的依据。

3.4 进行工程档案资料形成过程的加强管控

(1)从意识形态对建筑工程资料管理工作具有的重要性进行充分认识。首先扩大对工程资料重要性的宣传工作，让所有管理者与参与者都具备资料意识，并使相关人员认识到针对工程资料的保管和管理工作属于一项非常重要的工作，以此让他们在规范管理与完善制度基础上理解资料工作，并自觉做好资料工作，不断强化和规范针对工程资料的管理。(2)积极将城建档案工作渗透到行政程序建设之中，争取在城建档案工作的程序、方法与管理上有所拓展。如佛山南海某标志项目在开工前召集建设单位、施工单位和监理单位的技术负责人和资料员，并对其进行工程档案的交底;施工过程定期针对档案业务进行指导与检查;工程竣工验收前针对移交城建档案馆进行指导学习。

总之，随着我国工程建设事业规模的不断提升，建筑工程的施工技术资料在工程项目建设过程中的地位也在逐步上升。一份真实、完整的技术资料，不但能够较为客观反应出工程的实际管理水平，而且还是建筑工程的质量控制与检验的主要手段依据，所以进行建筑工程资料的规范化管理属于项目管理过程中的基本要求，也是实现项目目标的有效保证。

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